Back Office Manager

Back Office Manager / Asystent ZarząduBGW Pharma Sp. z o.o. · Szkolna 43, 84-123 Połchowo · Praca stacjonarna · Pełny etat · UoP Wynagrodzenie: 9 800 PLN brutto (≈ 7 000 PLN netto)Poszukujemy osoby, która przejmie kompleksową obsługę administracyjną BGW Pharma i stanie się prawą ręką zarządu w codziennym funkcjonowaniu firmy. Nie szukamy kogoś do pilnowania drukarki - szukamy kogoś, kto zobaczy bałagan, zrozumie skąd się bierze i go zlikwiduje.Biuro rachunkowe przejmuje kadry i księgowość - Twoja rola to zadbać, żeby dostawali kompletne, poprawne dokumenty na czas. Reszta administracji - na Twojej głowie. Zakres obowiązkówDokumentacja i zgodnośćKompleksowe zarządzanie dokumentacją firmową (umowy, certyfikaty, pozwolenia, korespondencja)Dbałość o spójność danych na dyskach i w systemach — jeden dokument, jedna aktualna wersjaArchiwizacja i kontrola obiegu dokumentów między działami i partnerami zewnętrznymiNadzór nad terminami ważności dokumentów (umowy, certyfikaty, przeglądy, licencje)Koordynacja partnerów B2BBieżący kontakt i koordynacja współpracy z biurem rachunkowym, prawnikiem, firmą BHP, wykonawcami budowlanymi i innymi dostawcami usługKompletowanie i dostarczanie dokumentów do biura rachunkowego (faktury, umowy, ewidencja)Obsługa kontaktów z urzędami (US, ZUS, Sanepid, GIS i inne) - przygotowanie dokumentów, pilnowanie terminów, koordynacja odpowiedziZarządzanie umowami z dostawcami usług - terminy, warunki, przedłużeniaBudżet i kontrola kosztówMonitoring realizacji budżetu rocznego spółki - bieżące zestawienia, alerty odchyleńEgzekucja budżetu: weryfikacja faktur i wydatków względem zatwierdzonych limitówRaportowanie stanu budżetu do zarządu w ustalonym cykluAdministracja biurowa i HR-supportEwidencja czasu pracy pracowników i przekazywanie danych do biura rachunkowegoKoordynacja spraw kadrowych (urlopy, L4, dokumenty pracownicze) — biuro rachunkowe decyduje, Ty dowoziasz dokumentyZamówienia biurowe, obsługa dostawców usług (internet, telefony, serwisy, ochrona)Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej WymaganiaWykształcenie wyższe (administracja, zarządzanie, prawo, ekonomia lub pokrewne)Doświadczenie w pracy administracyjnej lub asystenckiej - nawet krótkie, ale realneUmiejętność samodzielnego ogarniania wielu wątków jednocześnie bez gubienia szczegółówZnajomość podstaw obiegu dokumentów finansowych (faktury, umowy, ZUS - nie musisz księgować, musisz rozumieć)Bardzo dobra organizacja pracy własnej, skrupulatność, inicjatywaDobra znajomość pakietu Office / Google WorkspaceDoświadczenie w środowisku produkcyjnym lub farmaceutycznym będzie atutem - ale nie warunkiem. Co oferujemyUmowa o pracę, pełny etatWynagrodzenie 9 800 PLN brutto (≈ 7 000 PLN netto)Realna bliskość decyzji - pracujesz bezpośrednio z zarządem, nie przez trzy szczeble hierarchiiWpływ na to, jak firma działa od środka - procedury, które stworzysz, zostaną z BGW na lataMożliwość awansu w miarę rozwoju firmy Klauzula RODOPrzesyłając CV, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez BGW Pharma Sp. z o.o., Szkolna 43, 84-123 Połchowo, na potrzeby rekrutacji na stanowisko Asystenta Zarządu / Office Managera. Jeśli chcesz, aby Twoje dane były wykorzystane również w przyszłych rekrutacjach, dodaj odpowiednią zgodę w treści CV. Masz prawo do dostępu, poprawiania, usunięcia danych oraz wycofania zgody w dowolnym momencie.