Koordynator ds. wsparcia biznesu i procesów administracyjnych (Warszawa / Polska)

Poszukujemy osoby, która pomoże nam zapewnić sprawne funkcjonowania naszej firmy. Krótko o nas Medicofarma S.A to niezależne polskie CDMO z siedzibą w Warszawie i zakładem produkcyjnym w Radomiu, które istnieje na rynku od 2004 roku. Jesteśmy jedną z najszybciej rozwijających się firm w polskim sektorze produkcji kontraktowej wyrobów medycznych, produktów leczniczych oraz suplementów diety. Posiadamy certyfikat EU GMP, ISO 13485, HACCP oraz certyfikat ALFA, który zezwala na wytwarzanie produktów dla zwierząt. Medicofarma S.A. to przede wszystkim ludzie. Nasz zespół tworzą osoby ceniące wyzwania, pełne pasji i zaangażowania. Pracownikom zapewniamy przyjazną, zespołową atmosferę, a także przestrzeń do innowacyjności, gdyż jesteśmy firmą otwartą na nowe pomysły i odważne działania. W naszym biurze w Warszawie,w dzielnicy Bemowo, pracujemy w niewielkim, ale efektywnym i kompetentnym zespole, działającym w atmosferze współpracy, otwartości i wysokiej kultury organizacyjnej. Cenimy kreatywność, samodzielność w myśleniu, ale też odpowiedzialność, uczciwość i zaangażowanie. Obecnie poszukujemy osoby na stanowisko Koordynator ds. Wsparcia Biznesu i Procesów administracyjnych do naszego biura zlokalizowanego przy ulicy Łęgi 7 A w Warszawie (Bemowa, zaraz obok stacji metra Karolin) - praca stacjonarna. Osoba ta raportować będzie do Dyrektora Zarządzającego Medicofarma S.A. Zakres współpracy obejmować będzie: zespół lokalny oraz oddziały zagraniczne spółek powiązanych, zakład produkcyjny w Radomiu, partnerów zewnętrznych (księgowość, inne), klientów firmy, dostawców usług. Cel stanowiska Zapewnienie sprawnego funkcjonowania operacyjnego firmy, w tym głównie wsparcie procesów biznesowych w bezpośredniej współpracy z Dyrektorem Zarządzającym oraz zarządzanie obszarami administracyjnymi    Ramowy zakres obowiązków: 1.     Wsparcie procesów biznesowych   ·        Tworzenie regularnych raportów sprzedaży i analiz danych ·        Przygotowywanie prezentacji biznesowych ·        Koordynacja kalendarza spotkań z partnerami zewnętrznymi ·        Uczestniczenie w procesie planowania ·        Utrzymywanie komunikacji z partnerami zewnętrznymi ·        Prowadzenie profilu firmy na LinkedIn ·        Wsparcie Dyrektora Zarządzającego w procesie pozyskiwania nowych kontrahentów   2.     Administracja i obieg dokumentów - Koordynacja obiegu dokumentów wewnątrz firmy - Archiwizacja dokumentów i umów                 3.     Organizacja pracy biura - Organizacja pracy biura (korespondencja, dostawy, kontakt z usługodawcami) - Wsparcie Dyrektora Zarządzającego w kwestiach praktycznych takich jak organizacja podróży i spotkań - Dbałość o wizerunek biura - Zakupy usług i produktów na potrzeby biura 4.     Compliance i procedury - Tworzenie dokumentów na potrzeby urzędów - Wsparcie wdrażania procedur 5.     RODO i archiwizacja - Zarządzanie dokumentacją i danymi osobowymi zgodnie z zasadami poufności. - Gromadzenie zgód RODO i wsparcie w obsłudze zapytań. - Utrzymanie porządku w archiwum i przygotowanie dokumentów do utylizacji.      Nasze oczekiwania - Min. 3 -letnie doświadczenie w obszarze wsparcia procesów biznesowych i administracyjnych w sektorze farmaceutycznym, wyrobów medycznych, suplementów diety lub kosmetyków. - Umiejętność samodzielnej pracy i podejmowania decyzji, bardzo dobra organizacja pracy. - Wysoko rozwinięte kompetencje interpersonalne, w tym umiejętność działania z zachowaniem poufności i dyplomacji. - Ogólna znajomość systemów informatycznych i aplikacji webowych; dobra biegłość komputerowa oraz gotowość do nauki nowych narzędzi i systemów. - Bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność priorytetyzacji zadań. - Wysoka samodzielność oraz proaktywne podejście do obowiązków. - Dobra znajomość języka angielskiego (praca w środowisku międzynarodowym). - Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office (w szczególności PowerPoint i Excel) - Komunikatywność i łatwość w nawiązywaniu kontaktów. - Wysoka świadomość compliance i etyka zawodowa.   Oferujemy - Pracę w środowisku opartym na wysokich standardach etycznych i compliance - Wynagrodzenie adekwatne do doświadczenia - Krótkie ścieżki decyzyjne - Kulturę organizacyjną opartą na zaufaniu, jakości i długofalowych relacjach - Eskpozycję na relacje międzynarodowe w ramach grupy właścicielskiej oraz z klientami   Kogo szukamy? To nie jest rola dla osób na początku kariery ani typowo administracyjna. Szukamy osoby, która ma już doświadczenie w samodzielnym prowadzeniu procesów i dobrze odnajduje się w środowisku wymagającym wysokiej precyzji i odpowiedzialności. Ta rola najlepiej sprawdzi się u osób, które mają doświadczenie w pracy w firmie farmaceutycznej lub pokrewnym, regulowanym środowisku. Jeśli posiadasz doświadczenie oraz chcesz wspierać operacyjnie zespół Medicofarma, zapraszamy do rozmowy. Aplikuj i dołącz już teraz do zespołu Medicofarma, wysyłając email na adres: m.kurylek@medicofarma.pl