Asystent ds. Administracji (k/m/n)

Na czas nieokreślony Full time Hybrydowy (Warszawa, mazowieckie, Polska) Aldesa Polska Services Sp. z o.o. Jesteśmy częścią globalnej grupy budowlanej Aldesa, która od ponad 50 lat prowadzi projekty budowlane na rynku międzynarodowym. W Polsce od 2007 roku, zrealizowaliśmy ponad 60 projektów! Nasze doświadczenie obejmuje działalność w sektorach: budowlanym, energetycznym, przemysłowym, energii odnawialnej, drogowym, kolejowym (metro i tramwaje) oraz nieruchomości. Kluczem do sukcesu firmy jest znajomość lokalnych uwarunkowań, międzynarodowych standardów pracy, indywidualne podejście do klienta oraz umiejętność adaptacji do zmieniających się wymagań rynku i potrzeb klientów, trafny dobór realizowanych projektów, a także ciągłe poszukiwanie nowych, lepszych rozwiązań. Aldesa tworzy wartość dodaną na każdym projekcie i oferuje klientom bardziej wszechstronne i efektywne kosztowo rozwiązania bez zaniedbywania efektywnego zarządzania terminami. Lokalizacja: Warszawa Stanowisko: Asystent ds. Administracji (k/m/n) Twój zakres obowiązków: Koordynacja obiegu korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz prowadzenie archiwizacji dokumentacji w formie elektronicznej i papierowej. Przygotowywanie i koordynacja pism oraz wsparcie zespołu w zakresie ich opracowania i uzgodnień z innymi działami, w szczególności z Działem Prawnym. Wsparcie procesów związanych z ochroną danych osobowych (RODO), w tym współpraca z Inspektorem Ochrony Danych przy opiniowaniu umów, zleceń i zapytań ofertowych. Wsparcie procesów związanych z ochroną środowiska poprzez współpracę z Kierownikiem ds. Środowiska w zakresie umów, zleceń, zapytań ofertowych oraz gospodarki odpadami. Prowadzenie ewidencji narzędzi, urządzeń oraz środków ochrony indywidualnej wykorzystywanych przez zespół. Przygotowywanie raportów i zestawień dotyczących realizacji zgłoszeń, statusu prowadzonych spraw oraz obiegu korespondencji. Organizacja i koordynacja spotkań zespołu oraz sporządzanie notatek i podsumowań z ich przebiegu. Wspieranie bieżącej organizacji pracy zespołu oraz współpraca z innymi działami firmy w zakresie realizowanych zadań. Nasze wymagania: Wykształcenie minimum średnie (mile widziane wyższe – administracyjne, prawnicze, ekonomiczne lub pokrewne). Minimum rok doświadczenia na stanowisku administracyjnym lub w pracy biurowej. Bardzo dobra organizacja pracy oraz umiejętność ustalania priorytetów. Dokładność, skrupulatność i odpowiedzialność za realizowane zadania. Umiejętność redagowania pism oraz przygotowywania dokumentacji. Dobra znajomość pakietu Microsoft Office, w szczególności Excel, Word i Outlook. Umiejętność efektywnej współpracy z różnymi działami organizacji. Wysoko rozwinięte umiejętności komunikacyjne oraz wysoka kultura osobista. Samodzielność, inicjatywa i zaangażowanie w wykonywaniu powierzonych obowiązków. Umiejętność pracy pod presją czasu oraz sprawnego zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie. Mile widziane: Mile widziane doświadczenie w branży budowlanej, infrastrukturalnej lub technicznej. Mile widziana znajomość zagadnień związanych z ochroną danych osobowych (RODO) oraz podstawowych przepisów z zakresu ochrony środowiska. Mile widziana znajomość języka angielskiego na poziomie umożliwiającym swobodną komunikację i pracę z dokumentacją. To oferujemy: Stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę, Prywatną opiekę medyczną w Lux Med, Ubezpieczenie grupowe na preferencyjnych warunkach, Kartę Multisport dofinansowaną przez pracodawcę, Możliwość rozwoju zawodowego oraz udziału w ciekawych projektach Dołącz do Aldesa W Aldesa znajdziesz nie tylko pracę, a także miejsce, w którym możesz się rozwijać. Odkryj nasze PVP – People Value Proposition, czyli ofertę wartości dla pracowników, obejmującą wszystkie doświadczenia, korzyści i możliwości, które sprawiają, że praca u nas jest wyjątkowa. Aldesa została wyróżniona w prestiżowym rankingu ENR Top 250 International Contractors 2025, zajmując 126. miejsce na świecie . To osiągnięcie było możliwe dzięki talentowi, zaangażowaniu i profesjonalizmowi całego naszego zespołu. W Grupo Aldesa promujemy inkluzywne i pełne szacunku środowisko pracy. Zobowiązujemy się do zapewnienia wszystkim kandydatom równych szans zatrudnienia i niedyskryminowania nikogo ze względu na wiek, płeć, tożsamość płciową, orientację seksualną, religię, pochodzenie etniczne, niepełnosprawność, stan cywilny ani jakąkolwiek inną cechę chronioną prawem. Wspieramy różnorodność i cenimy wkład każdej osoby. #LI-MB1