Office Operations Assistant

Softsich — международная технологическая компания, разрабатывающая масштабируемые цифровые B2B-платформы. Мы ищем инициативного и опытного помощника по организации работы офиса , готового взять на себя ответственность за повседневную работу офиса в Варшаве, координировать деловые поездки и управлять административными процессами. Мы ищем человека, который не просто поддерживает работу системы, а делает её более эффективной. На этой должности у вас будет возможность самостоятельно совершенствовать процессы, создавать комфортную офисную атмосферу, координировать международные деловые поездки и обеспечивать бесперебойную работу сотрудников. В ваши основные обязанности будет входить: Управление и организация работы офиса - Управление повседневной деятельностью варшавского офиса и удаленная координация работы киевского офиса. - Самостоятельная организация закупок, поддержание отношений с поставщиками, ведение переговоров по контрактам и управление офисным бюджетом. - Оптимизируйте офисные процессы, заблаговременно решайте операционные проблемы и создавайте привлекательную рабочую атмосферу. Деловые поездки и логистика мероприятий - Обеспечивать комплексное сопровождение деловых поездок, включая перелеты, проживание, транспорт и внесение изменений в последнюю минуту. - Оказывать поддержку команде по связям с общественностью в организации логистики конференции и поддерживать надежную сеть поставщиков туристических услуг. Поддержка отдела кадров и организации командных мероприятий - Совместно с отделом кадров организовывать внутренние мероприятия, командные активности и инициативы по вовлечению сотрудников. - Управление корпоративной продукцией и подарками, включая контроль качества, упаковку, дистрибуцию и доставку по всей Польше. - Координировать действия логистических партнеров, отслеживать отправления и самостоятельно решать проблемы с доставкой. Подготовка к работе, кадровое администрирование и оформление документации. - Организация административной подготовки к приему на работу, включая подготовку соглашений о неразглашении, деловых контрактов и других документов, связанных с трудоустройством. - Вести точную документацию по сотрудникам в системе управления персоналом (HRIS), координировать электронную подпись и обеспечивать полноту и точность документации. - Подготовка кадровых документов, координация передачи информации специалистам по работе с персоналом, а также поддержка процессов приема и увольнения сотрудников. Это Совпадение, Если у Вас Есть - Опыт работы в сфере управления офисом, оказания помощи руководителям или координации оперативной деятельности не менее 2 лет. - Подтвержденный опыт организации сложных, многоэтапных международных деловых поездок. - Практический опыт в управлении поставщиками, ведении переговоров с поставщиками и координации контрактов. - Опыт управления бюджетами, отслеживания расходов и подготовки финансовых отчетов. - Уверенное владение Excel и Google Sheets для составления отчетов, отслеживания бюджета и базового анализа данных. - Высокие организаторские способности, внимание к деталям и умение управлять несколькими приоритетами одновременно. - Проактивный подход и способность самостоятельно выявлять и решать проблемы. - Отличные навыки ведения переговоров и общения. - Высокий уровень автономии, самостоятельности и личной ответственности. - Гибкость и способность быстро адаптироваться к меняющимся приоритетам и непредвиденным ситуациям. Языковые требования: - Польский язык — уровень выше среднего (B2+): уверенное общение с местными поставщиками и партнерами. - Украинский язык — свободное владение: основной язык внутренней коммуникации. - Английский язык — средний уровень+ (B1–B2): умение эффективно общаться в международной среде. Полезно иметь: - Опыт поддержки работы офисов в различных локациях. - Знание процессов управления персоналом, включая подготовку к работе, прием на работу и увольнение сотрудников. - Опыт работы с платформами HRIS и системами электронного документооборота. - Опыт работы в международных компаниях, занимающихся производством или разработкой продукции или технологий. - Опыт координации корпоративных мероприятий, конференций или мероприятий по вовлечению сотрудников. Мы предлагаем: - 20 оплачиваемых дней отпуска, больничные, отпуск по беременности и родам, а также медицинское страхование (на основе программы UA/PL, в других местах — в процессе разработки). - Дружный и отзывчивый коллектив, где обмен знаниями является частью корпоративной культуры. - Освещение профессиональных мероприятий и образовательных программ. - Поздравления с днем рождения, тимбилдинг и теплые человеческие отношения за пределами работы. - Для государства-агрессора, связанных с ним предприятий или партнеров энергия равна нулю джоулей. Присылайте свое резюме, и давайте вместе добьемся больших успехов!