Asystent/ Asystentka Prezesa

7 dni temu

Praca stacjonarnaorganizacja kalendarza i spotkańkoordynacja podróży służbowychrozliczanie delegacjiobsługa korespondencjizarządzanie dokumentacją

AI Brief Check: Sprawdź uważnie

Brak widełek płacowych przy wymaganiu 3+ lat doświadczenia i pracy wyłącznie stacjonarnej. Szeroki zakres obowiązków.

Aplikuj na tę ofertę

Wyślemy Twój profil bezpośrednio do pracodawcy.

5 pytań na rozmowę kwalifikacyjną

AI generated

1.
Opisz konkretny przykład, kiedy organizowałaś skomplikowaną podróż zagraniczną dla kierownictwa - jakie były główne wyzwania i jak je rozwiązałaś?
2.
Jak radziłaś sobie z sytuacją, gdy Prezes/właściciel miał jednocześnie wiele pilnych zadań z różnych działów firmy - jak ustaliłaś priorytety?
3.
Jakie doświadczenie masz z zarządzaniem kalendarzem i spotkaniami dla osób na wysokim stanowisku - jakie narzędzia lub systemy wykorzystywałaś?
4.
Opisz sytuację, gdy dokumentacja lub raport dla kierownictwa został opóźniony z powodu działów współpracujących - jak postępowałaś w takiej sytuacji?
5.
Jeśli pracowałaś z programami Miles&More lub Skywards - opowiedz o najczęściej wykonywanych zadaniach i jak przyspeszyło to organizację podróży służbowych?

Opis stanowiska

Zakres Obowiązków Prowadzenie kalendarza i planu spotkań Prezesa oraz Zarządu.Koordynacja spotkań, przypominanie o zaplanowanych wydarzeniach, informowanie Prezesa o nieobecnościach kluczowych pracowników, ważnych spotkaniach.Kompleksowa organizacja podróży i rozliczanie delegacji.Zapewnienie sprawnej i terminowej obsługi spraw zleconych przez Zarząd.Nadzór nad terminowym dostarczaniem dokumentów, raportów i informacji oczekiwanych przez Zarząd.Współpraca z poszczególnymi działami firmy w celu zapewnienia sprawnej realizacji zadań zleconych bezpośrednio przez Prezesa.Koordynowanie efektywnego przepływu informacji pomiędzy Prezesem, Zarządem i działami w firmie.Zarządzanie korespondencją i obiegiem dokumentacji Prezesa i Zarządu.Uczestnictwo w wybranych spotkaniach i przygotowywanie protokołów.Kompleksowa organizacja pracy Sekretariatu i Recepcji.Współpraca z Kierowcą Prezesa oraz działem IT. Oczekiwania Doświadczenie na stanowisku asystenckim min. 3 lata.Doświadczenie w pracy z właścicielem dużej organizacji - warunek konieczny. Dyspozycyjność.Odporność na stres, umiejętność dobrej organizacji pracy pod presją czasu.Dokładność, rzetelność, wielozadaniowość, szybkość w działaniu.Zdolność do podejmowania niezależnych decyzji.Inicjatywa w działaniu, samodzielność, umiejętność znajdowania rozwiązań.Zaawansowana znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie.Znajomość j. rosyjskiego będzie dodatkowym atutem.Duże doświadczenie w zakresie organizacji podróży służbowych, szczególnie zagranicznych.Mile widziana znajomość programów Miles&More, Skywards.Dobra znajomość pakietu MS Office.Prawo jazdy kat. B. Oferujemy Pracę w firmie o stabilnej pozycji rynkowej.Zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę.Atrakcyjne wynagrodzenie.Niezbędne narzędzia pracy.Praca w pełni stacjonarnie w naszym biurze ul. Żytnia 19, 05-506 Lesznowola.

Źródło: LinkedIn