Kierownik ds. administracji operacjami

Twój zakres obowiązków - Współpraca z zewnętrznym biurem księgowym - Nadzór nad obiegiem dokumentów - Monitorowanie płynności finansowej, rentowności, analiza finansowa - Zarządzanie rachunkami bankowymi i operatorami płatności - Obsługa rozliczeń podatkowych, ZUS - Raportowanie sald - Proaktywne pozyskiwanie finansowania zewnętrznego: kredyty, leasingi, dotacje. - Cyfryzacja, eliminowanie wąskich gardeł, ulepszanie procesów oraz wdrażanie nowych standardów - Nadzór i reprezentacja w sprawach urzędowych - Obsługa odpraw celnych i kontakt z firmami kurierskimi - Administracja pracownicza i onboarding - Obsługa formalnoprawna i korporacyjna spółki ze wsparciem zewnętrznych usługodawców - Obsługa BDO - Zarządzanie biurem i infrastrukturą - Kontakt, weryfikacja i negocjacje z dostawcami usług - Dostosowywanie procedur do zmian zewnętrznych i wewnętrznych firmy Nasze wymagania - Proaktywność i samodzielność - Umiejętność dostrzegania problemów, wychodzenia z inicjatywą i szukania rozwiązań zamiast czekania na instrukcje. - Zacięcie organizacyjne i biznesowe - Świetna organizacja pracy własnej, dbałość o szczegóły i łatwość w nawiązywaniu kontaktów (z dostawcami, urzędami czy doradcami) - Min. 1–2 lata doświadczenia w administracji, wsparciu Zarządu, koordynacji projektów - Podstawowa wiedza z zakresu prawa, podatków, finansów i dokumentacji - Umiejętność sprawnej pracy z danymi, wyciągania wniosków i tworzenia przejrzystych zestawień - Język angielski: na poziomie min. B2-C1 (obługa transakcji, dokumentacji i kontakt na rynku międzynarodowym) Mile widziane - Doświadczenie we współpracy z zewnętrzną kancelarią prawną przy konsultowaniu, sporządzaniu i negocjowaniu umów handlowych oraz cywilnoprawnych - Współpraca z zewnętrznymi doradcami podatkowymi i kancelariami przy wdrażaniu bezpiecznych rozwiązań z zakresu optymalizacji podatkowej. - Znajomość systemu KSeF, BDO - Praktyczne wykorzystywanie narzędzi AI (np. ChatGPT, Claude, Make/Zapier) w codziennej pracy i automatyzacji procesów. - Doświadczenie we współpracy z zewnętrznymi dostawcami usług: biura rachunkowe, agencje dotacyjne, finansowanie zewnętrzne. - Wiedza z zakresu analizy finansowej, cash flow, zarządzania budżetem - Umiejętności negocjacyjne - Doświadczenie w pozyskiwaniu finansowania zewnętrznego: dotacji, kredytów, leasingów Oferujemy: - Dużą autonomię, zaufanie i swobodę działania. - Szybkie wdrażanie rozwiązań, które mają realny i widoczny wpływ na rozwój - Samodzielność w szukaniu i testowaniu najnowszych narzędzi automatyzacji i rozwiązań - Pracę związaną z rynkiem międzynarodowym - Budżet na wsparcie od ekspertów (doradcy, doradcy podatkowi, kancelarie) - Elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia dnia pracy - Wyposażenie stanowiska pracy według własnych preferencji - Komputer i telefon służbowy - Wynagrodzenie adekwatne do zaangażowania i rozwoju stanowiska