Office Manager (międzynarodowa korporacja)

Dla naszego Klienta, polskiego oddziału międzynarodowej korporacji z branży usług finansowych poszukujemy Office Managera z ugruntowanym wieloletnim doświadczeniem na analogicznym stanowisku. Zatrudniony kandydat/kandydatka będzie zarządzał/a prawidłowym funkcjonowaniem biura i wspierał/a zespół w codziennych zadaniach. Zakres obowiązków: Zarządzanie biurem: - Współpraca z jednostkami biznesowymi w celu bieżącego rozpoznawania i realizowania ich potrzeb związanych z powierzchnią biurową, infrastrukturą, wyposażeniem i administracją, we współpracy z odpowiednimi przedstawicielami działów. - Koordynowanie aktualizacji planów powierzchni biurowej, zgodnie z prognozami zatrudnienia w poszczególnych jednostkach biznesowych, a także regularne przekazywanie informacji do centrali. - Monitorowanie i nadzorowanie harmonogramów prac konserwacyjnych oraz funkcjonowania infrastruktury budynkowej. - Pełnienie funkcji osoby pierwszego kontaktu w przypadku alarmów dotyczących systemu zarządzania budynkiem oraz innych alarmów związanych z infrastrukturą obiektu. - Organizowanie i koordynowanie przeprowadzek oraz zmian aranżacyjnych w biurze. - Wspieranie wdrażania i utrzymywania lokalnych procedur z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, zgodnych z polityką firmy oraz lokalnymi przepisami. - Zgłaszanie zdarzeń związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy oraz reagowanie na nie, w tym współpraca z zespołem ds. BHP za granicą. - Zapewnianie sprawnego funkcjonowania kluczowych obszarów biura, w tym: poczty wewnętrznej oraz usług pocztowych i kurierskich, recepcji i centrali telefonicznej, archiwum, obsługi prenumerat i subskrypcji. - Współpraca z lokalnymi dostawcami usług, zależnie od bieżących potrzeb, w porozumieniu z odpowiednimi jednostkami biznesowymi. - Współpraca z działem finansowym w zakresie raportowania dotyczącego centrów kosztów, powierzchni biurowej i poziomu jej wykorzystania. - Współpraca z działem IT w celu uwzględnienia aspektów technologicznych w projektach i raportach realizowanych przez Corporate Services. - Współpraca z zespołem Corporate Services w Londynie w zakresie organizacji podróży służbowych. - Wsparcie w koordynowaniu ubezpieczenia biura we współpracy z lokalnymi jednostkami biznesowymi, brokerami oraz specjalistami ds. ubezpieczeń w firmie. - Pełnienie funkcji ogólnego punktu kontaktu w sprawie bieżących, niestandardowych zadań administracyjnych pojawiających się w biurze. - Przygotowywanie i procesowanie faktur w sposób zapewniający ich terminową płatność. Wsparcie zespołu: - Obsługa połączeń telefonicznych i faksu. - Organizowanie i koordynowanie spotkań. - Koordynowanie telekonferencji, podróży służbowych oraz wydarzeń specjalnych organizowanych dla działu lub zespołu. - Prowadzenie i aktualizowanie harmonogramu urlopów członków zespołu. - Dbałość o prawidłowy obieg dokumentów i wsparcie w ich przygotowywaniu. - Tworzenie i bieżące prowadzenie systemu archiwizacji dokumentów. - Obsługa gości w biurze. - Rezerwowanie sal konferencyjnych oraz dbanie o ich właściwe przygotowanie. - Przygotowywanie i obsługa systemów audiokonferencyjnych. - Aktualizowanie i prowadzenie bazy klientów oraz kontrahentów. - Wsparcie pracowników w zakresie organizacji podróży służbowych. - Przygotowywanie i terminowe rozliczanie delegacji oraz wydatków służbowych, zgodnie z polityką firmy i zasadami obowiązującymi w firmie. Wymagania: - 8 – 10 lat doświadczenia na podobnym stanowisku, np. koordynatora/koordynatorki biura lub office managera, mile widziane w dużych międzynarodowych korporacjach. - Doświadczenie w organizacji pracy biura oraz zapewnianiu sprawnego funkcjonowania procesów administracyjnych. - Doświadczenie we współpracy z dostawcami usług, firmami kurierskimi, serwisami technicznymi oraz firmami sprzątającymi. - Bardzo dobra znajomość języka angielskiego (C1), umożliwiająca swobodną komunikację z zespołami zagranicznymi. - Bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office, w szczególności programu Outlook, Word i Excel. - Bardzo dobra organizacja pracy, skrupulatność i dbałość o szczegóły. - Umiejętność ustalania priorytetów i terminowej realizacji wielu zadań jednocześnie. - Samodzielność, odpowiedzialność i proaktywne podejście do pracy. - Wysokie kompetencje komunikacyjne oraz umiejętność współpracy z osobami na różnych poziomach organizacji. - Profesjonalna postawa i wysoki poziom kultury osobistej, szczególnie w kontakcie z gośćmi, klientami i partnerami biznesowymi. - Gotowość do pełnienia funkcji osoby pierwszego kontaktu w sprawach administracyjnych i organizacyjnych dotyczących biura.