Asystent/Asystentka Zarządu

Warszawa Jesteśmy jedną z największych firm mediowych w Polsce. Od ponad 35 lat tworzymy jakościowe treści, oferujemy ciekawą rozrywkę oraz szeroki wybór usług reklamowych. „Gazeta Wyborcza”, Wyborcza.pl, Gazeta.pl, Radio TOK FM, Radio ZET, AMS, kina Helios to tylko niektóre z naszych marek. Dołącz do nas i twórz razem z nami najbardziej rozpoznawalne marki w kraju. Do Biura Zarządu poszukujemy osoby, która wesprze nas w codziennej organizacji pracy oraz zadba o sprawny przebieg spraw administracyjnych. To rola dla kogoś, kto dobrze odnajduje się w dynamicznym środowisku i ceni zadania o charakterze operacyjnym. Na tym stanowisku będziesz odpowiadać za bieżące funkcjonowanie Biura Zarządu – w tym obsługę dokumentów i faktur, kontakt z dostawcami i współpracownikami oraz wsparcie zespołów w codziennych sprawach administracyjnych. Istotnym elementem roli jest również stała obecność w przestrzeni Biura Zarządu oraz dbanie o sprawny przebieg spotkań i profesjonalną obsługę gości – zarówno od strony organizacyjnej, jak i logistycznej. Szukamy osoby dokładnej, samodzielnej i dobrze zorganizowanej, która lubi pracę z ludźmi, zwraca uwagę na detale i czuje się komfortowo w zadaniach wymagających systematyczności oraz wysokiej kultury obsługi. Zakres obowiązków obejmuje zarówno powtarzalne działania administracyjne, jak i bieżące wsparcie Zarządu. Twoje zadania: obsługa Biura Zarządu i gości, w tym przyjmowanie gości oraz dbanie o profesjonalny wizerunek firmy, zarządzanie salami konferencyjnymi i kalendarzami członków Zarządu (4–5 osób) oraz organizacja spotkań, kompleksowe wsparcie administracyjne i organizacyjne Zarządu, organizacja pracy Biura Zarządu: dbanie o porządek i estetykę recepcji, gabinetów, sal konferencyjnych i aneksu; zgłaszanie usterek oraz zamawianie usług serwisowych; organizacja i koordynacja wydarzeń wewnętrznych (m.in. catering, transport, materiały); zamawianie artykułów biurowych i spożywczych oraz dbanie o wyposażenie strefy Zarządu, administracja i obieg dokumentów: obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej; zarządzanie skrzynką mailową Biura Zarządu i dystrybucja informacji; koordynacja procesu podpisywania dokumentów; współpraca z biurem korporacyjnym oraz innymi jednostkami w organizacji; rozliczanie delegacji i kosztów Biura Zarządu. Nasze oczekiwania: min. 2 lata doświadczenia na podobnym stanowisku (mile widziane w obszarze wsparcia Zarządu), wysoka kultura osobista i orientacja na jakość obsługi, bardzo dobre umiejętności komunikacyjne i relacyjne, dobra organizacja pracy, samodzielność i odpowiedzialność, umiejętność pracy pod presją i w dynamicznym środowisku, bardzo dobra znajomość pakietu MS Office, język angielski na poziomie min. B1. Oferujemy: zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę, pracę stacjonarną w biurze w Warszawie przy ul. Czerskiej 8/10 w wygodnej przestrzeni z kawiarnią, stołówką i parkingiem dla rowerów, prywatną opiekę medyczną oraz linię wsparcia psychologicznego, dofinansowanie karty sportowej, dofinansowanie wydarzeń kulturalnych, dofinansowanie zdrowia i wypoczynku, możliwość dołączenia do grupowego ubezpieczenia na życie, dodatkowe dni urlopu, zniżki na nasze produkty i usługi - korzystaj z tańszych biletów do kina, na książki, ebooki, audiobooki, pracę w jednej z największych firm mediowych w Polsce, w której wszyscy mówimy sobie po imieniu. REKRUTACJĘ PROWADZI: Alina Pavlychenko in Specjalistka ds. rekrutacji, szkoleń i projektów HR