Praca stacjonarnajęzyk angielski B2zarządzanie biuremzarządzanie zespołemzarządzanie budżetemobsługa floty samochodowej
AI Brief Check: Sprawdź uważnie
Brak widełek wynagrodzenia. Szeroki zakres obowiązków (flota, budżet, compliance, odprawy celne, zarządzanie zespołem). Niestandardowe dla OM.
Aplikuj na tę ofertę
Wyślemy Twój profil bezpośrednio do pracodawcy.
5 pytań na rozmowę kwalifikacyjną
AI generated
1.
Opisz sytuację, w której musiałaś jednocześnie zarządzać kilkoma pilnymi zadaniami administracyjnymi - jak zdecydowałaś, które są priorytetowe i jak je zorganizowałaś?
2.
Jakie procedury biurowe wdrażałaś w poprzedniej pracy i jak mierzyłaś ich efektywność? Czy potrafisz podać konkretny przykład optymalizacji procesów?
3.
Miałaś już doświadczenie w zarządzaniu flotą pojazdów lub koordynacji pracy z zewnętrznymi dostawcami usług? Jak radzisz sobie z monitorowaniem umów i rozliczeniami?
4.
Jak radziłaś sobie z komunikacją pomiędzy różnymi działami lub zespołami o sprzecznych interesach? Podaj przykład sytuacji, gdzie musiałaś być mediatorem.
5.
Jakie narzędzia i systemy IT wykorzystywałaś do zarządzania dokumentami, budżetem biura lub harmonogramami pracy? Jak szybko adaptujeszę się do nowych platform i oprogramowania?
Opis stanowiska
Office Manager/ka
Miejsce pracy: Warszawa (praca stacjonarna)
Raportuje do: Operations Director
Zakres obowiązków
Organizacja i zapewnienie efektywnego funkcjonowania biura
Odpowiedzialność za sprawne, profesjonalne działanie biura w dynamicznym i szybko zmieniającym się środowisku. Zarządzanie codziennymi operacjami administracyjnymi, w tym obiegiem dokumentów, korespondencją, dostawami oraz współpracą z usługodawcami. Nadzór nad przestrzenią biurową, w tym współpraca z administracją budynku, serwisami technicznymi i dostawcami usług. Dbałość o wysoki standard środowiska pracy, komfort pracowników oraz pozytywne doświadczenia gości.
Zarządzanie zespołem i współpraca wewnętrzna
Koordynacja pracy Office Assistant oraz zapewnienie efektywnego przepływu informacji w zespole. Ścisła współpraca z działami Operacji, HR, Finance, Compliance, Sales, IT oraz zespołami globalnymi. Współpraca z koordynatorami biur w innych lokalizacjach w Polsce.
Zarządzanie flotą i współpraca z firmą zewnętrzną
Koordynacja komunikacji i współpracy z firmą zewnętrzną odpowiedzialną za obsługę floty samochodowej. Monitorowanie umów, zgłoszeń, serwisów, odbiorów i zwrotów pojazdów. Wsparcie pracowników w zakresie użytkowania samochodów służbowych oraz nadzór nad zgodnością procesów flotowych.
Procesy administracyjne i operacyjne
Tworzenie, optymalizacja i wdrażanie procedur biurowych oraz administracyjnych. Zarządzanie budżetem biura, kontrola kosztów oraz rozliczenia z dostawcami. Organizacja wydarzeń firmowych oraz wsparcie działań operacyjnych. Uczestnictwo w odprawach celnych.
Kluczowe kompetencje
Zdolność do efektywnego działania w środowisku wymagającym elastyczności oraz umiejętności szybkiej adaptacji do zmieniających się priorytetów. Doświadczenie na stanowisku Office Managera lub w roli o porównywalnym zakresie odpowiedzialności, najlepiej zdobyte w organizacji o wysokich standardach operacyjnych. Wysoki poziom samodzielności, odpowiedzialności i organizacji pracy, w tym umiejętność skutecznego zarządzania wieloma równoległymi zadaniami. Rozwinięte kompetencje interpersonalne, obejmujące budowanie profesjonalnych relacji, wspieranie współpracy zespołowej oraz dbałość o kulturę organizacyjną. Znajomość języka angielskiego na poziomie umożliwiającym swobodną komunikację i współpracę w środowisku międzynarodowym (min. B2)