Asystent / Asystentka ds. Administracji i Wsparcia Zarządu

Asystent / Asystentka ds. Administracji i Wsparcia Zarządu10–15 godzin tygodniowo | praca hybrydowa | Poznań / okoliceSzukamy osoby, która pomoże nam uporządkować i prowadzić bieżące sprawy administracyjne firmy oraz odciąży Zarząd i kadrę zarządzającą w zadaniach organizacyjnych, researchu i pilnowaniu tematów do zamknięcia.To stanowisko dla osoby bardzo dobrze zorganizowanej, samodzielnej i dokładnej, która potrafi dostać zadanie, znaleźć rozwiązanie i doprowadzić temat do końca.Praca będzie realizowana w modelu hybrydowym — około 50% zdalnie i 50% stacjonarnie.Wymiar pracy to 10–15 godzin tygodniowo.Wynagrodzenie: minimalna obowiązująca stawka – obecnie 31,40 zł brutto za godzinę przy umowie zlecenia.Czym będziesz się zajmować?Administracja firmybieżąca obsługa administracyjna biura,kontakt z dostawcami i firmami współpracującymi,organizowanie zakupów, przesyłek i spraw biurowych,pilnowanie terminów administracyjnych,porządkowanie i archiwizacja dokumentacji firmowej,prowadzenie podstawowych rejestrów dokumentów, umów, pełnomocnictw i terminów,wsparcie w organizacji procesów administracyjnych.Współpraca z księgowością i kadramikontakt z zewnętrznym biurem księgowym i kadrowym,przekazywanie dokumentów i informacji,zbieranie brakujących dokumentów od pracowników,pilnowanie terminów i zamykania spraw,pomoc przy procesach związanych z zatrudnieniem, onboardingiem i offboardingiem pracowników,prowadzenie checklist administracyjnych.Nie oczekujemy od Ciebie samodzielnego prowadzenia księgowości ani kadr. Twoim zadaniem będzie przede wszystkim koordynowanie procesu i pilnowanie, aby sprawy były załatwione.Wsparcie Zarządu i kadry zarządzającejrealizacja bieżących zadań zleconych przez Zarząd i kadrę zarządzającą,wsparcie organizacyjne osób odpowiedzialnych za poszczególne obszary firmy,wyszukiwanie informacji,porównywanie ofert,przygotowywanie zestawień i krótkich analiz,kontakt telefoniczny i mailowy z firmami oraz usługodawcami,organizowanie spotkań, rezerwacji, wyjazdów i innych spraw organizacyjnych,przygotowywanie informacji potrzebnych do podjęcia decyzji,pilnowanie statusu powierzonych zadań,pomoc w koordynowaniu ustaleń i bieżących tematów pomiędzy Zarządem, kadrą zarządzającą, pracownikami i podmiotami zewnętrznymi.Część zadań może dotyczyć również prostych spraw organizacyjnych Prezesa niezwiązanych bezpośrednio z działalnością firmy, np. researchu, rezerwacji, umawiania usług czy porównywania ofert.Jakiej osoby szukamy?Szukamy przede wszystkim osoby, która:jest bardzo dobrze zorganizowana,potrafi samodzielnie działać,pilnuje terminów,nie boi się zadzwonić i czegoś ustalić,potrafi sprawnie wyszukiwać informacje,umie porównywać dane i wyciągać wnioski,dobrze komunikuje się mailowo i telefonicznie,jest dokładna i odpowiedzialna,potrafi pracować nad kilkoma tematami równocześnie,korzysta lub chce nauczyć się efektywnego wykorzystania narzędzi AI.Znajomość Worda, Excela lub Google Sheets będzie potrzebna.Mile widziana znajomość:Microsoft 365,Teams,Outlook,SharePoint,ClickUp lub podobnych systemów do zarządzania zadaniami,ChatGPT lub innych narzędzi AI.Nie wymagamy wieloletniego doświadczenia.Stanowisko może być bardzo dobre dla studenta lub studentki, którzy chcą zdobyć praktyczne doświadczenie w funkcjonowaniu i zarządzaniu firmą.Jak wygląda praca?Przykładowe zadania mogą wyglądać tak:„Znajdź trzy firmy oferujące daną usługę, sprawdź warunki, skontaktuj się z nimi i przygotuj porównanie.”„Sprawdź, dlaczego nie otrzymaliśmy dokumentu od księgowości i doprowadź temat do końca.”„Przygotuj zestawienie naszych umów i terminów ich obowiązywania.”„Skontaktuj się z dostawcą, ustal warunki i wróć z konkretną informacją.”„Przygotuj dla osoby z kadry zarządzającej zestawienie potrzebne do podjęcia decyzji.”„Znajdź najlepsze rozwiązanie danego problemu i przedstaw możliwe opcje.”Nie chcemy zarządzać każdym krokiem Twojej pracy.Szukamy osoby, której możemy przekazać temat i otrzymać później informację:zrobione / oczekuję na odpowiedź / potrzebna decyzja Zarządu.Co oferujemy?pracę w wymiarze 10–15 godzin tygodniowo,wynagrodzenie według obowiązującej minimalnej stawki – obecnie 31,40 zł brutto za godzinę przy umowie zlecenia,elastyczne godziny,model hybrydowy,bezpośrednią współpracę z Zarządem i kadrą zarządzającą,możliwość poznania od środka funkcjonowania rozwijającej się firmy,kontakt z tematami związanymi z zarządzaniem, IT, AI, cyberbezpieczeństwem, RODO i biznesem,dużą różnorodność zadań,możliwość stopniowego zwiększania odpowiedzialności.Nie szukamy osoby tylko do wykonywania prostych poleceń.Szukamy osoby, która z czasem stanie się realnym wsparciem administracyjnym i organizacyjnym Zarządu oraz kadry zarządzającej firmy.Jak aplikować?Wyślij CV oraz krótką odpowiedź na trzy pytania:1. Dlaczego interesuje Cię taka praca?2. Jakiego rodzaju zadania organizacyjne lub administracyjne wykonujesz najlepiej?3. Wyobraź sobie, że otrzymujesz zadanie: „Znajdź najlepszą drukarkę do biura do 2 000 zł i przedstaw mi trzy opcje.” Jak zabrałbyś/zabrałabyś się do realizacji tego zadania?