Personal Assistant to the CEO / Office Manager

EPCM Executive Search - Real Estate / Construction / Management / EngineeringKraków

7 dni temu

Praca stacjonarnajęzyk angielski B2+MS Officezarządzanie kalendarzemorganizacja podróżyprzygotowanie prezentacji

AI Brief Check: Sprawdź uważnie

Tylko B2B (brak UoP), bardzo szeroki zakres (PA+OM+sprawy prywatne), brak info o benefitach, praca w pełni stacjonarna.

Wynagrodzenie: powyżej rynku

Aplikuj na tę ofertę

Wyślemy Twój profil bezpośrednio do pracodawcy.

5 pytań na rozmowę kwalifikacyjną

AI generated

1.
Opisz konkretny przykład, kiedy musiałaś jednocześnie zarządzać kalendarzem kierownika, organizować jego podróż zagraniczną i obsługiwać pilne sprawy biurowe — jak ustaliłaś priorytety i czasu zarządzałaś?
2.
Prezesa czeka ważne spotkanie za 2 godziny, a ty odkrywasz konflikt w jego kalendarzu oraz brakuje jednego kluczowego dokumentu do podpisania — jak byś to rozwiązała?
3.
Jakie narzędzia i systemy używałaś do zarządzania kalendarzem, organizacji podróży i kontroli obiegu dokumentów — czy miałaś doświadczenie z CRM-em lub specjalistycznym oprogramowaniem dla asystentów?
4.
Przełożony poprosił Cię o kontakt z firmą remontową dotyczącą jego mieszkania oraz koordynację ochrony — jak zapewniłabyś dyskrecję i profesjonalizm w obsłudze takich spraw prywatnych?
5.
Na ile dobrze znasz pakiet MS Office i czy miałaś doświadczenie w przygotowywaniu profesjonalnych prezentacji lub raportów w języku angielskim — możesz opisać konkretny projekt?

Opis stanowiska

Prestiżowa spółka z siedzibą w Krakowie poszukuje doświadczonej osoby łączącej bezpośrednie wsparcie Prezesa Zarządu z nadzorem nad funkcjonowaniem biura. Nowa osoba będzie wspierać pracę CEO nadzorując kalendarz, organizując spotkania, podróże lotnicze (bilety, hotele), będzie zarządzać dokumentacją w zakresie podpisywania dokumentów przez CEO, a także nadzorować pracę biura, w tym współpracować ze wszystkimi działami, wspierać komunikację, dbać o zarządzanie biurem i koordynować pracę Asystentki Biura. Do obowiązków nowej osoby będzie także należało wspieranie CEO w sprawach prywatnych takich jak np. kontaktu z firmą ochroniarską, kierowcą, firmami remontowymi, etc. Praca w pełni stacjonarna z biura, standardowe godziny pracy. Personal Assistant (PA) to a CEO / Office Manager ZadaniaKompleksowe zarządzanie kalendarzem Prezesa — planowanie, koordynacja i priorytetyzacja spotkań wewnętrznych i zewnętrznychOrganizacja podróży służbowych: loty, hotele, transfery, itineraria i dokumentacja podróżnaPrzygotowywanie notatek, prezentacji, raportów i korespondencji w języku polskim i angielskimRola pierwszego punktu kontaktu w komunikacji Prezesa z klientami, partnerami i pozostałymi działami firmyKoordynacja spraw prywatnych Prezesa — nadzór nad nieruchomościami, kontakt z wykonawcami, współpraca z ochroną, koordynacja kierowcy, rezerwacje prywatneNadzór nad pracą Asystentki Biura oraz codziennym funkcjonowaniem biuraKontrola obiegu dokumentów, terminowości podpisywania umów i zgodności z procedurami wewnętrznymiKoordynacja współpracy międzydziałowej i zapewnienie płynnego przepływu informacjiNegocjacje z dostawcami usług biurowych oraz zarządzanie budżetem administracyjnym WymaganiaWykształcenie wyższeKilkuletnie doświadczenie na stanowisku asystenckim lub w roli Office Managera, najlepiej przy bezpośredniej obsłudze kadry zarządzającejBiegła znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie — warunek koniecznyBardzo dobra znajomość pakietu MS OfficeDyskrecja, sumienność, doskonałe umiejętności organizacyjne i komunikacyjneBardzo dobre referencjeProaktywna postawa, wysoka kultura osobista i profesjonalna prezencja OfertaBardzo dobra atmosfera w prestiżowej organizacjiWynagrodzenie na umowe B2B - 12.000 - 15.000 + VATMożliwość poszerzania kompetencji i rozwój w organizacji

Źródło: LinkedIn