Asystentka / Asystent Zarządu

Florentyna jest rodzinną firmą, istniejącą na polskim rynku od 1989 roku.Nasza główna siedziba mieści się w miejscowości Korzkwy (k/ Pleszewa).Dostarczamy naszym klientom produkty łączące funkcjonalność, jakość i nowoczesny design. Na przestrzeni ponad 20 lat stworzyliśmy marki, które na stałe zagościły w polskich domach.O stanowiskuAktualnie poszukujemy osoby, która wesprze Zarząd w codziennym funkcjonowaniu firmy, zadba o sprawną organizację pracy oraz będzie koordynować bieżące sprawy administracyjne i organizacyjne.Szukamy osoby samodzielnej, dobrze zorganizowanej i odpowiedzialnej, która potrafi ustalać priorytety, dba o szczegóły i sprawnie współpracuje z różnymi działami organizacji.Twój zakres obowiązkówBieżące wsparcie organizacyjne i administracyjne Zarządu.Prowadzenie kalendarza spotkań, koordynowanie terminów oraz organizacja spotkań biznesowych.Przygotowywanie dokumentów, zestawień, raportów i prezentacji na potrzeby Zarządu.Sporządzanie notatek ze spotkań, monitorowanie ustaleń oraz terminów realizacji powierzonych zadań.Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz dbanie o sprawny przepływ informacji.Koordynowanie obiegu e-faktur, w tym przekazywanie dokumentów do odpowiednich osób i monitorowanie ich dalszego procedowania.Koordynowanie bieżących spraw organizacyjnych i administracyjnych firmy we współpracy z poszczególnymi działami.Organizowanie i realizacja bieżących zakupów na potrzeby Zarządu, w tym zapewnienie zaopatrzenia kuchni Zarządu.Dbanie o przygotowanie zaplecza organizacyjnego do spotkań biznesowych.Prowadzenie, porządkowanie i archiwizowanie dokumentacji.Monitorowanie spraw wymagających dalszych działań oraz wspieranie terminowej realizacji ustaleń.Dbanie o poufność informacji i profesjonalny wizerunek firmy.Nasze oczekiwaniaDoświadczenie na podobnym stanowisku lub w pracy administracyjnej, asystenckiej bądź organizacyjnej.Bardzo dobra organizacja pracy, dokładność i samodzielność.Umiejętność ustalania priorytetów i koordynowania kilku spraw jednocześnie.Wysoka kultura osobista i rozwinięte umiejętności komunikacyjne.Odpowiedzialność, dyskrecja i umiejętność pracy z informacjami poufnymi.Dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności Word, Excel i PowerPoint.Umiejętność sprawnego prowadzenia dokumentacji i pracy z narzędziami elektronicznymi.Inicjatywa, zaangażowanie i nastawienie na szukanie rozwiązań.Mile widzianeDoświadczenie we współpracy z Zarządem lub kadrą menedżerską.Doświadczenie w obsłudze elektronicznego obiegu dokumentów i faktur.Umiejętność przygotowywania zestawień i raportów.Znajomość języka angielskiego w stopniu umożliwiającym komunikację biznesową.Co oferujemy?Umowę na zastępstwoZatrudnienie w rozwijającej się organizacjiBezpośrednią współpracę z Zarządem i możliwość poznania funkcjonowania firmy z perspektywy operacyjnej i biznesowejSamodzielność w realizacji powierzonych zadańMożliwość zgłaszania własnych pomysłów i usprawnień organizacyjnychPrzyjazną atmosferę i wsparcie zespołu,Dodatkowe wolne w Dniu Urodzin,Ubezpieczenie grupowe,Karta sportowa,Pakiet medyczny,Zniżki i rabaty pracownicze na produkty Floriny.