Niezastąpiona.pl

Executive Assistant/Office Manager 13-14 tys. brutto

HRiaWarszawa

LinkedIn

6 dni temu

Praca stacjonarnaadministracja biurowaobsługa recepcjiorganizacja wyjazdówlogistykaznajomość języka angielskiego

AI Brief Check: Oferta fair

Widełki podane (13-14k brutto), zakres obowiązków jasny, umowa o pracę, wymagania adekwatne do roli EA/OM.

Wynagrodzenie: powyżej rynku

Aplikuj na tę ofertę

Wyślemy Twój profil bezpośrednio do pracodawcy.

5 pytań na rozmowę kwalifikacyjną

AI generated
  1. 1.

    Opisz konkretny przykład, kiedy jako asystentka musiałaś zaorganizować skomplikowaną podróż służbową - jakie były najtrudniejsze momenty i jak sobie z nimi poradziłaś?

  2. 2.

    Firma organizuje częste wyjazdy partnerów za granicę - jak byś podeszła do planowania takiego wyjazdu od strony logistyki, dokumentów i możliwych problemów, i które kroki wykonałabyś w pierwszej kolejności?

  3. 3.

    Jakie doświadczenie masz w obsłudze systemu zarządzania kalendarzem i mailami oraz jak organizujesz swój czas, gdy jednocześnie musisz obsługiwać recepcję, załatwić sprawy administracyjne i wspierać partnerów w ich prywatnych sprawach?

  4. 4.

    Jak radzisz sobie z nieoczekiwanymi problemami w biurze - np. awaria sprzętu, brakujące materiały czy konflikt z dostawcą - i jak komunikujesz takie sytuacje zespołowi?

  5. 5.

    Jaki jest twój poziom angielskiego i jak się czujesz podczas przeprowadzania rozmów telefonicznych, pisania maili lub tłumaczenia informacji dotyczących warunków wjazdu do obcych krajów?

Opis stanowiska

Naszym Klientem jest niewielka, stabilna firma inwestycyjna licząca kilkanaście osób. Organizacja funkcjonuje w kameralnej strukturze, z dużym naciskiem na porządek, sprawną administrację. Poszukujemy osoby, która obejmie samodzielną rolę administracyjną i będzie realnym wsparciem zespołu w codziennej pracy. Oferujemy Umowa o pracę (3 miesiące, rok, czas nieokreślony)Atrakcyjne zarobki - ok. 13-14 tys. bruttoSamodzielność i możliwość realizacji Twoich pomysłówPracę w samym centrum miastaPracę stacjonarną, sporadyczna możliwość pracy zdalnej Twoje Zadania 30-40% Twoich zadań to współpraca z Partnerami firmy:Organizacja wyjazdów w przeróżne miejscaPlanowanie, logistyka, optymalizacja wszystkich wyjazdówSprawdzanie warunków wjazdu do danego kraju itp.Ogólne przewidywanie wszystkiego co może wydarzyć się podczas wyjazdu 🙂Pomoc w organizacji spraw urzędowych np. umówienie wizyty u notariusza, zawiezienie dokumentów do urzędu, archiwizacja dokumentówUmawianie spotkań (choć Partnerzy raczej są samodzielni w prowadzeniu kalendarza)Pomoc w prywatnych sprawach PartnerówObsługa recepcji biura:Obsługa gości (średnio 1 spotkanie dziennie)Współpraca z kurieremOrganizacja podróży służbowych także dla innych członków zespołu → w biurze nie ma telefonu stacjonarnego → Prace recepcyjne to mały procent zadańNadzorowanie poprawnego działania całego biura:Zamówienia wszystkich materiałów biurowych/produktów spożywczych/ozdób itp.Naprawy, usterki, współpraca z zarządcą budynkuWspółpraca z Managerem ds. Marketingu (organizacja imprez, prezentów itp.)Współpraca z osobą z ITOnboarding nowych osóbZbieranie, porządkowanie i przekazywanie do księgowości zewnętrznej wszystkich faktur Oczekujemy CHĘĆ I MOTYWACJA do pracy jako EA/OMDoświadczenie asystenckie np. jako PA/EAInicjatywna, proaktywna postawa, wyprzedzanie zdarzeńDobra, praktyczna znajomość jęz. angielskiego (częsty kontakt z językiem – spotkania, telefony, maile) Zachęcamy do składania aplikacji. Czekamy na Twoje CV! Do usłyszenia 😊 Widniejemy w Krajowym Rejestrze Agencji Zatrudnienia pod numerem 18653. www.hria.pl

Źródło: LinkedIn