Asystent / Asystentka Zarządu

Wspólnie rozwijajmy Grupę Hotelową PI, zarządzającą 6 hotelami premium w Krakowie i Gdańsku oraz eleganckimi apartamentami w Międzyzdrojach, Krakowie i Zakopanem, a także obiektami w budowie: w Gdańsku, w Łodzi i na Cyprze. Jesteśmy certyfikowanym operatorem sieci Marriott i Accor.Do naszego Zespołu, poszukujemy Asystenta lub Asystentki Zarządu.północna część Krakowa - biuro i obowiązki będą wykonywane głównie w tej części Zakres obowiązków:kompleksowe wsparcie Prezesa Zarządu w bieżącej pracy organizacyjnej, administracyjnej i koordynacyjnejprowadzenie i bieżące zarządzanie kalendarzem Zarządu – planowanie, umawianie, potwierdzanie i koordynowanie spotkańdbanie o właściwe przygotowanie Zarządu do spotkań – kompletowanie materiałów, dokumentów, prezentacji, danych i informacjiorganizacja i kompleksowa obsługa spotkań Zarząduprzygotowywanie, kompletowanie, porządkowanie i archiwizowanie dokumentów oraz materiałów na potrzeby Zarządusporządzanie pism, zestawień, prezentacji, raportów, podsumowań oraz innych materiałów na potrzeby Zarządukoordynowanie obiegu dokumentów i informacji pomiędzy Zarządem, a poszczególnymi działami i jednostkami organizacyjnymi Spółkiorganizacja podróży służbowych Zarządu - wyszukiwanie i rezerwowanie lotów, przejazdów, hoteli, transferów oraz innych usług związanych z podróżąprzygotowywanie kompleksowego harmonogramu podróży służbowych oraz przekazywanie Zarządowi niezbędnych informacji organizacyjnychorganizacja i koordynacja spotkań biznesowych, konferencji, wydarzeń branżowych i innych wydarzeń z udziałem Zarząduorganizacja i koordynacja wydarzeń pracowniczych, w tym spotkań integracyjnych, jubileuszy, uroczystości okolicznościowych i innych wydarzeń firmowychwyszukiwanie dostawców, produktów i usług zgodnie z potrzebami Zarządu oraz realizacja zleconych zakupów i zamówieńkontakt z dostawcami i usługodawcami oraz koordynowanie terminowej realizacji zamówień i usługmonitorowanie terminów obowiązywania umów, ubezpieczeń, polis i innych dokumentów wymagających odnowienia lub aktualizacji oraz koordynowanie procesu ich przedłużaniazapewnienie odpowiedniego przygotowania gabinetów i przestrzeni reprezentacyjnych Zarządu oraz bieżąca dbałość o ich organizacjęodbieranie i przekazywanie przesyłek, dokumentów i korespondencji oraz realizacja pilnych spraw organizacyjnych,współpraca z usługodawcami oraz innymi podmiotami zewnętrznymi w zakresie spraw związanych z obsługą Zarząduwykorzystywanie nowoczesnych narzędzi cyfrowych i rozwiązań opartych na AI w celu usprawniania pracy, przygotowywania materiałów, analizy informacji, organizacji zadań i automatyzacji procesów administracyjnych Wymagania:minimum 2 lata doświadczenia na podobnym stanowiskubardzo dobra organizacja pracy własnej oraz umiejętność ustalania priorytetówsamodzielność, odpowiedzialność i umiejętność sprawnego reagowania na zmieniające się priorytetybardzo dobra komunikacja interpersonalna oraz wysoka kultura osobistaprofesjonalna i swobodna komunikacja z kadrą zarządzającą, klientami, kontrahentami i gośćmi Spółkiznajomość języka angielskiego na poziomie minimum B2/C1 – umożliwiająca swobodną komunikację biznesową w mowie i piśmie,bardzo dobra, praktyczna znajomość pakietu Microsoft Office, w szczególności Excel na poziomie zaawansowanymsprawne posługiwanie się narzędziami cyfrowymi oraz gotowość do wykorzystywania narzędzi AI w codziennej pracyprawo jazdy kat. Bumiejętność zachowania pełnej poufności i dyskrecji w pracy z informacjami dotyczącymi Spółki i Zarządudokładność, skrupulatność i dbałość o szczegółyumiejętność pracy pod presją czasu i sprawnego działania w sytuacjach wymagających szybkiej reakcjiproaktywność – przewidywanie potrzeb Zarządu i proponowanie rozwiązań zamiast oczekiwania na instrukcjeumiejętność jednoczesnej realizacji wielu zadań i skutecznego zarządzania priorytetamidyspozycyjność i elastyczność w zakresie realizacji bieżących zadań Zarządu Oferujemy:zatrudnienie w oparciu o dowolną formę umowyszkoleniaprywatną opiekę medycznądofinansowanie do karty multisportzajęcia sportowe dla Pracowników: pilates, aqua aerobik, siatkówka, wspólne zdobywanie Korony Gór Polskizniżki na pobyty w hotelach sieci Accor i Marriottbilety na różnorodne wydarzenia związane z kulturą i sportemmożliwość udziału w różnych wydarzeniach branżowych, konferencjach