Praca stacjonarnajęzyk polskijęzyk angielskiMS OfficeExcelPowerPoint
AI Brief Check: Sprawdź uważnie
Brak widełek wynagrodzenia. Szeroki zakres obowiązków (IT, HR, tłumaczenia, events). Nowa rola bez jasno zdefiniowanych granic.
Aplikuj na tę ofertę
Wyślemy Twój profil bezpośrednio do pracodawcy.
5 pytań na rozmowę kwalifikacyjną
AI generated
1.
Opisz konkretny przykład, gdy musiałaś jednocześnie obsługiwać kilka zadań administracyjnych (np. organizować spotkanie, rozwiązywać problem z drukarką i komunikować się z dostawcą) - jak podeszłaś do ustalenia priorytetów?
2.
Jakie doświadczenie masz w negocjowaniu z dostawcami usług lub produktów biurowych i jak radziłaś sobie z kontrolą kosztów?
3.
Przygotowałaś kiedyś event lub spotkanie firmowe? Opowiedz o tym, jakie były Twoje obowiązki od momentu planowania do realizacji.
4.
Jak radzisz sobie z obsługą sprzętu biurowego oraz rozwiązywaniem podstawowych problemów technicznych (drukarki, skanery, laptopy)? Jakie sytuacje pamiętasz?
5.
W swojej poprzedniej pracy, jak komunikowałaś się z pracownikami biura w sprawach organizacyjnych lub z osobami z kadr zarządzającej - na jakim poziomie formalności się poruszałaś?
Opis stanowiska
Office Manager
Warszawa | praca stacjonarna
Do naszego zespołu poszukujemy osoby, która będzie odpowiedzialna za codzienne funkcjonowanie biura, wsparcie pracowników pracujących na miejscu oraz obsługę procesów administracyjnych i organizacyjnych.
Idealny kandydat/ka to osoba komunikatywna, nastawiona na współpracę z innymi i dobrze odnajdująca się w codziennym kontakcie z pracownikami oraz dostawcami. Osoba ta powinna być odporna na stres, elastyczna i potrafiąca działać sprawnie w zmiennym, dynamicznym środowisku. Ważna jest dobra organizacja pracy, umiejętność łączenia wielu zadań jednocześnie oraz uważność na szczegóły. Cenimy samodzielność, inicjatywę, odpowiedzialne podejście do obowiązków oraz gotowość do uczenia się nowych rzeczy.
Zakres obowiązków
- Administracja biura oraz sprzętu biurowego i IT.
- Wsparcie pracowników pracujących stacjonarnie w zakresie min. kart dostępu, parkingu, bieżących kwestii organizacyjnych).
- Współpraca z dostawcami usług i produktów biurowych (artykuły biurowe, serwis techniczny, sprzątanie, niszczenie dokumentów).
- Obsługa benefitów pracowniczych (karty sportowe, prywatna opieka medyczna, ubezpieczenie grupowe)
- Organizacja spotkań i wydarzeń firmowych w biurze oraz poza nim (rezerwacje sal, logistyka, wyposażenie).
- Zarządzanie firmowymi materiałami i gadżetami (zestawy powitalne, prezenty okolicznościowe).
- Wsparcie w tłumaczeniach komunikacji wewnętrznej (język polski / angielski).
- Prace administracyjne związane z dokumentacją (drukowanie, skanowanie, dystrybucja).
Wymagania
- Bardzo dobra znajomość języka polskiego i angielskiego w mowie i piśmie.
- Gotowość do pracy w biurze 5 dni w tygodniu.
- Doświadczenie na podobnym stanowisku (administracja biura, office manager, back office).
- Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności Excel i PowerPoint.
- Doświadczenie w obsłudze sprzętu biurowego i podstawowa wiedza techniczna (drukarki, skanery, laptopy).
- Umiejętność samodzielnej organizacji pracy i odpowiedzialność za powierzone zadania.
Mile widziane
- Umiejętność prowadzenia rozmów z dostawcami i pilnowania kosztów.
- Znajomość dodatkowych języków obcych.
- Doświadczenie w pracy w środowisku międzynarodowym.
- Swoboda w kontaktach z kadrą zarządzającą.
Co dajemy od siebie?
- Wsparcie zawsze gdy tego potrzebujesz a na początku zaplanowany onboarding.
- Możliwość tworzenia tej roli - jest nowa w organizacji.
- Prywatną opiekę medyczną Medicover.
- Kartę sportową Multisport dofinansowaną przez pracodawcę.
- Budżet na szkolenia i rozwój.
- Integracje ogólnofirmowe i zespołowe.
