Executive Assistant to Chief Executive Officer

Cel stanowiska Kompleksowe wsparcie CEO w zarządzaniu czasem, komunikacją, priorytetami operacyjnymi i strategicznymi. Stanowisko łączy odpowiedzialność organizacyjną (kalendarz, spotkania, podróże) z rolą strategicznego partnera CEO — zarządzanie przepływem informacji, priorytetyzacja spraw trafiających do zarządu, reprezentowanie CEO w kontaktach wewnętrznych i zewnętrznych oraz nadzór nad projektami specjalnymi. 🔧 Zakres obowiązków - Planowanie i bieżące zarządzanie kalendarzem CEO z uwzględnieniem priorytetów biznesowych. - Koordynacja terminów spotkań wewnętrznych i zewnętrznych, rozwiązywanie kolizji terminowych. - Wstępna selekcja i priorytetyzacja spraw trafiających do CEO, w tym samodzielne podejmowanie decyzji o pilności i sposobie delegowania. - Przygotowywanie i nadzorowanie agend spotkań, protokołów oraz działań follow-up. - Przygotowywanie briefów przed spotkaniami: kontekst sprawy, sylwetki uczestników/partnerów biznesowych, kluczowe decyzje do podjęcia. - Koordynacja posiedzeń Rady Nadzorczej ( w tym przygotowanie pełnej niezbędnej dokumentacji) - Redagowanie i przygotowywanie korespondencji, prezentacji oraz materiałów na spotkania. - Koordynacja komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej w imieniu CEO - Zarządzanie poufnymi informacjami z zachowaniem najwyższej dyskrecji. - Organizacja podróży służbowych: rezerwacje, logistyka - Koordynacja wizyt gości i partnerów biznesowych, organizacja spotkań - Rozliczenia wydatków oraz zarządzanie budżetem biura CEO (podróże, eventy, upominki biznesowe). - Koordynacja projektów specjalnych oraz zadań ad hoc zlecanych przez CEO. - Współpraca z innymi działami w zakresie organizacji wydarzeń i procesów administracyjnych. ✅ Wymagania: - Min. 3–5 lat doświadczenia na podobnym stanowisku (Executive Assistant, Personal Assistant, Chief of Staff). - Wykształcenie wyższe ( pref. Prawo, Zarządzanie, Administracja) - Doświadczenie w środowisku międzynarodowym - Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office - Znajomość języka angielskiego na poziomie C1 (w mowie i piśmie). - Umiejętność obsługi narzędzi do zarządzania kalendarzem, podróżami i projektami. - Prawo jazdy kat. B - Doskonała organizacja pracy własnej i umiejętność zarządzania wieloma priorytetami jednocześnie. - Wysoka dyskrecja i umiejętność pracy z poufnymi informacjami. - Proaktywność, samodzielność i umiejętność przewidywania potrzeb przełożonego. - Doskonałe umiejętności komunikacyjne i interpersonalne. - Umiejętność pracy pod presją czasu i w dynamicznym środowisku 🎁Co oferujemy - Bezpośrednią współpracę z CEO oraz możliwość poznania firmy i procesów decyzyjnych z perspektywy najwyższego szczebla zarządzania. - Realny wpływ na organizację pracy CEO, przepływ informacji oraz realizację kluczowych priorytetów biznesowych. - Udział w strategicznych projektach i inicjatywach realizowanych na poziomie Zarządu. - Duży zakres samodzielności i odpowiedzialności oraz przestrzeń do proponowania i wdrażania własnych usprawnień. - Pracę w dynamicznym, międzynarodowym środowisku oraz kontakt z kluczowymi partnerami biznesowymi i interesariuszami firmy. - Możliwość zdobywania szerokiej wiedzy biznesowej poprzez współpracę z różnymi obszarami organizacji. - Platformę benefitową z z możliwością skorzystania z Multisport, prywatną opieka medyczną oraz naukę języka angielskiego z lektorem