Praca stacjonarnaMS Officej. angielskiprawo jazdy kat. Bnarzędzia cyfrowe
AI Brief Check: Sprawdź uważnie
Brak widełek płacowych. Szeroki zakres obowiązków (Zarząd+RN). Wymagania rozsądne, ale brak precyzji dot. doświadczenia.
Aplikuj na tę ofertę
Wyślemy Twój profil bezpośrednio do pracodawcy.
5 pytań na rozmowę kwalifikacyjną
AI generated
1.
Opisz konkretny przykład, kiedy musiałaś organizować podróż służbową dla osoby z kierownictwa - jakie były etapy, jakie napotkałaś wyzwania i jak je rozwiązałaś?
2.
Jak radziłabyś sobie w sytuacji, gdy jednocześnie musisz przygotować materiały do spotkania Zarządu, obsłużyć kilka pilnych maili od członków Rady Nadzorczej i skoordynować catering na event - jak ustalałabyś priorytety?
3.
Jakie narzędzia cyfrowe i systemy do zarządzania kalendarzem, dokumentami lub rezerwacjami używałaś do tej pory i jak radziłabyś sobie z wdrażaniem nowych systemów w Amedzie?
4.
Pracując z poufnymi informacjami dotyczącymi członków Zarządu, jakie zasady zachowania dyskrecji i bezpieczeństwa danych stosowałaś w poprzednich stanowiskach?
5.
Opowiedz nam o najtrudniejszym zadaniu asystenckim, które otrzymałaś - co je utrudniało i jak podeszłaś do jego realizacji, aby spełnić oczekiwania przełożonego?
Opis stanowiska
ASYSTENTKA BIURA ZARZĄDU I RN (K/M/N)
Adamed to rodzinna firma farmaceutyczno-biotechnologiczna, która produkuje około 900 produktów oferowanych pacjentom w kilkudziesięciu krajach na całym świecie. Zatrudnia ponad 2800 pracowników. Od ponad 20 lat firma prowadzi własną innowacyjną działalność badawczo-rozwojową. Adamed współpracuje naukowo z wiodącymi uniwersytetami, ekspertami medycznymi oraz instytutami naukowymi, w kraju i za granicą. Własność intelektualna firmy jest chroniona ponad 250 patentami na całym świecie.
ZA CO BĘDZIESZ ODPOWIADAĆ?
Zapewnienie sprawnej organizacji pracy oraz bieżącego wsparcia administracyjnego dla Rady Nadzorczej i Zarządu, w tym koordynacja narzędzi i sprzętu IT we współpracy z działem IT.
Organizacja i koordynacja podróży służbowych: przygotowanie ofert, rezerwacja usług, logistyka wyjazdów oraz rozliczenia.
Monitorowanie i realizacja wybranych płatności oraz bieżąca obsługa dokumentów i korespondencji.
Zarządzanie kalendarzem ważnych dat oraz organizacja okazjonalnych wydarzeń i spotkań.
Zapewnienie wsparcia wizerunkowego i organizacyjnego dla członków Rady Nadzorczej oraz koordynacja usług zewnętrznych.
Koordynacja logistyki przejazdów członków Rady Nadzorczej i utrzymywanie kontaktu z kierowcami oraz odpowiednimi zespołami.
Utrzymywanie kontaktów telefonicznych, mailowych i osobistych w zakresie bieżących potrzeb członków Rady Nadzorczej.
Organizacja spotkań wewnętrznych i zewnętrznych, w tym rezerwacja sal, obsługa techniczna oraz zapewnienie cateringu.
Przygotowywanie i archiwizacja dokumentów, faktur oraz materiałów niezbędnych do pracy Rady Nadzorczej i Zarządu.
Zapewnianie sprawnej komunikacji z różnymi obszarami organizacji w celu realizacji codziennych zadań.
Realizacja bieżących zadań asystenckich oraz organizacja podstawowych zakupów na potrzeby Zarządu i Rady Nadzorczej.
Terminowe wykonywanie powierzonych zadań oraz innych poleceń zgodnych z zakresem obowiązków.
CO JEST DLA NAS WAŻNE?
Doświadczenie na stanowisku asystenckim, administracyjnym lub w obszarze wsparcia kadry zarządzającej.
Bardzo dobra organizacja pracy, umiejętność ustalania priorytetów i skutecznego działania pod presją czasu.
Wysokie zdolności komunikacyjne oraz umiejętność budowania profesjonalnych relacji.
Samodzielność, odpowiedzialność i dyskrecja w pracy z poufnymi informacjami.
Umiejętność koordynowania wielu równoległych zadań i projektów.
Dobra znajomość pakietu MS Office i swobodne posługiwanie się narzędziami cyfrowymi; mile widziana współpraca z IT.
Zdolność do organizacji podróży służbowych, wydarzeń i spotkań na poziomie zarządczym.
Prawo jazdy kat. B.
Wysoka kultura osobista.
Znajomość języka angielskiego na poziomie pozwalającym na sprawną komunikację.
Gotowość do elastycznej pracy i reagowania na bieżące potrzeby przełożonych.