Office Coordinator

Szukamy osoby, która będzie odpowiedzialna za sprawne funkcjonowanie naszego biura i zadba o to, aby zarówno pracownicy, współpracownicy, jak i goście czuli się u nas komfortowo każdego dnia. Zakres zadań: - kompleksowa organizacja pracy biura i recepcji, - profesjonalna obsługa gości, klientów oraz dostawców, - prowadzenie recepcji oraz obsługa połączeń telefonicznych, - koordynacja obiegu korespondencji i dokumentów, - dbanie o estetykę recepcji, sal konferencyjnych oraz przestrzeni wspólnych, - monitorowanie i uzupełnianie zapasów artykułów biurowych, spożywczych i materiałów eksploatacyjnych, - współpraca z dostawcami usług (m.in. administracja budynku, serwis sprzątający, kurierzy, catering, hotele), - organizacja spotkań biznesowych oraz wsparcie przy wydarzeniach firmowych, - przygotowywanie stanowisk pracy dla nowych pracowników we współpracy z działem IT, - prowadzenie ewidencji kart dostępu oraz wsparcie w bieżącej administracji biura, - koordynowanie serwisu urządzeń biurowych, - wsparcie Zarządu i pozostałych działów w bieżących zadaniach administracyjnych, - dbanie o prawidłową organizację dokumentacji administracyjnej, - inicjowanie i wdrażanie usprawnień zwiększających efektywność funkcjonowania biura. Kogo szukamy? Szukamy osoby, która: - posiada minimum 3 lata doświadczenia w administracji biura, office management lub na podobnym stanowisku, - doskonale organizuje swoją pracę i potrafi ustalać priorytety, - zwraca uwagę na szczegóły i dba o wysoką jakość wykonywanych zadań, - jest samodzielna, odpowiedzialna i proaktywna, - potrafi budować dobre relacje z pracownikami, klientami i dostawcami, - nie boi się podejmować decyzji i rozwiązywać bieżących problemów, - bardzo dobrze posługuje się pakietem Microsoft Office lub Google Workspace, - swobodnie komunikuje się w języku polskim oraz angielskim. Mile widziane - doświadczenie we współpracy z dostawcami i negocjowaniu warunków współpracy, - doświadczenie w środowisku korporacyjnym lub w dynamicznie rozwijającej się firmie.