Asystent/ka ds. Administracji

Si Robotics to szybko rozwijająca się polska firma technologiczna budująca zaawansowane systemy robotyczne dla defence, przemysłu, space i środowisk niebezpiecznych.Szukamy bardzo sprawnej, samodzielnej osoby z 2–6 latami doświadczenia, która przejmie znaczną część codziennej administracji i operacji firmy.Nie szukamy klasycznej recepcjonistki ani osoby czekającej na listę zadań.Szukamy kogoś, komu można powiedzieć: „Proszę, doprowadź ten temat do końca” i mieć pewność, że sprawa zostanie sprawdzona, zorganizowana, wykonana i zamknięta.Co będziesz robić?prowadzić i porządkować dokumentację firmy;pilnować terminów umów, polis, zobowiązań i ważności dokumentów;prowadzić rejestr umów i kluczowych terminów;kompletować dokumentację do grantów, projektów i programów publicznych;wypełniać formularze i uzupełniać dane w portalach internetowych;organizować podpisy, pełnomocnictwa i obieg dokumentów;pilnować aktualnych zaświadczeń z ZUS, US i innych instytucji;zbierać i porządkować faktury oraz współpracować z księgowością;kontaktować się z prawnikami, księgowością, dostawcami i partnerami;prowadzić zestawienia w Excelu i Google Sheets;utrzymywać porządek w Google Drive i dokumentacji spółki;organizować kurierów, przesyłki i podstawową logistykę;odbierać komponenty, części i dokumenty;okazjonalnie załatwiać sprawy firmowe samochodem;organizować zakupy i bieżące potrzeby biura;pilnować, żeby rzeczy nie „ginęły między ludźmi”;przypominać właścicielom tematów o terminach i brakujących dokumentach;tworzyć proste checklisty i procesy tam, gdzie obecnie panuje chaos.Kogo szukamy?Idealnie masz 2–6 lat doświadczenia w administracji, operations, jako executive/administrative assistant, project coordinator lub na podobnym stanowisku.Szczególnie zależy nam na osobie, która:jest bardzo dobrze zorganizowana;jest szybka i konkretna;sama szuka rozwiązania, zamiast czekać na instrukcję;potrafi prowadzić równolegle wiele drobnych tematów;pilnuje deadline'ów;dobrze radzi sobie z niepełną informacją;potrafi zadzwonić, napisać, pojechać i załatwić sprawę;bardzo sprawnie korzysta z komputera;dobrze zna Google Workspace i MS Office;swobodnie korzysta z nowych systemów i portali;zna język angielski minimum na poziomie B2;posiada czynne prawo jazdy kat. B;może regularnie pracować z biura w Warszawie.Dużym plusem będziedoświadczenie w startupie lub szybko rosnącej małej firmie;doświadczenie w firmie technologicznej, inżynieryjnej lub przemysłowej;znajomość e-ZUS, e-Urzędu Skarbowego, KRS/PRS;doświadczenie przy grantach lub projektach UE;współpraca z księgowością i kancelariami;podstawowa znajomość dokumentacji transportowej i CMR.Nie musisz znać robotyki ani branży defence.Co oferujemy?6 500–7 500 zł brutto miesięcznie zależnie od doświadczenia i samodzielności;umowę o pracę;pełny etat;możliwość częściowej pracy zdalnej po wdrożeniu;dużą autonomię;bezpośrednią współpracę z founderami;bardzo niewiele korporacyjnej biurokracji;możliwość samodzielnego budowania procesów firmy;szybki wzrost zakresu odpowiedzialności wraz z rozwojem Si Robotics;możliwość dalszego rozwoju w kierunku Operations Coordinator / Office Manager / Founder Office;pracę przy projektach robotycznych realizowanych z partnerami w Polsce i za granicą.Jak aplikować? Wyślij CV oraz odpowiedź na krótkie pytanie: Opisz konkretny przykład sytuacji, w której dostałeś/aś chaotyczny problem organizacyjny albo administracyjny i samodzielnie doprowadziłeś/aś go do końca. Co zrobiłeś/aś?Nie potrzebujemy listu motywacyjnego.Si RoboticsWarszawasirobotics.eu