Administration Specialist

7 dni temu

Praca stacjonarnaYardij. angielskiobsługa korespondencji mailowejzarządzanie dokumentamiarchiwizacja

AI Brief Check: Sprawdź uważnie

Brak widełek wynagrodzenia. Bardzo szeroki zakres obowiązków (administracja, finanse, koordynacja, obsługa najemców). Praca wyłącznie stacjonarna.

Aplikuj na tę ofertę

Wyślemy Twój profil bezpośrednio do pracodawcy.

5 pytań na rozmowę kwalifikacyjną

AI generated

1.
Opisz konkretny przykład, kiedy musiałaś jednocześnie obsługiwać korespondencję, umawiać spotkania i wprowadzać dane do systemu – jak organizowałaś swój czas, aby nic nie umknęło?
2.
Masz doświadczenie z systemem Yardi lub podobnym oprogramowaniem do zarządzania nieruchomościami? Jeśli tak, jakie operacje wykonywałaś – czy to rejestracja faktur, wprowadzanie danych czy generowanie raportów?
3.
W naszym biurze będziesz pierwszym punktem kontaktu dla najemców i partnerów zewnętrznych – jak podejdziesz do sytuacji, w której najemca będzie niezadowolony lub będzie miał pilne pytanie, a Twoi przełożeni będą niedostępni?
4.
Jakie doświadczenie masz w archiwizacji dokumentów i zarządzaniu obiegiem pism? Czy pracowałaś w środowisku, gdzie ścisłość i porządek w dokumentacji były kluczowe dla operacji biznesowych?
5.
Praca receptjonistki to również obsługa gości i interesantów – opowiedz o sytuacji, kiedy musiałaś obsłużyć kilku interesantów jednocześnie, utrzymując profesjonalny wizerunek i gościnność.

Opis stanowiska

Job Title Administration Specialist Job Description Summary Dołącz do Naszego zespołu jako Administration Specialist. Praca stacjonarna w recepcji biura administracji C.H. Złote Tarasy w godzinach: 8:30-16:30 lub 9:00-17:00. Job Description Obsługa administracyjna biura centrum handlowegoProwadzenie korespondencji przychodzącej i wychodzącej (mailowej oraz tradycyjnej).Zarządzanie obiegiem dokumentów, archiwizacja, wprowadzanie danych do systemów wewnętrznych.Przygotowywanie pism, zestawień, raportów oraz prezentacji na potrzeby zespołu zarządzającego.Organizacja i bieżące wsparcie pracy biura (zamówienia materiałów biurowych i spożywczych, kontakt z dostawcami, wsparcie w fakturowaniu). Wsparcie zespołu zarządzającego centrum handlowymUmawianie spotkań, przygotowywanie kalendarza i materiałów na spotkania.Przygotowywanie protokołów ze spotkań i śledzenie realizacji ustaleń. Kontakt z najemcami i partnerami zewnętrznymiUdzielanie bieżących informacji najemcom dotyczących regulaminów, akcji marketingowych i kwestii operacyjnych.Wsparcie w komunikacji pomiędzy najemcami a zespołem technicznym, marketingowym, administracyjnym i ds. najmu.Zbieranie materiałów (dokumentów oraz danych) od najemców. Wsparcie operacyjne funkcjonowania centrumRejestracja i dekretacja faktur kosztowych w systemie YardiWprowadzanie danych do systemu YardiGenerowanie raportów z Yardi i przekazywanie do księgowościAktualizacja danych na potrzeby komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej (np. tablice informacyjne, portal najemców, baza danych najemców i inne).Koordynacja pracy ochrony, sprzątania i serwisów technicznych w zakresie bieżącej komunikacji administracyjnej.Monitorowanie wykonania zleceń i zgłaszanie nieprawidłowości do Technical Managera, Administratora Centrum lub Dyrektora Centrum. Inne zadania administracyjneWsparcie przy przygotowywaniu dokumentacji.Obsługa gości i interesantów.Wykonywanie dodatkowych zadań powierzonych przez zespół zarządzający centrum. INCO: “Cushman & Wakefield”

Źródło: LinkedIn