Asystent/ka biura — Forto Group (Warszawa, hybrydowo, umowa zlecenie)

OLX

6 dni temu

Praca stacjonarnaUmowa zlecenieNotionpakiet biurowyjęzyk angielskiprawo jazdy kat. BWhatsApp

AI Brief Check: Red Flag

Brak widełek płacowych przy szerokim zakresie obowiązków. Umowa zlecenie zamiast UoP może ukrywać niskie stawki. Zakres na 2-3 etaty.

Aplikuj na tę ofertę

Wyślemy Twój profil bezpośrednio do pracodawcy.

5 pytań na rozmowę kwalifikacyjną

AI generated

1.
Opisz swoją dotychczasową pracę biurową/administracyjną - jakie były Twoje główne obowiązki i jak organizowałaś własny czas pracy, szczególnie gdy chodziło o pilnowanie terminów?
2.
Miałaś już do czynienia z zamykaniem miesiąca księgowego lub zbieraniem dokumentów finansowych? Jak wyglądał Twój proces weryfikacji kompletności dokumentów i przypominania kontrahentom o zaległościach?
3.
Jak pracowałaś dotychczas z bazami danych lub narzędziami do zarządzania informacjami (np. Excel, CRM, czy podobne systemy)? Czy masz doświadczenie z Notion lub gotowość do szybkiego nauczenia się nowych narzędzi?
4.
W tej roli będziesz koordynować zapytania ofertowe do dostawców usług turystycznych - czy masz doświadczenie w kontakcie z dostawcami (mail, telefon) i czy pracowałaś wcześniej w branży turystycznej, logistyki lub biurze rachunkowym?
5.
Jak radzisz sobie z jednoczesnym zarządzaniem wieloma zadaniami o różnych priorytetach - przykładowo, zbieraniem faktur, odpowiadaniem na maile od najemców i wysyłaniem zapytań ofertowych? Podaj konkretny przykład z Twojego doświadczenia.

Opis stanowiska

Forto Group to firma działająca w obszarze logistyki turystycznej i zarządzania nieruchomościami komercyjnymi. Szukamy osoby do biura w Warszawie, która przejmie bieżące sprawy administracyjne i pomoże uporządkować dwa kluczowe procesy: zamykanie miesiąca księgowego oraz koordynację zapytań ofertowych do dostawców usług turystycznych.Zakres obowiązkówAdministracja biurowaBieżąca obsługa biura w WarszawieKontakt z najemcami nieruchomości komercyjnych (przekazywanie informacji, faktury)Obieg dokumentów, korespondencja, kontakt z urzędami i kontrahentamiWsparcie zarządu w organizacji pracyZamykanie miesiąca księgowegoZbieranie faktur kosztowych od dostawców (mail, papier, WhatsApp)Weryfikacja kompletności dokumentów przed przekazaniem do księgowejPilnowanie terminów i przypominanie kontrahentom o zaległych dokumentachWspółpraca z biurem rachunkowymKoordynacja zapytań ofertowych (usługi turystyczne)Zbieranie wycen od przewoźników autokarowych, hoteli, cateringów i innych dostawcówPraca z bazą kontrahentów w Notion oraz z systemem wspomagającym wysyłkę zapytań i porównywanie ofert (wdrażamy go równolegle)Telefoniczny follow-up z dostawcami, którzy nie odpowiadają na mailePrzygotowywanie zestawień ofert dla zarządu i współpracownikówCzego oczekujemyDoświadczenie w pracy biurowej lub administracyjnej (mile widziane: branża turystyczna, logistyka, biuro rachunkowe)Bardzo dobra organizacja własnej pracy i nawyk pilnowania terminówSprawna obsługa pakietu biurowego, gotowość do nauki nowych narzędzi (Notion, narzędzia AI)Komunikatywność w kontakcie telefonicznym i mailowymJęzyk angielski na poziomie pozwalającym na korespondencję z dostawcami zagranicznymi (mile widziany)Prawo jazdy kat. BCo oferujemyUmowę zlecenie z elastycznym wymiarem godzin (do uzgodnienia indywidualnie)Stawkę godzinową do ustalenia, zależnie od doświadczeniaPracę hybrydową — biuro w Warszawie + część zadań zdalnieStabilną, długoterminową współpracęRealny wpływ na organizację procesów — wchodzisz w moment, w którym budujemy systemy od zeraDostęp do nowoczesnych narzędzi (Notion, automatyzacje AI), z których nauczysz się korzystać w praktyce

Źródło: OLX