Pracownik / Pracowniczka sekretariatu – obieg dokumentów i archiwizacja

Pracownik / Pracowniczka sekretariatu – obieg dokumentów i archiwizacjaKancelaria Pirożek & Pirożek | Katowice | Praca stacjonarnaDobra organizacja dokumentacji ma bezpośredni wpływ na codzienną pracę kancelarii. Szukamy osoby, która zadba o sprawny obieg dokumentów, uporządkuje zasady ich przechowywania i będzie proponować usprawnienia w tym obszarze. To stanowisko dla kogoś, kto lubi porządkować informacje, pracuje dokładnie i potrafi przełożyć pomysły na praktyczne rozwiązania.Zakres obowiązkówOrganizowanie i nadzorowanie obiegu dokumentów papierowych oraz elektronicznych.Rejestrowanie, opisywanie i przyporządkowywanie dokumentów do odpowiednich spraw, klientów oraz wewnętrznych rejestrów.Porządkowanie i archiwizacja dokumentacji zgodnie z przyjętymi zasadami oraz nadzór nad jej kompletnością.Digitalizacja dokumentów, w tym skanowanie, nadawanie nazw plikom i utrzymywanie przejrzystej struktury folderów.Przygotowywanie i aktualizowanie procedur dotyczących przyjmowania, przekazywania, przechowywania oraz udostępniania dokumentów.Identyfikowanie problemów w obiegu informacji i proponowanie usprawnień we współpracy z zespołem kancelarii.Prowadzenie ewidencji umów i dokumentacji administracyjnej oraz przekazywanie dokumentów do księgowości i kadr.Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz wsparcie administracyjne pracowników kancelarii.Dbanie o poufność dokumentacji i przestrzeganie zasad dostępu do informacji.Nasze oczekiwaniaWykształcenie wyższe lub student/studenka V roku studiów, preferowane kierunki: bibliotekoznawstwo, architektura informacji, administracja, a także informacja naukowa, archiwistyka lub zarządzanie dokumentacją.Umiejętność systematycznego porządkowania dokumentów i informacji w sposób ułatwiający ich wyszukiwanie.Bardzo dobra organizacja pracy, samodzielność i terminowe wykonywanie powierzonych zadań.Dokładność oraz odpowiedzialne podejście do pracy z dokumentacją zawierającą informacje poufne.Dobra znajomość pakietu Microsoft Office, w szczególności Word i Excel, oraz sprawna obsługa urządzeń biurowych.Umiejętność jasnego formułowania instrukcji i opisywania zasad postępowania.Komunikatywność, wysoka kultura osobista i umiejętność współpracy z zespołem.Mile widzianeDoświadczenie w sekretariacie, administracji, archiwum lub przy obsłudze dokumentacji.Znajomość zasad klasyfikowania, ewidencjonowania i archiwizacji dokumentów.Doświadczenie w pracy z elektronicznym obiegiem dokumentów lub systemami zarządzania dokumentacją.Udział w tworzeniu procedur, porządkowaniu archiwum lub digitalizacji zasobów.Co oferujemyMożliwość zdobycia doświadczenia w organizacji pracy kancelarii i zarządzaniu dokumentacją.Realny wpływ na sposób prowadzenia dokumentacji oraz wdrażanie usprawnień.Współpracę z zespołem adwokatów, radców prawnych i pracowników administracyjnych.Przyjazną atmosferę i pracę wymagającą samodzielności oraz inicjatywy.Pierwszą umowę zlecenia na 12 miesięcy, z możliwością dalszej współpracy na podstawie umowy zlecenia lub umowy o pracę, na uzgodnionych warunkach.