Office & Management Assistant (f/m/x)

O nas Jako MAN Shared Services Center Sp. z o. o. świadczymy usługi z zakresu księgowości, finansów, a także zamówień i zakupów na potrzeby spółek produkcyjnych i sprzedażowych MAN Truck & Bus na terenie Polski, Niemiec, Austrii, Wielkiej Brytanii, Turcji, Hiszpanii, Włoch, Portugalii, Czech, Słowacji, Słowenii, Szwajcarii, Węgier, Danii, Norwegii i Francji. MAN Shared Services Center Sp. z o.o. jako jeden z dwóch najstarszych SSC w Poznaniu jest jednym ze współzałożycieli regionalnego oddziału stowarzyszenia ABSL. Twój zakres obowiązków - Bieżąca obsługa administracyjna firmy - organizacja pracy biura oraz dbanie o porządek; kontrola nad salkami konferencyjnymi, obsługa wizyt biznesowych - Obsługa i prowadzenie comiesięcznych wewnętrznych spotkań dla pracowników - Koordynacja serwisów (m.in. ekipy sprzątającej); zgłaszanie usterek i koordynacja ich; obsługa platformy do kontaktu z właścicielem budynku - Planowanie, organizacja i koordynowanie imprez firmowych - Dbanie o zaopatrzenie biura (materiały biurowe, artykuły spożywcze oraz chemiczne) - Ewidencja kosztów parkingu ogólnego oraz cateringu - Nadzór nad dokumentacją firmową, w tym przygotowywanie raportów, zestawień, prezentacji - Kontakt z dostawcami usług (np. brak faktur, wyjaśnienia spornych kwestii, akcept kosztów) - Rola administratora platformy do rezerwacji podróży służbowych - Nadzór nad zleceniami - prawnicy, tłumaczenia, kurier, hotel - Planowanie, organizacja, koordynowanie aktywności w ramach CSR - Wsparcie w komunikacji i korespondencji, w tym obsługa wiadomości wymagających dyskrecji - Organizacja spotkań oraz przygotowywanie materiałów, agend i notatek ze spotkań - Przygotowywanie dokumentów, raportów oraz prezentacji dla managementu Nasze wymagania - Minimum 3-letnie doświadczenie na podobnym stanowisku w obszarze administracji, office managementu lub wsparcia managementu - Bardzo dobra znajomość języka angielskiego (min. na poziomie B2) - Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office - Samodzielność, proaktywność i odpowiedzialność za powierzone zadania - Bardzo dobre umiejętności organizacyjne i umiejętność ustalania priorytetów - Umiejętność koordynowania kilku zadań i tematów jednocześnie - Wysoko rozwinięte umiejętności komunikacyjne i interpersonalne - Dokładność, dbałość o szczegóły i wysoki poziom dyskrecji - Umiejętność przygotowywania dokumentów, zestawień i prezentacji - Umiejętność współpracy z managementem, pracownikami oraz zewnętrznymi dostawcami - Elastyczność i umiejętność działania w dynamicznym środowisku - Nastawienie na rozwiązywanie problemów i poszukiwanie rozwiązań Mile widziane - Doświadczenie w organizacji wydarzeń firmowych lub inicjatyw CSR - Doświadczenie we wsparciu kadry managerskiej To oferujemy - Platforma kafeteryjna (karta sportowa, pakiet Medicover z usługami stomatologicznymi, karta Sodexo oraz wiele innych benefitów jednorazowych do wyboru) - Dodatkowe dwa dni urlopu w roku kalendarzowym - Workation - możliwość pracy z zagranicy przez 4 tygodnie w roku - Elastyczne podejście do godziny rozpoczęcia pracy i nieformalny dress code - Dedykowany opiekun wdrożenia i kompleksowy onboarding - Szeroka oferta szkoleń językowych, z możliwością realizacji w firmie lub w dowolnej szkole językowej - Szkolenia specjalistyczne, dopasowane do ścieżki rozwoju i potrzeb pracownika