Asystentka Zarządu (K/M)

Naszym Klientem jest grupa spółek prowadzących działalność w kilku obszarach, obejmującą m.in. obszar nieruchomości i przedsięwzięć inwestycyjnych. W związku z rozwojem działalności naszego Klienta poszukujemy osoby, która będzie wspierać Zarząd w organizacji pracy oraz koordynacji bieżących spraw administracyjnych i organizacyjnych. ASYSTENT / ASYSTENTKA ZARZĄDU Zakres obowiązków - Organizacja pracy Zarządu: prowadzenie kalendarza, organizacja spotkań, przygotowywanie materiałów i protokołów z narad oraz monitorowanie realizacji ustaleń. - Obsługa spotkań i gości: organizacja spotkań przełożonego oraz przyjmowanie gości. - Obieg i archiwizacja dokumentów: dbanie o porządek w dokumentacji elektronicznej, aktualność rejestrów oraz dostępność szablonów i kluczowych dokumentów. - Prowadzenie rejestru umów i terminów. - Obsługa korespondencji: nadzór nad obiegiem korespondencji tradycyjnej i elektronicznej, w tym e-Doręczeń, oraz monitorowanie terminowości odpowiedzi. - Sprawy urzędowe: przygotowywanie i składanie wniosków oraz pism, kompletowanie dokumentacji, kontakt z urzędami, monitorowanie postępowań. - Administracja grupy: współpraca z dostawcami, obsługa umów serwisowych (media, telekomunikacja), zakupy i zaopatrzenie biura oraz wsparcie kierowników stacji w sprawach administracyjnych. - Zapytania ofertowe: opracowywanie zapytań oraz zbieranie i porównywanie ofert na prace, usługi i zakupy. - Wsparcie w obszarze nieruchomości: wstępna weryfikacja ofert gruntów i nieruchomości, gromadzenie dokumentacji oraz przygotowywanie zestawień i informacji na potrzeby decyzji Zarządu. - Realizacja zadań zlecanych przez przełożonego: prowadzenie researchu, przygotowywanie zestawień, porównań ofert i dokumentów wspierających podejmowanie decyzji. Wymagania - Wykształcenie wyższe. - Około 5 lat doświadczenia w pracy na stanowisku asystenckim, administracyjnym lub w obszarze office management. - Doświadczenie w samodzielnym prowadzeniu szerokiego zakresu spraw administracyjnych. - Praktyczne doświadczenie w kontaktach z urzędami, przygotowywaniu pism i wniosków oraz monitorowaniu przebiegu spraw. - Bardzo dobra znajomość Google Workspace (Drive, Docs, Sheets, Kalendarz) oraz MS Office. - Umiejętność sprawnego wyszukiwania i weryfikowania informacji, w tym świadomego i krytycznego korzystania z narzędzi AI. - Bardzo dobra znajomość języka polskiego w mowie i piśmie, w tym umiejętność redagowania pism urzędowych i korespondencji biznesowej. - Wysoka kultura osobista, dyplomacja i swoboda w kontaktach z urzędami, kontrahentami oraz partnerami biznesowymi. - Samodzielność, systematyczność, dbałość o szczegóły i umiejętność doprowadzania spraw do końca. - Umiejętność organizacji pracy, ustalania priorytetów i koordynowania kilku tematów jednocześnie. - Dyskrecja i odpowiedzialne podejście do informacji poufnych. - Stabilność zawodowa i doświadczenie w długofalowej współpracy z pracodawcą - Gotowość do pracy stacjonarnej w Warszawie, południowo-wschodnia część miasta.Mile widziane - Doświadczenie w branży nieruchomości, w kancelarii prawnej lub notarialnej. - Umiejętność korzystania z rejestrów i serwisów internetowych, takich jak EKW, KRS, CEIDG czy Geoportal. - Podstawowa znajomość zagadnień związanych z MPZP, warunkami zabudowy i księgami wieczystymi. - Prawo jazdy kat. B. - Wykształcenie kierunkowe, np. administracja, prawo, gospodarka przestrzenna, zarządzanie lub ekonomia. Nasz Klient oferuje: - Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę. - Możliwość rozwoju zawodowego i udziału w szkoleniach finansowanych przez pracodawcę, m.in. z zakresu nieruchomości. - Niezbędne narzędzia pracy: komputer i telefon służbowy.