Asystentka kierownika działu / Asystent kierownika działu

Zatrudniona osoba będzie odpowiedzialna za: Wsparcie Kierownika działu w codziennej organizacji pracy oraz realizacji zadań operacyjnych i administracyjnych Nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów oraz korespondencji przychodzącej i wychodzącej Weryfikację kompletności dokumentów, pism oraz dokumentacji przekazywanej do dalszej realizacji Prowadzenie ewidencji, archiwizację i organizację dokumentacji działu Współpracę z działami wsparcia (HR, Księgowość, BHP, IT, Flota) w zakresie bieżącej obsługi procesów biznesowych Przygotowywanie zestawień, raportów, analiz oraz dokumentów na potrzeby Kierownika działu Wystawianie i obieg dokumentów księgowych oraz wsparcie w procesach fakturowania Rozliczanie delegacji służbowych i wydatków pracowniczych Koordynację zaopatrzenia biura w materiały biurowe, eksploatacyjne i spożywcze Obsługę gości, kontrahentów oraz współpraca z firmami kurierskimi i urzędami Monitorowanie terminów badań lekarskich pracowników oraz wsparcie w obiegu dokumentacji kadrowej Dbanie o sprawny przepływ informacji pomiędzy Kierownikiem działu, pracownikami i jednostkami organizacyjnymi firmy Nasze oczekiwania: Wykształcenie minimum średnie (mile widziane kierunki: administracja, ekonomia, zarządzanie lub pokrewne) Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym Minimum roczne doświadczenie na stanowisku administracyjnym, asystenckim lub biurowym Dobra znajomość pakietu Microsoft 365, w szczególności Excel, Outlook, Word i PowerPoint Umiejętność organizacji pracy własnej oraz ustalania priorytetów Dokładność, sumienność i odpowiedzialność w realizacji powierzonych zadań Umiejętność pracy pod presją czasu i w dynamicznym środowisku Komunikatywność oraz umiejętność budowania dobrych relacji Samodzielność i inicjatywa w działaniu Wysoka kultura osobista oraz dyskrecja w pracy z dokumentami i informacjami poufnymi Umiejętność pracy zespołowej Prawo jazdy kat. B Mile widziane: Doświadczenie w pracy w firmie technicznej, budowlanej lub telekomunikacyjnej Znajomość elektronicznego obiegu dokumentów Podstawowa wiedza z zakresu księgowości, administracji lub HR Oferujemy: • Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę w stabilnej firmie należącej do międzynarodowej grupy VINCI Energies. • Pracę w doświadczonym zespole oraz możliwość wymiany wiedzy z ekspertami z różnych obszarów działalności. • Stabilne zatrudnienie potwierdzone średnim stażem pracy przekraczającym 6 lat. • Prywatną opiekę medyczną finansowaną przez pracodawcę oraz dofinansowanie karty MultiSport. • Możliwość rozwoju zawodowego poprzez udział w szkoleniach, kursach i programach rozwojowych. • Program Poleceń Pracowników z premią do 3 000 zł brutto za skuteczne polecenie kandydata. • Dodatkowe wsparcie dla pracowników, m.in. prezenty świąteczne dla dzieci oraz pomoc w sytuacjach losowych. • Przyjazną atmosferę pracy i możliwość udziału w spotkaniach integracyjnych, wydarzeniach świątecznych oraz inicjatywach społecznych i charytatywnych. In a world undergoing constant change, VINCI Energies contributes to the environmental transition by helping bring about major trends in the digital landscape and energy sector. VINCI Energies' teams roll out technologies and integrate customised multi-technical solutions, from design to implementation, operation and maintenance. With their strong local roots and agile and innovative structure, VINCI Energies' 2,100 business units have positioned themselves at the heart of the energy choices of their customers, boosting the reliability, efficiency and sustainability of their infrastructure and processes. VINCI Energies strives for global performance, caring for the planet, useful to people and committed to local communities.