Niezastąpiona.pl

Asystentka Dyrektora Operacyjnego

UnknownWarszawa5000 – 6000 zł

OLX

7 dni temu

Praca stacjonarnaUmowa o dzieło, Umowa o pracę, Umowa zlecenieMS Officekomunikatywnośćpraca wielozadaniowaorganizacja pracydokładność

AI Brief Check: Red Flag

Brak wynagrodzenia i widełek, bardzo szeroki zakres obowiązków (kontrola działu handlowego, umowy, koszty), bez podania nazwy firmy.

Aplikuj na tę ofertę

Wyślemy Twój profil bezpośrednio do pracodawcy.

5 pytań na rozmowę kwalifikacyjną

AI generated
  1. 1.

    Opisz sytuację, w której musiałaś jednocześnie obsługiwać kilka pilnych zadań - jak ustalałaś priorytety i jakie były efekty?

  2. 2.

    Jak byś organizowała pracę i system archiwizacji dokumentów, aby zapewnić szybki dostęp do informacji dla Dyrektora Operacyjnego i różnych działów?

  3. 3.

    Jakie doświadczenie masz w obsłudze korespondencji mailowej i kontaktach z klientami? Jak rozwiązałaś kiedyś konflikt lub nieporozumienie w komunikacji biznesowej?

  4. 4.

    Wyobraź sobie, że otrzymujesz sprzeczne polecenia od Dyrektora Operacyjnego i kierownika innego działu - jak byś to rozwiązała?

  5. 5.

    Zaproponuj jedno ulepszenie w procesach administracyjnych lub komunikacji między działami, które mogłobyś wdrożyć na tym stanowisku - jak byś to zrealizowała?

Opis stanowiska

Poszukujemy osoby na stanowisko Asystentki Dyrektora Operacyjnego, która będzie odpowiedzialna za wsparcie bieżących działań operacyjnych oraz administracyjnych w firmie, a także koordynację przepływu informacji pomiędzy działami.Zakres obowiązków:Wsparcie Dyrektora Operacyjnego w bieżących działaniach operacyjnych i administracyjnychOrganizacja i koordynacja kalendarza spotkań (klienci, kontrahenci, zespół)Nadzór nad obiegiem dokumentów oraz ich archiwizacja zgodnie z proceduramiWsparcie w kontaktach z klientami i utrzymywaniu relacji biznesowychKontrola i obsługa korespondencji mailowej, zbieranie oraz weryfikacja raportów (godziny pracy, zestawienia) we współpracy z koordynatoremKoordynacja przepływu informacji pomiędzy działami: operacje, kadry, księgowośćPrzygotowywanie dokumentów operacyjnych, umów, pełnomocnictw i upoważnieńOrganizacja spotkań notarialnych oraz przygotowanie zestawień kosztowychWsparcie w organizacji wyjazdów służbowych oraz spotkań biznesowychUdział w optymalizacji procesów operacyjnych i wdrażaniu usprawnieńKontrola poprawności danych w raportach operacyjnychKontrola zewnętrzengo działu handlowegoWspółpraca przy rozliczeniach projektów oraz kontrola kosztów operacyjnychWykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora OperacyjnegoWymagania:Dobra organizacja pracy i umiejętność pracy wielozadaniowejKomunikatywność i umiejętność pracy w zespoleZnajomość pakietu MS OfficeDokładność i odpowiedzialnośćMile widziane doświadczenie w pracy administracyjnej lub operacyjnejOferujemy:Stabilne zatrudnienieMożliwość rozwoju zawodowegoPracę w dynamicznym środowiskuRealny wpływ na procesy operacyjne w firmie

Źródło: OLX