Office manager (m/f)

O pracodawcy Naszym Klientem jest technologiczna specjalizująca się w dziedzinie automatyki i robotyki. Obowiązki - kompleksowe zarządzanie administracją: tworzenie, wdrażanie i optymalizacja procesów biurowych od A do Z, - koordynacja zewnętrzna: zarządzanie relacjami z kluczowymi dostawcami, administracją budynku, firmami kurierskimi oraz zewnętrzną księgowością czy IT, - zarządzanie budżetem biurowym: planowanie i kontrolowanie wydatków, negocjowanie umów z dostawcami (sprzęt, wyposażenie, usługi), - obieg dokumentów: nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentacji firmowej, umów i faktur, - dokumentacja prawna: koordynowanie podpisywania umów (np. przez platformy typu DocuSign/Autenti), kontakt z notariuszem i kancelarią prawną, prowadzenie rejestru umów (NDA, umowy B2B/UoP) - kompleksowa organizacja podróży służbowych dla zarządu i zespołu (rezerwacja lotów, hoteli, transferów, wyrabianie wiz) - planowanie przestrzeni biurowej – jeśli zespół dynamicznie rośnie, Office Manager planuje rozsadzenie, dokupuje biurka lub inicjuje poszukiwania nowego, większego biura - koordynacja remontów/awarii: zarządzanie relacjami z administracją budynku (np. zgłaszanie awarii klimatyzacji, koordynacja drobnych prac remontowych) - zarządzanie flotą (jeśli dotyczy): opieka nad samochodami służbowymi, pilnowanie przeglądów, ubezpieczeń i kart paliwowych. Wymagania - doświadczenie: minimum 1-2 lata udokumentowanego doświadczenia na stanowisku Office Managera, w administracji, na recepcji lub jako asystent/ka, - umiejętności organizacyjne: wybitna umiejętność zarządzania czasem, wielozadaniowość (multitasking) oraz skuteczność w ustalaniu priorytetów pod presją czasu, - umiejętności techniczne: biegła obsługa komputera, pakietu MS Office (Word, Excel, PowerPoint) lub Google Workspace oraz praktyczna znajomość obsługi sprzętów biurowych, - znajomość języków: komunikatywna (min. B2) znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie, pozwalająca na swobodną obsługę gości i korespondencji (dostosuj poziom do potrzeb firmy), - kompetencje miękkie: wysoka kultura osobista, wysoko rozwinięte zdolności komunikacyjne oraz otwartość na współpracę z ludźmi na różnych szczeblach organizacji, - proaktywność i samodzielność: podejście typu "can-do", umiejętność szybkiego rozwiązywania problemów i samodzielnego podejmowania decyzji w obszarze administracyjnym. Nasz Klient oferuje - stabilną formę zatrudnienia: zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, - pracę w trybie stacjonarnym, - prywatna opieka medyczna: zapewniamy atrakcyjny pakiet opieki zdrowotnej w Medicover, aby zadbać o Twoje zdrowie i bezpieczeństwo, - komfortowe biuro: czeka na Ciebie przyjazne i dobrze wyposażone miejsce pracy zlokalizowane tuż pod Warszawą, - perspektywy rozwoju: gwarantujemy stabilne zatrudnienie w dynamicznie rosnącej organizacji, w której doceniamy inicjatywę i zaangażowanie.