Office Administrative Assistant

AVASKWarszawa

7 dni temu

Praca stacjonarnaMicrosoft Officejęzyk polskijęzyk angielskiadministracja dokumentówzarządzanie portfelem klienta

AI Brief Check: Oferta fair

Widełki podane, wymagania adekwatne do 3 lat doświadczenia, wynagrodzenie powyżej minimum rynkowego dla asystentki w Warszawie.

Wynagrodzenie: rynkowe

Aplikuj na tę ofertę

Wyślemy Twój profil bezpośrednio do pracodawcy.

5 pytań na rozmowę kwalifikacyjną

AI generated

1.
Opisz konkretny przykład, kiedy musiałaś zarządzać dużym portfelem klientów jednocześnie. Jak organizowałaś pracę, aby nie przegapić żadnych deadline'ów i utrzymać dokładność danych?
2.
Jakie systemy informatyczne i narzędzia MS Office wykorzystywałaś w poprzednich stanowiskach? Opowiedz o sytuacji, w której efektywnie wykorzystałaś Excel lub Word do rozwiązania problemu administracyjnego.
3.
Miałaś już doświadczenie w obsłudze dokumentacji VAT, rejestracji czy komunikacji z organami podatkowymi? Jeśli tak, opisz najważniejsze wyzwania, które napotkałaś.
4.
Jak postępujesz, gdy jednocześnie masz kilka pilnych zadań z krótkim deadline'em? Podaj konkretny przykład, gdy musiałaś ustalić priorytety i wyjaśnij swoją strategię.
5.
Opisz swoją metodę na utrzymanie porządku i bezpieczeństwa poufnych dokumentów firmowych i klientów. Jakie procedury bezpieczeństwa wdrażałaś w poprzednich miejscach pracy?

Opis stanowiska

Role: Office Administrative Assistant Location: Warsaw (in-person) Salary: 6,900 - 7,900 gross PLN/month We are recruiting for a proactive, highly organised Office Administrative assistant to support our operational and administrative functions. Office Administrative Assistant, the role Client & Portfolio Management Manage a large and varied client portfolio to a high standard, both nationally and internationally.Administer onboarding of new clients, including organising EPR & VAT registration documents, as well as updating registrations of existing clients.Maintain accurate internal systems with up‑to‑date client information.Supporting other members of the VAT registration and VAT compliance teams in their daily tasks. Administrative Responsibilities Organise and maintain filing systems for confidential company and client documentation.Manage office supply stocks and place orders as needed.Distribute and store incoming and outgoing correspondence, including letters, emails, and parcels.Handle commercial and fiscal documentation (e.g., powers of attorney, deeds, tax forms) with relevant authorities.Perform ad‑hoc administrative duties as required. Communication & Coordination Communicate professionally with clients, colleagues, authorities and external partners by phone and email.Maintain transparent internal communication to support a seamless customer journey.Work effectively both independently and within a small team.Project & Deadline ManagementMonitor and meet deadlines for both routine tasks and ad‑hoc work.Keep up‑to‑date with industry changes and engage in self-development. Office Administrative Assistant, the person Essential 3 years of relevant administrative experience in a similar or fast‑paced environment.Excellent knowledge of Microsoft Office products.Strong organisational and problem‑solving skills, with high attention to detail.Excellent written and verbal communication skills in Polish and English.Ability to multitask, work independently, and manage competing priorities.Enthusiastic, self‑driven, and a quick learner.Experience handling confidential documentation and working with authorities or regulatory bodies. Desirable Knowledge of international e‑commerce.Knowledge of local tax authority procedures and obligations.

Źródło: LinkedIn