Administrative Coordinator Sales

Twoja przyszła firma Nasz Klient – globalny lider w branży biotechnologicznej – poszukuje obecnie Administrative Coordinator Sales, który będzie wspierać dział sprzedaży w organizacji. W tej roli będziesz pełnić funkcję kluczowego punktu kontaktowego, dbając o sprawną koordynację procesów administracyjnych oraz wspierając codzienne działania operacyjne zespołu sprzedażowego. Oczekiwania - Wykształcenie wyższe, - 3–5 lat doświadczenia na stanowisku związanym ze wsparciem administracyjnym, - Doświadczenie w pracy z narzędziami MS Office (Excel, Word, PowerPoint), - Biegła znajomość języka angielskiego oraz języka lokalnego, - Bardzo dobre umiejętności organizacyjne i zarządzania czasem, - Umiejętność pracy samodzielnej oraz efektywnego zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie. Mile widziane - Doświadczenie na podobnym stanowisku w środowisku międzynarodowym lub korporacyjnym, - Podstawowa wiedza na temat wspieranego obszaru biznesowego (np. sprzedaż, bezpieczeństwo, obsługa klienta), - Znajomość terminologii związanej z obszarami takimi jak Marketing, Medycyna, Badania Kliniczne lub Logistyka, - Doświadczenie we współpracy z zewnętrznymi dostawcami i usługodawcami. Obowiązki - Pełnienie funkcji głównego punktu kontaktowego dla jednego lub kilku działów oraz koordynacja bieżących procesów zespołu, - Zarządzanie operacjami działu (archiwizacja dokumentów, tworzenie baz danych, monitorowanie budżetu, zamawianie materiałów biurowych), - Koordynacja procesów takich jak fakturowanie, płatności oraz przygotowanie i dystrybucja materiałów promocyjnych, - Obsługa administracyjna współpracy z zewnętrznymi dostawcami, - Udział w projektach realizowanych w ramach działu, - Organizacja konferencji lokalnych i krajowych (przygotowanie dokumentacji, organizacja podróży i spotkań, rozliczenia po wydarzeniach), - Wsparcie we wdrażaniu nowych członków zespołu oraz przekazywanie wiedzy i wytycznych, - Zapewnienie sprawnej i terminowej realizacji potrzeb administracyjnych zespołu, - Koordynacja spotkań lokalnych i międzynarodowych (organizacja podróży, spotkań oraz zakwaterowania gości), - Organizacja spotkań wewnętrznych (logistyka, catering, zaplecze techniczne), - Przygotowywanie agend oraz protokołów ze spotkań, dystrybucja materiałów i monitorowanie realizacji ustaleń, - Samodzielne prowadzenie korespondencji oraz przygotowywanie dokumentów, raportów i prezentacji, - Wsparcie zespołów sprzedażowych w zakresie administracyjnym, - Współpraca przy realizacji projektów marketingowych z zespołem Marketingu i Innowacji. Oferta - Możliwość pracy w globalnej organizacji z branży biotechnologicznej, - Współpracę z międzynarodowymi zespołami i przy projektach o globalnym zasięgu, - Profesjonalne i wspierające środowisko pracy, - Możliwości rozwoju zawodowego i podnoszenia kwalifikacji, - Model pracy hybrydowej oraz nowoczesne biuro w Warszawie.