Poszkujemy ososby do sekretariatu – administracja i rozliczenia

Pracownik / Pracowniczka sekretariatu – administracja i rozliczeniaMiejsce pracy: DzierżoniówPoszukujemy osoby do pracy w sekretariacie, odpowiedzialnej za bieżącą obsługę administracyjną, organizację obiegu dokumentów, korespondencję, obsługę systemów informatycznych oraz wsparcie procesów rozliczeniowych.Nie szukamy wyłącznie osoby do odbierania telefonów i wykonywania prostych czynności biurowych. Zależy nam na kandydacie lub kandydatce posiadającej zdolności analityczne, umiejętność samodzielnego rozwiązywania problemów, bardzo dobrą organizację pracy oraz swobodę w obsłudze komputera i urządzeń biurowych.Zakres obowiązkówObsługa sekretariatu i korespondencji:przyjmowanie, rejestrowanie, segregowanie i wysyłanie korespondencji tradycyjnej oraz elektronicznej,bieżąca obsługa firmowych skrzynek e-mail i kierowanie wiadomości do odpowiednich osób,przygotowywanie przesyłek pocztowych i kurierskich, w tym etykiet i dokumentów nadawczych,obsługa centrali telefonicznej, odbieranie połączeń przychodzących i wykonywanie połączeń wychodzących,umawianie spotkań, prowadzenie kalendarzy i koordynowanie terminów,kontakt z klientami, kontrahentami i instytucjami.Obsługa dokumentów i systemów informatycznych:skanowanie, porządkowanie, archiwizacja i elektroniczny obieg dokumentów,zaawansowana codzienna praca z plikami PDF, w tym łączenie, dzielenie, obracanie, przycinanie, porządkowanie i przygotowywanie dokumentów,obsługa pakietów biurowych oraz oprogramowania Adobe Acrobat,wprowadzanie i aktualizowanie danych w systemach CRM,kontrola kompletności i poprawności dokumentacji,przygotowywanie zestawień, raportów i prostych analiz.Rozliczenia i współpraca z księgowością:wystawianie faktur i innych dokumentów rozliczeniowych,przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji do księgowości,współpraca z działem księgowości i kadr,bieżąca obsługa rozliczeń w systemie CRM,kontrolowanie terminów płatności i rozliczeń,weryfikowanie zgodności danych w dokumentach i systemach,wyjaśnianie bieżących niezgodności i braków w dokumentacji.Obsługa urządzeń i organizacja pracy biura:obsługa drukarek, skanerów, urządzeń wielofunkcyjnych i drukarek etykiet,wykonywanie podstawowych czynności eksploatacyjnych, w tym wymiana tonerów, materiałów eksploatacyjnych i rozwiązywanie prostych problemów technicznych,dbanie o prawidłowe funkcjonowanie wyposażenia biurowego,kontrola zapasów materiałów biurowych i eksploatacyjnych.Nasze wymaganiaDobre zdolności analityczne i umiejętność logicznego myślenia.Bardzo dobra obsługa komputera oraz pakietów biurowych, w szczególności edytorów tekstu i arkuszy kalkulacyjnych.Umiejętność sprawnej pracy z dokumentami elektronicznymi, w szczególności plikami PDF.Umiejętność obsługi urządzeń biurowych i samodzielnego wykonywania podstawowych czynności eksploatacyjnych.Umiejętność pracy z systemami CRM, w tym z danymi i dokumentami rozliczeniowymi.Dokładność, systematyczność oraz umiejętność kontrolowania terminów.Bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność ustalania priorytetów.Komunikatywność i profesjonalne podejście do kontaktu telefonicznego oraz korespondencji.Samodzielność w rozwiązywaniu codziennych problemów organizacyjnych i technicznych.Dyskrecja i odpowiedzialność w pracy z dokumentacją oraz informacjami poufnymi.Dodatkowym atutem będziedoświadczenie w pracy w sekretariacie, administracji lub dziale rozliczeń,znajomość programów do fakturowania i elektronicznego obiegu dokumentów,doświadczenie w obsłudze dużej liczby dokumentów i korespondencji,bardzo dobra znajomość programu Adobe Acrobat i arkuszy kalkulacyjnych.Kogo szukamy?Osoby, która potrafi nie tylko wykonać powierzone czynności, ale także zauważyć niezgodność w dokumentach, wychwycić zbliżający się termin, samodzielnie uporządkować informacje i zaproponować rozwiązanie problemu.Szczególnie cenimy dokładność, samodzielność, sprawność techniczną i zdolność szybkiego uczenia się nowych systemów.Osoby zainteresowane prosimy o przesłanie CV za pośrednictwem OLX.