Asystent/ka Prezesa Zarządu

Asystent/ka Prezesa / Executive AssistantKraków | 3-4 dni w tygodniu | praca głównie stacjonarnaWymagająca branża Transport i Spedycja. Poszukujemy osoby, która będzie bezpośrednio wspierała Prezesa Zarządu w codziennej organizacji pracy, sprawach administracyjnych i finansowych oraz kontaktach z klientami.Nie szukamy osoby, która wyłącznie wykonuje otrzymane polecenia. Szukamy kogoś, kto obserwuje, przewiduje potrzeby, pilnuje tematów i wychodzi z inicjatywą, zanim pojawi się konieczność przypominania o zadaniu.Zakres obowiązkówCodzienna organizacja biura i pracy Prezesaorganizacja kalendarza, spotkań i podróży,pilnowanie terminów i zobowiązań,przygotowywanie dokumentów, zestawień i materiałów przed spotkaniami,dbanie o to, aby sprawy administracyjne były załatwiane bez konieczności angażowania Prezesa.Finanse i należnościprzygotowywanie i realizacja przelewów zgodnie z przyjętymi zasadami autoryzacji,kontrolowanie terminów płatności,nadzór administracyjny nad należnościami i procesem windykacji,współpraca z księgowością, bankami i innymi partnerami firmy.Sprawy administracyjne i urzędowekontakt z urzędami i instytucjami,przygotowywanie i kompletowanie dokumentacji,pilnowanie terminów formalnych,załatwianie bieżących spraw firmowych wymagających osobistej obecności.Wsparcie w kontaktach biznesowychorganizacja spotkań z klientami,przygotowanie Prezesa do spotkania: informacje o firmie, osobach i historii kontaktu,okazjonalne wspólne wyjazdy do klientów - około 4 dni w miesiącu, również międzynarodowe,dopilnowywanie ustaleń i follow-upów po spotkaniach.Szukamy osoby, która myśli krok do przoduTo kluczowa część tego stanowiska.Jeżeli widzisz problem - nie tylko o nim informujesz, ale przychodzisz z propozycją rozwiązania.Jeżeli wiesz, że za dwa dni jest ważne spotkanie - materiały są przygotowane wcześniej, bez przypominania.Jeżeli widzisz, że kalendarz przestaje być realistyczny - proponujesz zmianę.Jeżeli podczas rozmowy pada informacja, że trzeba coś załatwić - zapisujesz to i doprowadzasz temat do końca.Szukamy osoby, której naturalnym sposobem działania jest:„Widzę → przewiduję → proponuję → załatwiam → potwierdzam, że temat jest zamknięty.”Co jest dla nas szczególnie ważneDyskrecja i lojalność. Będziesz mieć dostęp do informacji finansowych, handlowych i prywatnych. Poufność jest absolutnym warunkiem tej pracy.Inicjatywa. Nie chcemy zarządzać każdą Twoją godziną. Z czasem masz wiedzieć, co trzeba zrobić, zanim ktoś Ci to zleci.Odpowiedzialność. Jeżeli przejmujesz temat, doprowadzasz go do końca albo odpowiednio wcześnie sygnalizujesz problem.Wyczucie. To stanowisko wymaga umiejętności poznania sposobu pracy Prezesa i dostosowania wsparcia do jego oczekiwań.Charakter i wzajemne dopasowanie. Będziemy pracować blisko, dlatego poza kompetencjami musi po prostu „zagrać” współpraca, komunikacja i zaufanie.Samodzielność. Docelowo efektem Twojej pracy ma być mniej rzeczy wymagających uwagi Prezesa, a nie więcej pytań i decyzji do podjęcia.Kogo nie szukamyTo stanowisko raczej nie będzie odpowiednie dla osoby, która oczekuje codziennie dokładnej listy zadań, boi się podejmowania prostych decyzji bez wcześniejszej zgody albo uważa, że jej odpowiedzialność kończy się wraz z wysłaniem maila.Szukamy osoby, która lubi sytuację, w której może powiedzieć:„Już się tym zajęłam/zająłem. Temat jest załatwiony.”Organizacja pracyKraków,około 3-4 dni pracy tygodniowo,praca głównie stacjonarna,około 4 dni w miesiącu możliwych wyjazdów służbowych do klientów, również międzynarodowych,bezpośrednia współpraca z Prezesem Zarządu,wynagrodzenie: 4500-5500 zł "na rękę" w okresie próbnym