Asystent / Asystentka Zarządu

Wspólnie rozwijajmy Grupę Hotelową PI, zarządzającą 6 hotelami premium w Krakowie i Gdańsku oraz eleganckimi apartamentami w Międzyzdrojach, Krakowie i Zakopanem, a także obiektami w budowie: w Gdańsku, w Łodzi i na Cyprze. Jesteśmy certyfikowanym operatorem sieci Marriott i Accor. Do naszego Zespołu, poszukujemy Asystenta lub Asystentki Zarządu. - obowiązki dotyczą głównie północnej części Krakowa Oferujemy: - zatrudnienie w oparciu o dowolną formę umowy - szkolenia - prywatną opiekę medyczną - dofinansowanie do karty multisport - zajęcia sportowe dla Pracowników: pilates, aqua aerobik, siatkówka, wspólne zdobywanie Korony Gór Polski - zniżki na pobyty w hotelach sieci Accor i Marriott - bilety na różnorodne wydarzenia związane z kulturą i sportem - możliwość udziału w różnych wydarzeniach branżowych, konferencjach Zakres obowiązków: - kompleksowe wsparcie Prezesa Zarządu w bieżącej pracy organizacyjnej, administracyjnej i koordynacyjnej - prowadzenie i bieżące zarządzanie kalendarzem Zarządu - planowanie, umawianie, potwierdzanie i koordynowanie spotkań - dbanie o właściwe przygotowanie Zarządu do spotkań - kompletowanie materiałów, dokumentów, prezentacji, danych i informacji - organizacja i kompleksowa obsługa spotkań Zarządu - przygotowywanie, kompletowanie, porządkowanie i archiwizowanie dokumentów oraz materiałów na potrzeby Zarządu - sporządzanie pism, zestawień, prezentacji, raportów, podsumowań oraz innych materiałów na potrzeby Zarządu - koordynowanie obiegu dokumentów i informacji pomiędzy Zarządem, a poszczególnymi działami i jednostkami organizacyjnymi Spółki - organizacja podróży służbowych Zarządu - wyszukiwanie i rezerwowanie lotów, przejazdów, hoteli, transferów oraz innych usług związanych z podróżą - przygotowywanie kompleksowego harmonogramu podróży służbowych oraz przekazywanie Zarządowi niezbędnych informacji organizacyjnych - organizacja i koordynacja spotkań biznesowych, konferencji, wydarzeń branżowych i innych wydarzeń z udziałem Zarządu - organizacja i koordynacja wydarzeń pracowniczych, w tym spotkań integracyjnych, jubileuszy, uroczystości okolicznościowych i innych wydarzeń firmowych - wyszukiwanie dostawców, produktów i usług zgodnie z potrzebami Zarządu oraz realizacja zleconych zakupów i zamówień - kontakt z dostawcami i usługodawcami oraz koordynowanie terminowej realizacji zamówień i usług - monitorowanie terminów obowiązywania umów, ubezpieczeń, polis i innych dokumentów wymagających odnowienia lub aktualizacji oraz koordynowanie procesu ich przedłużania - zapewnienie odpowiedniego przygotowania gabinetów i przestrzeni reprezentacyjnych Zarządu oraz bieżąca dbałość o ich organizację - odbieranie i przekazywanie przesyłek, dokumentów i korespondencji oraz realizacja pilnych spraw organizacyjnych, - współpraca z usługodawcami oraz innymi podmiotami zewnętrznymi w zakresie spraw związanych z obsługą Zarządu - wykorzystywanie nowoczesnych narzędzi cyfrowych i rozwiązań opartych na AI w celu usprawniania pracy, przygotowywania materiałów, analizy informacji, organizacji zadań i automatyzacji procesów administracyjnych Wymagania: - minimum 2 lata doświadczenia na podobnym stanowisku - bardzo dobra organizacja pracy własnej oraz umiejętność ustalania priorytetów - samodzielność, odpowiedzialność i umiejętność sprawnego reagowania na zmieniające się priorytety - bardzo dobra komunikacja interpersonalna oraz wysoka kultura osobista - profesjonalna i swobodna komunikacja z kadrą zarządzającą, klientami, kontrahentami i gośćmi Spółki - znajomość języka angielskiego na poziomie minimum B2/C1 – umożliwiająca swobodną komunikację biznesową w mowie i piśmie, - bardzo dobra, praktyczna znajomość pakietu Microsoft Office, w szczególności Excel na poziomie zaawansowanym - sprawne posługiwanie się narzędziami cyfrowymi oraz gotowość do wykorzystywania narzędzi AI w codziennej pracy - prawo jazdy kat. B - umiejętność zachowania pełnej poufności i dyskrecji w pracy z informacjami dotyczącymi Spółki i Zarządu - dokładność, skrupulatność i dbałość o szczegóły - umiejętność pracy pod presją czasu i sprawnego działania w sytuacjach wymagających szybkiej reakcji - proaktywność - przewidywanie potrzeb Zarządu i proponowanie rozwiązań zamiast oczekiwania na instrukcje - dyspozycyjność i elastyczność w zakresie realizacji bieżących zadań Zarządu