Koordynator Administracji i Biura (m/f)

Location Gdańsk Offer description Szukamy osoby, która zadba o sprawne funkcjonowanie administracji i biura, będzie koordynować współpracę z dostawcami, zarządzać dokumentacją, flotą samochodową oraz podróżami służbowymi, a także wspierać organizację w bieżących zadaniach administracyjnych i operacyjnych. Zadania - organizowanie i koordynowanie obszaru administracyjnego oraz zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura - nadzór nad budżetem administracyjnym - tworzenie, wdrażanie i egzekwowanie procedur administracyjnych - nadzór nad obiegiem, archiwizacją i elektronicznym zarządzaniem dokumentacją firmową - przygotowywanie i nadzór nad dokumentacją formalną firmy, w tym umowami, polisami, regulaminami i instrukcjami oraz monitorowanie terminów ich obowiązywania - organizacja i koordynacja podróży służbowych - zarządzanie flotą samochodową - koordynowanie współpracy z dostawcami usług administracyjnych, technicznych i serwisowych - organizowanie zakupów materiałów biurowych, wyposażenia oraz usług administracyjnych - odpowiedzialność za infrastrukturę biurową oraz współpracę z administratorem budynku - współpraca z działami HSE i IT oraz wsparcie audytów i wymagań compliance (m.in. ISO, NIS2) - koordynacja procesu onboardingu nowych pracowników od strony administracyjnej - organizowanie spotkań, wizyt gości, wydarzeń oraz inicjatyw firmowych Wymagania - minimum 3 lata doświadczenia na stanowisku związanym z administracją biurową - doświadczenie w samodzielnym zarządzaniu administracyjnym biurem liczącym ponad 50 pracowników - doświadczenie w samodzielnym prowadzeniu spraw administracyjnych i organizacyjnych - wykształcenie wyższe - preferowane kierunki związane z administracją, zarządzaniem lub prawem - doświadczenie we współpracy i negocjacjach z dostawcami - znajomość procesów zakupowych oraz budżetowania kosztów administracyjnych - znajomość narzędzi Microsoft 365, w szczególności SharePoint, Teams, Excel - znajomość języka angielskiego na poziomie umożliwiającym swobodną komunikację (min. B1/B2) - warunek konieczny - umiejętność koordynowania wielu zadań jednocześnie oraz ustalania priorytetów - wysoko rozwinięte umiejętności organizacyjne i interpersonalne - samodzielność, odpowiedzialność oraz proaktywne podejście do pracy - prawo jazdy kat. B - warunek konieczny Oferujemy - Stabilne zatrudnienie na umowę o pracę w firmie o ugruntowanej pozycji na rynku - Wiele ciekawych wyzwań w międzynarodowym środowisku pracy - Prywatną opiekę medyczną, ubezpieczenie grupowe i kartę sportową - 48 dni pracy zdalnej - Prezenty dla nowożeńców i świeżo upieczonych rodziców - No dress-code i świetną atmosferę w zespole