Office Manager (1/2 etatu)

Sempai - Digital Marketing AgencyBiałystok

około 16 godzin temu

Praca stacjonarnaSALDEOPrawo jazdy kategorii Bj. angielski

AI Brief Check: Sprawdź uważnie

Brak widełek płacowych. Pół etatu, ale bardzo szeroki zakres obowiązków (biuro, HR, logistyka, IT). Wymóg prawa jazdy mile widziany – to OK.

Aplikuj na tę ofertę

Wyślemy Twój profil bezpośrednio do pracodawcy.

5 pytań na rozmowę kwalifikacyjną

AI generated

1.
Opisz sytuację, gdy jednocześnie musisz przygotować wysyłkę na targ, zamówić zakupy spożywcze do dwóch biur i obsłużyć nowego pracownika. Jak byś to zaplanowała i w jakiej kolejności?
2.
Masz do wprowadzenia 30 faktur za zakupy biurowe do systemu SALDEO, a jednocześnie awaria internetu uniemożliwia dostęp do systemu. Co robisz w pierwszej kolejności i dlaczego?
3.
Zauważyłaś, że w lodówce biurowej robi się chaos – przeterminowane produkty, brak miejsc. Jak byś to rozwiązała proaktywnie, aby problem się nie powtórzył?
4.
Pracownik zgłasza, że nie może zalogować się do systemu rezerwacji apartamentu w Hiszpanii, a on wyjeżdża za 2 dni. Jak byś podeszła do tego problemu i z kim byś się skontaktowała?
5.
Na jakie narzędzia i systemy miałaś do czynienia w poprzednich rolach biurowych i jak szybko zazwyczaj przychodzi Ci nauka nowych platform?

Opis stanowiska

Szukamy wszechstronnej, zorganizowanej i pełnej pozytywnej energii osoby, która zostanie prawdziwym „sercem i mózgiem” naszego biura. Jeśli chaos ucieka na Twój widok, wielozadaniowość to Twoje drugie imię, a proaktywność masz we krwi – czekamy na Ciebie! Sprawdź szczegóły poniżej i dołącz do nas. 🔥 Czego od Ciebie oczekujemy❔ - Doskonałej organizacji pracy: Umiejętności priorytetyzowania zadań (często kilku na raz). - Proaktywności i samodzielności: Widzisz, że kończy się kawa lub poluzowało krzesło? Reagujesz zanim ktoś zgłosi problem. - Komunikatywności i wysokiej kultury osobistej: Będziesz wizytówką naszej firmy przed klientami i gośćmi. - Otwartości na technologię: Szybkiej nauki narzędzi (Saldeo, systemy rezerwacyjne, systemy parkingowe). - Elastyczności i odporności na stres: Awaria internetu czy nagła wysyłka kurierska nie wyprowadzają Cię z równowagi. - Prawa jazdy kat. B (mile widziane przy koordynacji drobnych spraw biurowych). Co będzie należało do Twoich obowiązków❔ 1. Serce i logistyka biura - Obsługa wysyłek (od umów, przez rzeczy na targi). - Zamawianie zakupów spożywczych i środków czystości (dla biur w Białymstoku i Częstochowie), rozpakowywanie dostaw i kontrola stanów magazynowych. - Dbanie o ład w biurze (od ogarniania kartonów i kabli, przez doglądanie lodówek, aż po podlewanie i przesadzanie biurowych kwiatków). - Zarządzanie miejscami postojowymi. - Współpraca z działem finansowym, wprowadzanie faktur za zakupy biurowe do systemu SALDEO. 2. Zarządzanie sprzętem i „Złota Rączka” - Wydawanie sprzętu pracownikom, prowadzenie rejestrów oraz opieka nad urządzeniami (ekspresy, drukarki, komputery, dystrybutor wody). - Dokręcenie śrubki w krześle? Dla Ciebie to chwila moment. - Brak prądu, awaria internetu czy nagłe zalanie? Zachowujesz zimną krew i działasz! 3. Wsparcie HR, Employee Experience & Logistyka - Przygotowywanie stanowisk dla nowych osób oraz boxów powitalnych. - Wsparcie w komunikacji wewnętrznej, koordynacja benefitów, organizacja integracji, szkoleń oraz akcji okolicznościowych (prezenty dla pracowników, klientów). - Obsługa rezerwacji firmowego apartamentu w Hiszpanii – kontakt z wyjeżdżającymi i pełnienie roli kontaktu awaryjnego.

Źródło: LinkedIn