Asystentka kierownika działu / Asystent kierownika działu

Zatrudniona osoba będzie odpowiedzialna za: - Wsparcie Kierownika działu w codziennej organizacji pracy oraz realizacji zadań operacyjnych i administracyjnych - Nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów oraz korespondencji przychodzącej i wychodzącej - Weryfikację kompletności dokumentów, pism oraz dokumentacji przekazywanej do dalszej realizacji - Prowadzenie ewidencji, archiwizację i organizację dokumentacji działu - Współpracę z działami wsparcia (HR, Księgowość, BHP, IT, Flota) w zakresie bieżącej obsługi procesów biznesowych - Przygotowywanie zestawień, raportów, analiz oraz dokumentów na potrzeby Kierownika działu - Wystawianie i obieg dokumentów księgowych oraz wsparcie w procesach fakturowania - Rozliczanie delegacji służbowych i wydatków pracowniczych - Koordynację zaopatrzenia biura w materiały biurowe, eksploatacyjne i spożywcze - Obsługę gości, kontrahentów oraz współpraca z firmami kurierskimi i urzędami - Monitorowanie terminów badań lekarskich pracowników oraz wsparcie w obiegu dokumentacji kadrowej - Dbanie o sprawny przepływ informacji pomiędzy Kierownikiem działu, pracownikami i jednostkami organizacyjnymi firmy Nasze oczekiwania: - Wykształcenie minimum średnie (mile widziane kierunki: administracja, ekonomia, zarządzanie lub pokrewne) - Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym - Minimum roczne doświadczenie na stanowisku administracyjnym, asystenckim lub biurowym - Dobra znajomość pakietu Microsoft 365, w szczególności Excel, Outlook, Word i PowerPoint - Umiejętność organizacji pracy własnej oraz ustalania priorytetów - Dokładność, sumienność i odpowiedzialność w realizacji powierzonych zadań - Umiejętność pracy pod presją czasu i w dynamicznym środowisku - Komunikatywność oraz umiejętność budowania dobrych relacji - Samodzielność i inicjatywa w działaniu - Wysoka kultura osobista oraz dyskrecja w pracy z dokumentami i informacjami poufnymi - Umiejętność pracy zespołowej - Prawo jazdy kat. B Mile widziane: - Doświadczenie w pracy w firmie technicznej, budowlanej lub telekomunikacyjnej - Znajomość elektronicznego obiegu dokumentów - Podstawowa wiedza z zakresu księgowości, administracji lub HR Oferujemy: - Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę w stabilnej firmie należącej do międzynarodowej grupy VINCI Energies. - Pracę w doświadczonym zespole oraz możliwość wymiany wiedzy z ekspertami z różnych obszarów działalności. - Stabilne zatrudnienie potwierdzone średnim stażem pracy przekraczającym 6 lat. - Prywatną opiekę medyczną finansowaną przez pracodawcę oraz dofinansowanie karty MultiSport. - Możliwość rozwoju zawodowego poprzez udział w szkoleniach, kursach i programach rozwojowych. - Program Poleceń Pracowników z premią do 3 000 zł brutto za skuteczne polecenie kandydata. - Dodatkowe wsparcie dla pracowników, m.in. prezenty świąteczne dla dzieci oraz pomoc w sytuacjach losowych. - Przyjazną atmosferę pracy i możliwość udziału w spotkaniach integracyjnych, wydarzeniach świątecznych oraz inicjatywach społecznych i charytatywnych.