Praca stacjonarnajęzyk angielski - bardzo dobryMS Officeprocedury administracyjneprawo pracyprocesy wizowe
AI Brief Check: Sprawdź uważnie
Brak widełek płacowych, bardzo szeroki zakres obowiązków (5 biur, wizy, legalizacja cudzoziemców, rekrutacja zagraniczna) przy 2-3 latach doświadczenia.
Aplikuj na tę ofertę
Wyślemy Twój profil bezpośrednio do pracodawcy.
5 pytań na rozmowę kwalifikacyjną
AI generated
1.
Opisz konkretny przykład z Twojego doświadczenia, gdy musiałaś jednocześnie zarządzać biurem głównym i wspierać kilka oddziałów - jak organizowałaś pracę i jakie wyzwania napotkałaś?
2.
Czy masz doświadczenie w obsłudze procesów wizowych lub legalizacji pobytu pracowników cudzoziemskich? Jeśli tak, jakie kroki podejmowałaś i jakie instytucje byly Ci znane?
3.
Jak zorganizowałabyś bieżącą komunikację i koordynację z wieloma dostawcami usług (sprzątanie, kurierzy, serwisy techniczne) jednocześnie, aby zapewnić sprawne funkcjonowanie biura?
4.
Podaj przykład sytuacji, gdy musiałaś rozwiązać pilny problem administracyjny lub logistyczny - jak podeszłaś do problemu i jaki był rezultat?
5.
W ofercie widnieje praca w języku angielskim - opisz scenariusz, w którym korespondencja zagraniczna lub komunikacja z zagranicznymi instytucjami stanowiłaby część Twoich obowiązków - jak się do tego czujesz?
Opis stanowiska
Zakres obowiązków:
- Kompleksowe zarządzanie biurem w Warszawie oraz wsparcie pozostałych biur w Gdyni, Wrocławiu, Rawie Mazowieckiej i Somiance, zapewniające sprawne i profesjonalne funkcjonowanie wszystkich lokalizacji
- Współpraca z dostawcami usług (zaopatrzenie biura, poczta, kurierzy, serwis sprzątający, serwisy techniczne)
- Wsparcie bieżących działań Zarządu oraz organizacja podróży służbowych dla pracowników
- Nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów oraz ich archiwizacja
- Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz prowadzenie rejestrów obowiązujących w biurze
- Współpraca z biurem księgowym, instytucjami oraz urzędami
- Organizacja i koordynacja procesów wizowych do Wielkiej Brytanii dla pracowników, w tym przygotowywanie dokumentacji oraz kontakt z odpowiednimi instytucjami
- Koordynacja procesów rekrutacyjnych pracowników zagranicznych
- Organizacja i nadzór nad procesem legalizacji pobytu pracowników cudzoziemskich oraz uzyskiwaniem pozwoleń na pracę
- Inne zadania zlecone przez przełożonego
Wymagania:
- Minimum 2–3 lata doświadczenia na podobnym stanowisku (Office Manager / Asystent(-ka) Zarządu z obowiązkami zarządzania biurem)
- Znajomość procedur administracyjnych oraz podstaw prawa pracy (w szczególności w obszarze zatrudniania cudzoziemców będzie stanowiło dodatkowy atut)
- Bardzo dobra organizacja pracy oraz umiejętność ustalania priorytetów
- Bardzo dobra znajomość języka angielskiego, codzienna praca w języku angielskim
- Wysoko rozwinięte zdolności analityczne, interpersonalne, komunikacyjne i organizacyjne
- Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office
- Wysoka kultura osobista
- Umiejętność rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji
- Dyspozycyjność i elastyczność w działaniu
Mile widziane:
- Doświadczenie w zakresie procesów wizowych, legalizacji pobytu i zatrudniania cudzoziemców
Oferujemy:
- Stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę lub kontrakt B2B w dynamicznie rozwijającej się firmie
- Atrakcyjne wynagrodzenie adekwatne do posiadanych umiejętności i doświadczenia
- Pakiet benefitów: prywatna opieka medyczna, karta multisport, owoce, kawa, herbata, woda, spotkania integracyjne, dofinansowanie nauki języków obcych
- Bardzo zgrany zespół, z którym świetnie się pracuje, tworzący rozwojową kulturę opartą o szacunek
- Partnerskie traktowanie, autentyczne wsparcie, cele, dzięki którym będziesz mógł się rozwijać, uczyć i osiągać więcej
- Ambitną, pełną autentycznych i rozwojowych wyzwań pracę, do której będziesz przychodził z przyjemnością i motywacją