Asystentka/ Asystent Prezesa Zarządu

Firma Holi Sp. Z. O.O poszukuje osoby na stanowisko Asystentki/ Asystenta Prezesa Zarządu, która będzie odpowiedzialna za bieżące wsparcie organizacyjne, administracyjne i komunikacyjne Prezesa.Szukamy osoby bardzo dobrze zorganizowanej, samodzielnej i odpowiedzialnej, która potrafi sprawnie zarządzać wieloma zadaniami jednocześnie i dopilnować powierzonych spraw.Miejsce pracy: Tarnów, ul. Prostopadła 9C Zakres obowiązków:1. Organizacja kalendarza i czasu Prezesaprowadzenie i bieżące aktualizowanie kalendarza Prezesa,pilnowanie terminów, godzin spotkań i zaplanowanych rozmów,przypominanie o zbliżających się spotkaniach, zadaniach i zobowiązaniach,zapisywanie ważnych wydarzeń służbowych oraz wskazanych wydarzeń prywatnych,koordynowanie zmian terminów i informowanie zainteresowanych osób,dbanie o to, aby Prezes posiadał wcześniej wszystkie potrzebne informacje dotyczące spotkania.2. Obsługa telefonu i komunikacjiodbieranie telefonu w imieniu Prezesa w razie potrzeby,dokładne zapisywanie danych rozmówcy, tematu rozmowy, ustaleń i informacji zwrotnej,przekazywanie Prezesowi najważniejszych wiadomości,kontaktowanie się z osobami wskazanymi przez Prezesa,przekazywanie pracownikom, kontrahentom i współpracownikom informacji, których Prezes nie zdąży przekazać osobiście,pilnowanie odpowiedzi i informacji zwrotnych.3. Organizacja podróżywyszukiwanie i zakup biletów lotniczych,rezerwowanie hoteli i apartamentów,organizowanie transportu na lotnisko i z lotniska,przygotowywanie szczegółów podróży: godziny lotów, adresy, numery rezerwacji, odprawy,pilnowanie zmian i odwołań dotyczących podróży,przygotowywanie wszystkich potrzebnych dokumentów przed wyjazdem.4. Dokumenty i podpisydbanie o prawidłowy obieg dokumentów kierowanych do Prezesa,przekazywanie dokumentów odpowiednim osobom i działom,zbieranie podpisów Prezesa oraz innych wymaganych podpisów,pilnowanie dokumentów oczekujących na akceptację,przypominanie o dokumentach wymagających podpisania lub podjęcia decyzji,skanowanie, kopiowanie, porządkowanie i archiwizowanie dokumentacji,sprawdzanie, czy podpisane dokumenty zostały przekazane do właściwego działu lub kontrahenta.5. Wsparcie organizacyjne Prezesaprowadzenie listy bieżących spraw do załatwienia,przypominanie o ważnych telefonach, płatnościach, spotkaniach, terminach i zobowiązaniach,przygotowywanie krótkiej listy najważniejszych spraw na dany dzień,pilnowanie realizacji poleceń przekazanych przez Prezesa innym osobom,zbieranie informacji o statusie powierzonych zadań,przekazywanie Prezesowi najważniejszych informacji wymagających decyzji,organizowanie spotkań wewnętrznych i zewnętrznych.6. Zakupy i bieżące potrzebyrealizowanie zakupów zleconych przez Prezesa,zamawianie potrzebnych produktów, prezentów, materiałów lub wyposażenia,organizowanie zakupów związanych ze spotkaniami, wyjazdami i wydarzeniami,kontrolowanie terminów dostaw i odbioru zamówień,przechowywanie faktur i potwierdzeń zakupów oraz przekazywanie ich do księgowości.7. Poufność i reprezentacjazachowanie pełnej poufności dotyczącej spraw firmowych i prywatnych Prezesa,profesjonalny kontakt z klientami, pracownikami i partnerami biznesowymi,dyskretne zarządzanie informacjami i dokumentami,dbanie o sprawną komunikację pomiędzy Prezesem a pozostałymi działami firmy. Wymagania:· komunikatywna znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie,· bardzo dobra organizacja czasu pracy,· samodzielność i odpowiedzialność,· dokładność i dbałość o szczegóły,· wysoka kultura osobista oraz miłe i pozytywne usposobienie· umiejętność obsługi komputera oraz pakietu MS Office. Wymiar czasu pracy: około 100 godzin miesięcznieOsoby zainteresowane prosimy o przesłanie CV zawierającego aktualną zgodę na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby procesu rekrutacyjnego.Zastrzegamy sobie prawo do kontaktu wyłącznie z wybranymi Kandydatami.