Opis stanowiska
Asystent / Asystentka Zarządu (Executive Assistant)Lokalizacja: WarszawaForma zatrudnienia: Umowa o Pracę (opcjonalnie B2B dla osób prowadzących działalność)Godziny pracy: Poniedziałek – Piątek (8:00 – 16:00) + elastyczność i dyspozycyjność telefoniczna (dodatkowo płatne)Do naszego konsorcjum poszukujemy kluczowej osoby na stanowisko Asystenta / Asystentki Zarządu (Executive Assistant). Szukamy strategicznej i operacyjnej „prawej ręki”, która przejmie pełną kontrolę nad organizacją pracy Zarządu, zadba o perfekcyjny obieg informacji i odciąży kadry zarządzające w codziennych sprawach biznesowych.Zakres obowiązków:Zarządzanie czasem i kalendarzem (Calendar & Time Management): Kompleksowe planowanie i optymalizacja harmonogramu spotkań, priorytetyzacja zadań Zarządu oraz elastyczne reagowanie na nagłe zmiany.Filtrowanie i selekcja spraw (Gatekeeping): Zarządzanie skrzynką odbiorczą i komunikacją wejściową – samodzielne podejmujący decyzje, które sprawy wymagają natychmiastowej uwagi Zarządu, a które można przekierować do innych działów.Przygotowywanie briefów i materiałów: Opracowywanie podsumowań, analiz, prezentacji i pakietów informacyjnych przed kluczowymi spotkaniami biznesowymi, bankowymi i urzędowymi.Monitoring realizacji decyzji (Follow-up): Nadzór nad wdrażaniem uchwał, ustaleń i decyzji Zarządu przez poszczególne zespoły i spółki w konsorcjum; pilnowanie terminów i egzekwowanie raportów.Komunikacja i dyplomacja: Odpowiedzialność za sprawną, profesjonalną komunikację wewnątrz grupy (zespoły, prawnicy, księgowość) oraz na zewnątrz (kontrahenci, kluczowi klienci, instytucje).Obsługa cyfrowego środowiska pracy: Organizacja zadań i projektów przy użyciu nowoczesnych narzędzi technologicznych.Logistyka i wsparcie formalne: Organizacja kompleksowych podróży służbowych (rezerwacje, bilety, agendy), przygotowywanie protokołów ze spotkań oraz prowadzenie poufnego archiwum Zarządu.Nasze wymagania:Doświadczenie: Doświadczenie w pracy na stanowisku Asystenta Zarządu, Dyrektora lub w roli Executive Assistant (mile widziane w strukturach grup spółek / konsorcjum).Zaawansowana obsługa Google Workspace (G Suite): Biegłość w obsłudze Gmail, Google Calendar, Sheets, Docs, Drive, Meet.Znajomość narzędzi do zarządzania pracą i komunikacji: Praktyczna umiejętność obsługi programów takich jak Trello, Slack, Asana lub pokrewnych systemów task-management.Komunikatywność i wysoka kultura osobista: Perfekcyjne umiejętności interpersonalne, wysoka dyplomacja, dojrzałość biznesowa oraz bezwzględna dyskrecja.Dyspozycyjność: Standardowe godziny pracy (8:00–16:00) z gotowością do sporadycznej pracy po godzinach oraz dyspozycyjności telefonicznej.Języki obce: Dobra znajomość języka angielskiego (znajomość języka rosyjskiego będzie dodatkowym atutem).Oferujemy:Stabilne zatrudnienie: Przede wszystkim Umowa o Pracę (dla chętnych możliwość rozliczenia B2B).Atrakcyjne wynagrodzenie podstawowe: Adekwatne do posiadanego doświadczenia i umiejętności organizacyjnych.Dodatek za dyspozycyjność: Odrębnie płatne nadgodziny oraz dodatek finansowy za dyżury pod telefonem poza standardowymi godzinami pracy.Nowoczesne narzędzia: Telefon służbowy, wysokiej klasy laptop oraz licencje do niezbędnych programów.Benefity: Prywatna opieka medyczna, karta MultiSport oraz możliwość uzyskania samochodu służbowego po okresie próbnym.
Źródło: OLX
