Asystent/ka Prezesa Zarządu

około 2 godziny temu

Praca stacjonarnaj. angielskij. polskiMS OfficeGoogle Workspacezarządzanie kalendarzem

AI Brief Check: Sprawdź uważnie

Brak widełek płacowych przy wymaganiu min. 3 lat doświadczenia i szerokim zakresie obowiązków. Wymóg dokładnie 3 lat – granica RED_FLAG.

Aplikuj na tę ofertę

Wyślemy Twój profil bezpośrednio do pracodawcy.

5 pytań na rozmowę kwalifikacyjną

AI generated

1.
Opisz konkretny przykład z Twojego doświadczenia, gdy musiałaś jednocześnie zarządzać kalendarzem szefa, przygotowywać materiały do spotkania i koordynować komunikację z zewnętrznymi partnerami - jak organizowałaś pracę i jakie narzędzia wykorzystałaś?
2.
Miałaś już doświadczenie w organizowaniu podróży służbowych za granicę dla kadry zarządzającej? Opisz najtrudniejszą sytuację, którą musiałaś rozwiązać (np. zmiana planów, problemy wizowe, logistyka).
3.
Spółka będzie otwierać nowe biura i przestrzenie operacyjne - jak byś podeszła do koordynacji tego procesu? Jakie byłyby Twoje pierwsze kroki i z kim byś współpracowała?
4.
W roli asystentki zarządu pracujesz z poufnymi informacjami biznesowymi - opisz, jak stosujesz się do zasad dyskrecji i bezpieczeństwa danych oraz jakie wyzwania napotkałaś w tym zakresie.
5.
Opowiedz o sytuacji, gdy musiałaś przygotować skomplikowany dokument biznesowy lub raport dla szefa w krótkim terminie - jak zapewniłaś jego jakość i zgodność ze standardami komunikacji firmy?

Opis stanowiska

O pracodawcy Naszym Klientem jest nowa spółka działająca w branży technologicznej - będzie skupiała się na rozwoju produktów elektronicznych oraz budowaniu struktur inżynieryjnych działu R&D. Obowiązki - zarządzanie kalendarzem, skrzynką mailową oraz codziennymi priorytetami Prezesa Zarządu, - przygotowywanie materiałów i briefów przed spotkaniami oraz selekcja kluczowych informacji, - koordynacja dokumentacji i komunikacji z dostawcami, partnerami oraz podwykonawcami w języku polskim i angielskim, - organizacja podróży służbowych w kraju i za granicą, w tym rezerwacja lotów, hoteli, transferów oraz wsparcie wizowe, - wsparcie w organizacji i uruchamianiu nowych biur oraz przestrzeni operacyjnych, w tym kontakt z dostawcami i administracją budynków, - kompleksowe wsparcie administracyjne i organizacyjne dla nowych pracowników oraz gości firmy, - koordynacja współpracy pomiędzy oddziałami i zespołami międzynarodowymi, - nadzór nad bieżącymi zamówieniami biurowymi i administracyjnymi, w tym monitorowanie ofert, dostaw i realizacji zamówień, - przygotowywanie prezentacji, raportów oraz dokumentów biznesowych zgodnych ze standardami komunikacji firmy. Wymagania - minimum 3 lata doświadczenia na stanowisku Asystentki Zarządu, Asystentki Prezesa lub Executive Assistant dla kadry zarządzającej, - biegła znajomość języka polskiego i angielskiego w mowie i piśmie, - praktyczna znajomość polskiej dokumentacji biznesowej i administracyjnej, w tym umów, rozliczeń oraz zagadnień formalnych, - umiejętność pracy w dynamicznym środowisku oraz skutecznego zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie, - wysoki poziom dyskrecji i odpowiedzialności w pracy z informacjami poufnymi, - swoboda we współpracy z zespołami technicznymi i specjalistami różnych obszarów biznesowych, - dobra znajomość narzędzi takich jak pakiet MS Office / Google Workspace, - proaktywność, samodzielność i umiejętność przewidywania potrzeb organizacyjnych. Nasz Klient oferuje - zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę, - możliwość pracy w trybie hybrydowym, - możliwość pracy w międzynarodowym środowisku, - brak korporacyjnej biurokracji, - możliwość współtworzenia struktur.

Źródło: LinkedIn