Praca stacjonarnaMS OfficeExcelWordPowerPointOutlook
AI Brief Check: Sprawdź uważnie
Brak widełek wynagrodzenia, bardzo szeroki zakres obowiązków (EA+Office Manager), niejasne wymagania stażu.
Aplikuj na tę ofertę
Wyślemy Twój profil bezpośrednio do pracodawcy.
5 pytań na rozmowę kwalifikacyjną
AI generated
1.
Opisz konkretny przykład, kiedy jako asystentka musiałaś jednocześnie obsługiwać kalendarz kierownika, organizować pilną podróż służbową i rozwiązać problem z dostawcą – jak zaplanowałaś pracę i jakie były efekty?
2.
Które narzędzia AI i nowoczesne technologie wykorzystujesz obecnie do optymalizacji pracy biurowej i zarządzania informacją? Możesz pokazać konkretny przykład, jak usprawniłaś procesy w poprzedniej pracy?
3.
Jak radzisz sobie z pilnością i dyskrecją, zwłaszcza gdy obsługujesz poufną korespondencję lub dokumenty strategiczne Zarządu? Jak zapewniasz bezpieczeństwo informacji?
4.
Miałaś do czynienia z monitorowaniem zasobów biurowych, inwentaryzacją lub współpracą z dostawcami? Jak organizowałaś te procesy i jakie wdrożyłaś ulepszenia?
5.
Jako osoba samodzielna i proaktywna – podaj przykład problemu z codziennej pracy biurowej, który sama zidentyfikowałaś i rozwiązałaś bez czekania na instrukcje szefa?
Opis stanowiska
Avalon Logistics szuka osoby, która jest zawsze krok przed innymi!Jeśli Twoją supermocą jest organizacja, potrafisz ogarnąć zarówno kalendarz Zarządu, jak i cały biurowy chaos, a dodatkowo działasz proaktywnie i samodzielnie – będziesz pasować idealnie!
Szukamy Executive Assistant (Office & Operations), która nie tylko wspiera Zarząd, ale też czuwa nad sprawnym funkcjonowaniem biura i całej administracji. To rola dla osoby wszechstronnej, elastycznej, dyskretnej i gotowej reagować na wszystko, co pojawia się w codziennej pracy firmy.
Twoje zadania:Wsparcie Zarządu w organizacji spotkań, delegacji oraz bieżącej pracy operacyjnej;Zarządzanie kalendarzem, przepływem informacji oraz dokumentacją Zarządu;Nadzór nad sprawnym funkcjonowaniem biura oraz koordynacja bieżącej komunikacji wewnętrznej;Organizacja podróży służbowych, zakupów biurowych oraz współpraca z dostawcami;Monitorowanie stanu wyposażenia biur oraz koordynacja zaopatrzenia (w tym regularna inwentaryzacja zasobów);Obsługa poufnej korespondencji oraz dokumentów, w tym umów z podmiotami zewnętrznymi;Realizacja bieżących zadań operacyjnych – również poza biurem;Samodzielne wyszukiwanie i wdrażanie rozwiązań usprawniających codzienną pracę Zarządu i biura;Wykorzystywanie nowoczesnych narzędzi cyfrowych (w tym AI) do optymalizacji procesów, organizacji pracy i zarządzania informacją;
Czego oczekujemy?Doświadczenie w pracy z Zarządem lub na podobnym stanowisku;Wysoka samodzielność w działaniu oraz proaktywne podejście do rozwiązywania problemów;Bardzo dobra orientacja w nowinkach technologicznych oraz swoboda w korzystaniu z narzędzi AI wspierających pracę biurową i organizacyjną;Doskonała znajomość pakietu MS Office (w szczególności Excel, Word, PowerPoint, Outlook);Umiejętność organizacji pracy własnej i skutecznego priorytetyzowania zadań;Znajomość procesów administracyjnych (archiwizacja, klasyfikacja i nadzór nad dokumentacją);Dyskrecja, odpowiedzialność oraz wysoka kultura pracy;Umiejętność współpracy i komunikacji z różnymi działami;Język angielski na poziomie minimum komunikatywnym;Prawo jazdy kat. B;
Oferujemy:Współpracę na podstawie umowy o pracę;Wynagrodzenie, dostosowane do Twojego doświadczenia i umiejętności;Dofinansowanie opieki medycznej, ubezpieczenia oraz karty sportowej;Piątkowe lunche od Avalon;Dodatkowy dzień wolny z okazji urodzin;Możliwość rozpoczynania pracy w godzinach 8:00-9:00;Regularne spotkania integracyjne;