Office Manager

Hoogells to butikowa kancelaria prawna obsługująca największe projekty infrastrukturalne i transakcyjne w Polsce — drogi, linie kolejowe, inwestycje energetyczne, transakcje korporacyjne. Pracuje w niej kilkanaście osób. Nie szukamy kogoś, kto "obsłuży biuro". Szukamy osoby, bez której kancelaria po prostu nie działa.   CO ROBISZ Jesteś operacyjnym centrum Hoogells. W pierwszych 6 miesiącach przejmujesz pełną odpowiedzialność za cztery obszary: Biuro i administracja: - zarządzasz biurem przy ul. Bobrowieckiej 8 — dostawcy, wyposażenie, serwis, umowy z usługodawcami, budżet operacyjny; - organizujesz spotkania z klientami i wydarzenia kancelarii — od rezerwacji sali po materiały i follow-up; - obsługujesz korespondencję, zarządzasz kalendarzami Partnerów, pilnujesz terminów. Rekrutacja: - koordynujesz procesy rekrutacyjne od strony logistycznej — komunikacja z kandydatami, umawianie panelów, agregacja ocen po każdym etapie; - prowadzisz onboarding i offboarding pracowników — kompletowanie dokumentacji, przygotowanie stanowiska pracy, koordynacja dostępów. HR i kadry: - koordynujesz współpracę z zewnętrznym biurem kadrowo-płacowym — przekazywanie dokumentów, kontrola poprawności list płac, obsługa zmian kadrowych; - prowadzisz ewidencję czasu pracy, urlopów i absencji oraz pilnujesz terminów wynikających z Kodeksu pracy; - zarządzasz dokumentacją pracowniczą i współpracowników (akta osobowe, umowy, aneksy, świadectwa pracy); - kontaktujesz się z dostawcami usług HR: BHP, medycyna pracy, szkolenia obowiązkowe. Finanse i księgowość: - koordynujesz współpracę z zewnętrznym biurem rachunkowym — terminowe przekazywanie dokumentów (faktury, wyciągi, paragony), odpowiedzi na pytania księgowości; - kontrolujesz terminowość płatności zobowiązań kancelarii i monitorujesz należności; - wystawiasz faktury za usługi kancelarii i dbasz o poprawność danych; - przygotowujesz bieżące zestawienia kosztów biurowych i wspierasz Partnerów w planowaniu budżetu operacyjnego; - zarządzasz kartami służbowymi i rozliczeniami wydatków pracowników.   Pracujesz bezpośrednio z Partnerami.    CO DOSTAJESZ - Pracę, której efekty są widoczne — Hoogells jest mała, każda inicjatywa ma autora. - Kulturę szczerości: jasne oczekiwania, regularny feedback. - Wynagrodzenie adekwatne do doświadczenia i ambicji, negocjowane indywidualnie. - Bezpośredni dostęp do Partnerów i pełny wgląd w to, jak działa kancelaria premium. - Pakiet benefitów: opieka medyczna, Multisport. - Biuro w Castor Park (ul. Bobrowiecka 8, Warszawa) — nowoczesna przestrzeń w pobliżu centrum.   CZEGO OCZEKUJEMY - Min. 3 lata doświadczenia na stanowisku Office Manager lub zbliżonym w kancelarii prawnej, firmie doradczej lub środowisku o porównywalnej dynamice. - Praktyczne doświadczenie w koordynacji procesów kadrowo-płacowych i współpracy z zewnętrzną księgowością. - Samodzielność i inicjatywa — nie potrzebujesz mikromanagementu, widzisz co trzeba zrobić i robisz to. - Umiejętność pracy z ludźmi o wysokich oczekiwaniach i szybkim tempie. - Bardzo dobra znajomość języka angielskiego — poziom umożliwiający swobodną korespondencję z klientami. - Biegłość w MS Office (Word, Excel, Outlook, Teams) na poziomie zaawansowanym. - Dyskrecja i rozumienie zasad poufności w środowisku prawniczym.   TA ROLA JEST DLA CIEBIE, JEŚLI - Chcesz pracować w miejscu, gdzie standard jest wyższy niż rynkowa przeciętna — i gdzie to wymaganie dotyczy wszystkich, w tym Ciebie.  - Cenisz satysfakcję płynącą z realnego wpływu – kiedy sprawność Twojego działania przekłada się na sprawność działania całej kancelarii. - Jeśli chcesz środowiska, w którym Twoja praca jest widoczna, ceniona i ma bezpośredni wpływ na to, jak Hoogells jest postrzegane na zewnątrz.   TA ROLA NIE JEST DLA CIEBIE, JEŚLI  - Szukasz spokojnej pracy biurowej bez presji terminów i okresowych spiętrzeń odpowiedzialności. - Wolisz czekać na instrukcje niż działać z własnej inicjatywy.  - Wolisz komunikację nastawioną głównie na komfort, zamiast bezpośredniego, konstruktywnego feedbacku, który wspiera rozwój i podnosi standard pracy. - Chcesz być jedną z wielu osób w dużej organizacji niż osobą, od której realnie zależy sprawne funkcjonowanie całego zespołu.   JAK WYGLĄDA REKRUTACJA - Rozmowa wstępna — 30 minut z Anną Oleksiewicz, założycielem i wspólnikiem zarządzającym. Poznajemy się, omawiamy kontekst roli i Twoje doświadczenie. - Panel z Partnerami — 60 minut. Weryfikacja kompetencji, stylu pracy, dopasowania kulturowego. - Values check — 45 minut poświęcone wyłącznie kulturze i wartościom Hoogells.   Każda aplikacja otrzymuje odpowiedź w 5 dni roboczych. Zindywidualizowaną, nie automatyczną.   APLIKUJ Wyślij CV oraz 3–5 zdań – „Dlaczego ta rola jest dla Ciebie?” — na adres: anna.oleksiewicz@hoogells.pl,  z tytułem wiadomości: Office Manager | [Twoje imię i nazwisko].   Pracuj z najlepszymi. Mów wprost. Rośnij szybciej. - hoogells.pl