Praca stacjonarnaUmowa o pracę stałązarządzanie kalendarzemkoordynacja spotkańorganizacja podróżyzarządzanie zadaniamiwspółdzielanie dokumentów
AI Brief Check: Sprawdź uważnie
Brak widełek wynagrodzenia. Szeroki zakres obowiązków (strategia, koordynacja, administracja). Wymogi realistyczne, staż tylko 2 lata.
Aplikuj na tę ofertę
Wyślemy Twój profil bezpośrednio do pracodawcy.
5 pytań na rozmowę kwalifikacyjną
AI generated
1.
Opisz konkretny przykład z Twojej poprzedniej pracy, kiedy musiałaś/musiałeś zarządzać kalendarzem osoby ze stanowiska kierowniczego – jak radziłaś/radziłeś sobie z konfliktami między spotkaniami i zmianami priorytetów w ostatniej chwili?
2.
Jakie narzędzia do zarządzania zadaniami i dokumentami wykorzystywałaś/wykorzystywałeś dotychczas i jak oceniasz swoją biegłość w ich obsłudze? Czy miałaś/miałeś doświadczenie z systemami typu Google Workspace, Microsoft 365 lub dedykowanymi aplikacjami do zarządzania projektami?
3.
Opowiedz nam o sytuacji, kiedy musiałaś/musiałeś skoordynować działania pomiędzy kilkoma działami lub osobami o sprzecznych celach – jak podeszłaś/podeszłeś do problemu i jaki był rezultat?
4.
Jak radzisz sobie z pracą pod presją czasu i przy zmiennych priorytetach? Podaj konkretny przykład sytuacji, kiedy musisz było jednocześnie obsługiwać wiele pilnych zadań – jak je poukładałaś/poukładałeś?
5.
Bezpieczeństwo informacji i dyskrecja są kluczowe dla asystenta zarządu – jak rozumiesz tę odpowiedzialność i jakie zasady stosowałaś/stosowałeś w swoich poprzednich doświadczeniach zawodowych?
Opis stanowiska
Miejsce pracy: Białystok
Twoje zadania:
Zarządzanie kalendarzem CEO – planowanie spotkań zgodnie z celami biznesowymi i priorytetami działań.
Organizacja spotkań i follow-upów – udział w spotkaniach, dokumentowanie ustaleń oraz monitorowanie realizacji działań.
Wsparcie w pracy strategicznej CEO – konsolidacja informacji z różnych działów oraz wsparcie CEO w selekcji zadań priorytetowych i delegowaniu pozostałych zadań.
Koordynacja komunikacji – zapewnienie sprawnego przepływu informacji wewnątrz organizacji, eliminowanie luk oraz sygnalizowanie nieprawidłowości i konfliktów.
Optymalizacja procesów – koordynacja spotkań cyklicznych, utrzymywanie standardów obiegu dokumentów, informacji i zadań oraz proponowanie usprawnień procesów.
Zapewnienie zaplecza administracyjnego – organizacja podróży, przygotowanie dokumentów oraz monitorowanie zobowiązań formalnych CEO, we współpracy z działami firmy i podmiotami zewnętrznymi.
Czego oczekujemy?
Poszukujemy osoby, która posiada:
Min. 2 lata doświadczenia w rolach koordynacyjnych (np. PMO, office/operations, wsparcie zarządu).
Zdolności organizacyjne – doskonała organizacja pracy, umiejętność priorytetyzowania oraz przechodzenia między zadaniami.
Elastyczność i adaptacyjność – umiejętność pracy w warunkach zmiennych priorytetów, pod presją czasu oraz przy niepełnej informacji.
Kompetencje komunikacyjne – umiejętność precyzyjnego formułowania komunikatów pisemnych i ustnych, aktywnego słuchania oraz efektywnej komunikacji z różnymi działami.
Samodzielność i proaktywność – zdolność do podejmowania inicjatywy, rozwiązywania problemów oraz skuteczne finalizowanie powierzonych zadań.
Wysoka kultura osobista i dyskrecja – odpowiedzialność za poufne informacje oraz profesjonalne podejście do współpracy z zarządem i zespołami.
Znajomość narzędzi do zarządzania zadaniami i dokumentami – doświadczenie w pracy z kalendarzami, systemami współdzielenia dokumentów i narzędziami do notatek.
Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym.
Prawo jazdy kat. B.
Mile widziane:
Doświadczenie w pracy w środowisku technologicznym (np. R&D) oraz znajomość metodyk zwinnych (np. SCRUM).
Co oferujemy?
Stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę – zapewniamy Ci bezpieczeństwo i pewność przyszłości.
Wynagrodzenie adekwatne do Twoich kompetencji – Twoje doświadczenie zostanie realnie docenione.
Darmowy bus pracowniczy – oszczędzisz czas i pieniądze na dojazdach do pracy.
Możliwość ciągłego rozwoju zawodowego – uczestniczysz w międzynarodowych projektach, zdobywając nowe umiejętności.
Przyjazne i komfortowe środowisko pracy – dołączysz do międzynarodowego zespołu, w którym poznasz różne perspektywy i kultury.
Praca z nowoczesnymi technologiami – dynamiczna branża, która stawia na innowacje i przyszłościowy rozwój.
Szeroki pakiet benefitów – dodatkowe korzyści, które zapewnią Ci komfort i satysfakcję na co dzień.