Asystent Administracyjny / Asystentka Administracyjna ds. Business Development

około 2 miesiące temu

Praca stacjonarnaadministracja biurowaMS OfficeExcelWordPowerPoint

AI Brief Check: Sprawdź uważnie

Brak widełek wynagrodzenia. Szeroki zakres obowiązków (admin, CRM, marketing, compliance, BD). Wymogi i zakres sugerują doświadczone stanowisko.

Aplikuj na tę ofertę

Wyślemy Twój profil bezpośrednio do pracodawcy.

5 pytań na rozmowę kwalifikacyjną

AI generated

1.
Opisz Twoją dotychczasową doświadczenie w obsłudze procesów ofertowych - jakie były Twoje konkretne zadania i jak zarządzałaś dokumentacją ofert od przygotowania do archiwizacji?
2.
Pracowałaś już w systemach CRM, takich jak SalesForce? Jakie operacje wykonywałaś i czy miałaś doświadczenie z aktualizacją statusów ofert lub zarządzaniem rejestrem klientów?
3.
Jak organizujesz swoje obowiązki, gdy jednocześnie musisz obsługiwać kilka zadań o różnym priorytecie - np. przygotować ofertę, zarezerwować salę konferencyjną i zaktualizować bazę danych? Podaj konkretny przykład.
4.
Czy miałaś doświadczenie z procesami compliance lub platformami zakupowymi (np. WeCheck, platformy e-procurement)? Jakie były Twoje obowiązki w tym zakresie?
5.
Opisz swoje umiejętności w pracy z Excel - czy miałaś doświadczenie w tworzeniu raportów, aktualizacji baz danych lub operowaniu większymi zbiorami danych dla zespołu sprzedażowego lub BD?

Opis stanowiska

Twoją rolą będzie zapewnienie wsparcia administracyjnego dla zespołu Business Development oraz Financial Advisory w bieżącej obsłudze procesów ofertowych, raportowaniu oraz zarządzaniu dokumentacją, aby odciążyć zespół w zadaniach operacyjnych i umożliwić koncentrację na rozwoju biznesu. Twoim Zadaniem Będzie Koordynacja organizacyjna i zarządzanie kalendarzemOrganizacja spotkań, rezerwacja sal konferencyjnych.Obsługa podróży służbowych (rezerwacja biletów, hoteli, zamawianie transportu).Wsparcie przy organizacji wyjazdów integracyjnych i eventów wewnętrznych. Wsparcie procesów ofertowychPrzygotowywanie wstępnych wersji ofert, załączników oraz formatowanie dokumentów.Koordynacja procesu podpisywania dokumentów, anonimizacja i archiwizacja umów.Aktualizacja rejestru ofert i statusów w systemach (np. SalesForce). Raportowanie i zarządzanie bazami danychUzupełnianie zestawień klientów i kontaktów, aktualizacja baz (LOG-IN, Upslide).Wprowadzanie danych do systemów CRM (SalesForce), wyszukiwanie informacji.Przygotowywanie raportów i zestawień dla zespołu. Procesy compliance i obsługa platform zakupowychRealizacja procesu WeCheck (zapytania, raporty, archiwizacja).Zakładanie kont na platformach zakupowych, aktualizacja danych, koordynacja zapytań. Wsparcie komunikacji i działań marketingowychPrzygotowywanie mailingów, list kontaktów, współpraca przy organizacji wydarzeń branżowych.Wyszukiwanie konferencji, warunków uczestnictwa oraz rejestracja. Administracja bieżącaObsługa dokumentów (druk, skan, bindowanie), zamawianie wizytówek.Zgłaszanie problemów sprzętowych do IT oraz usterek technicznych. Oczekujemy Doświadczenia w administracji biurowej lub we wsparciu zespołów sprzedażowych/BD.Bardzo dobrej znajomości pakietu MS Office (Excel, Word, PowerPoint).Umiejętności pracy w systemach CRM (np. SalesForce) i platformach zakupowych.Bardzo dobrej organizacji pracy, terminowości, skrupulatnościKomunikatywności Znajomości języka angielskiego (min. B2)Umiejętności formatowania dokumentów i pracy z szablonami Mile widziana znajomość procesów ofertowych i compliance (WeCheck) oraz Doświadczenie w pracy z bazami danych i raportowaniu Oferujemy Możliwość długoterminowej współpracy Międzynarodowe środowisko pracyPakiet benefitów, w tym: prywatna opieka medyczna dla pracownika i członków rodziny, ubezpieczenie na życie, karta Multisport oraz dostęp do platformy MyBenefitDostęp do nowoczesnych platform e-learningowych oraz szerokiej bazy szkoleńBiuro w centrum Warszawy

Źródło: LinkedIn