Asystent/Asystentka Dyrektora KBF

Zakres obowiązków: prowadzenie kalendarza Dyrektora KBF; obsługa poczty e-mail Dyrektora KBF; współpraca, w imieniu Dyrektora KBF, z przedstawicielami władz Miasta i Województwa, w tym: prowadzenie korespondencji oraz koordynacja aktywności najważniejszych urzędników Miasta i Województwa podczas projektów organizowanych przez KBF; współpraca, w imieniu Dyrektora KBF, z przedstawicielami instytucji kultury; koordynacja udziału Dyrektora KBF w sesjach Rady Miasta Krakowa i Komisjach Rady Miasta Krakowa; przygotowywanie Dyrektora KBF do spotkań wewnętrznych i zewnętrznych; koordynacja obiegu dokumentów trafiających do podpisu Dyrektora KBF; prowadzenie i koordynacja międzynarodowej korespondencji Dyrektora KBF; przekazywanie pracownikom poleceń Dyrektora KBF; organizacja i koordynacja spotkań Dyrekcji KBF, w tym: tworzenie i rozsyłanie agendy spotkań, protokołowanie przebiegu spotkań oraz podsumowywanie spotkań; przygotowywanie dla Dyrektora KBF projektów pism gratulacyjnych i podziękowań; dbanie o prawidłowy przepływ dokumentów i informacji w KBF; wspomaganie dystrybucję dokumentów między lokalizacjami KBF; koordynowanie spraw formalno-organizacyjnych związanych z delegacjami Dyrektora KBF. Czego oczekujemy: co najmniej 5-letniego doświadczenia na stanowisku asystenckim lub w zakresie obsługi sekretariatu; doświadczenia w zarządzaniu obiegiem dokumentów; bardzo dobrej znajomości pakietu MS Office; umiejętności sprawnego pisania tekstów (tzw. „lekkiego pióra”), w tym pism urzędowych; dyskrecji; asertywności; wysokiej kultury osobistej; umiejętności pracy pod presją czasu; umiejętności samodzielnego podejmowania decyzji; wysoko rozwiniętych umiejętności interpersonalne i komunikacyjnych; umiejętność współpracy z pracownikami na różnych szczeblach organizacji; otwartości i łatwości w nawiązywaniu kontaktów; bardzo dobrej organizacji pracy własnej; odpowiedzialności za realizowane zadania; bardzo dobrej znajomości języka angielskiego; wykształcenia wyższego. Mile widziane: posiadanie prawa jazdy kat. B; znajomość protokołu dyplomatycznego (w zakresie wynikającym z aktywności prowadzonych przez Dyrektora KBF); bardzo dobra znajomość życia kulturalnego Miasta i Regionu. Co oferujemy: umowę o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy; wynagrodzenie w wysokości 6 500–8 000 brutto (w zależności od doświadczenia); stabilne zatrudnienie; możliwość rozwoju zawodowego; dofinansowanie do wypoczynku, bony na święta, pożyczki z ZFŚS; możliwość korzystania z parkingu; możliwość przystąpienia do grupowego ubezpieczenia na życie; możliwość dołączenia do programu MultiSport. Osoby zainteresowane prosimy o przesyłanie CV na adres: marta.tenerowicz@kbf.krakow.pl, do 06.09.2026 r. Uprzejmie informujemy, że skontaktujemy się z wybranymi kandydatami. Zastrzegamy sobie prawo do wcześniejszego zakończenia rekrutacji lub jej przedłużenia. Prosimy o załączenie klauzuli na przesłanym CV: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w zgłoszeniu rekrutacyjnym na potrzeby realizacji procesu rekrutacji dla tej oraz przyszłych rekrutacji prowadzonych przez Krakowskie Biuro Festiwalowe w okresie 1 roku od momentu ich przesłania, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.” Informacje o przetwarzaniu danych osobowych: Administratorem Państwa danych osobowych jest Krakowskie Biuro Festiwalowe z siedzibą w Krakowie, ul. Wygrana 2, 30-311 Kraków. Z Administratorem można się kontaktować: listownie na adres korespondencyjny wskazany powyżej, elektronicznie na adres e-mail: poczta@kbf.krakow.pl, telefonicznie pod numerem +48 12 354 25 00. Dane osobowe w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów prawa (np. imię, nazwisko, doświadczenie zawodowe, wykształcenie wynikają z Kodeksu pracy) przetwarzamy w celu przeprowadzenia obecnego procesu rekrutacyjnego tj. celem weryfikacji kandydatów i zawarcia umowy (art. 6 ust. 1 lit b RODO). Pozostałe dane zawarte w przesłanej aplikacji (np. wizerunek) przetwarzamy na podstawie dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit a RODO), wyrażonej poprzez wysłanie zgłoszenia rekrutacyjnego, która może zostać odwołana w każdym czasie. Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych osobowych pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Podanie przez Państwa danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 221 Kodeksu pracy jest niezbędne, aby uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym. Podanie przez Państwa innych danych jest dobrowolne. Dane osobowe przesłane w aplikacji przetwarzamy w celu prowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu do momentu jej zakończenia i niezwłocznie po zakończeniu procesu rekrutacji zostaną one usunięte. W przypadku wyrażenia zgody na udział w przyszłych rekrutacjach przedmiotowe dane osobowe przetwarzane będą przez okres 1 roku od dnia ich przesłania. Państwa dane osobowe możemy przekazać: – podmiotom przetwarzającym w imieniu Krakowskiego Biura Festiwalowego – dostawcom usług publikacji ogłoszeń o pracę, dostawcom systemów do zarządzania rekrutacjami, dostawcom usług IT, takich jak hosting oraz dostawcom systemów informatycznych; – podmiotom, które będą działać jako administratorzy tych danych decydując o sposobie i celach przetwarzania – wyłącznie, gdy obowiązek takiego udostępnienia danych wynikać będzie z przepisów prawa. Kandydatowi przysługuje prawo dostępu do swoich danych, w tym uzyskania ich kopii, sprostowania danych, żądania ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz przeniesienia podanych danych (na których przetwarzanie wyrażona została zgoda) do innego administratora danych, a także prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa). Krakowskie Biuro Festiwalowe wyznaczyło Inspektora Ochrony Danych Osobowych, p. Łukasza Gajdeckiego, z którym można kontaktować się we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych pod adresem: Inspektor Ochrony Danych Krakowskie Biuro Festiwalowe, ul. Wygrana 2, 30-311 Kraków, oraz poprzez adres e-mail: rodo@kbf.krakow.pl. Informacja o Ustawie o ochronie sygnalistów: W Krakowskim Biurze Festiwalowym od 25 września 2024 r. obowiązuje wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa, wprowadzona w oparciu o przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928). Z procedurą można zapoznać się pod adresem: https://www.bip.krakow.pl/zalaczniki/dokumenty/n/511765/karta.