Regional Office Manager

OFFICE MANAGER WARSZAWA Cluster S.A. | Warszawa (Sienna 75) | B2B (preferowane) lub Umowa o pracę | Rekrutacja aktywna O FIRMIE Cluster S.A. to operator biur serwisowanych i przestrzeni coworkingowych działający w trzech miastach: Warszawa, Kraków, Katowice. Zarządzamy lokalizacjami o łącznej powierzchni ok. 5 800 m², obsługując klientów głównie z sektora IT, technologii, usług profesjonalnych i finansów. Działamy od 2018 roku jako niezależny, butikowy operator. Stawiamy na jakość obsługi i trwałe relacje z najemcami. Warszawa to nasza flagowa lokalizacja — biuro przy ul. Siennej 75 w ścisłym centrum miasta, z własną społecznością najemców i własną dynamiką. To jednocześnie wizytówka marki Cluster. CEL STANOWISKA Office Manager Warszawa odpowiada za pozycjonowanie marki Cluster w Warszawie jako operatora przestrzeni coworkingowych dla rynku IT i pokrewnych, w tym za sprawne, wysokiej jakości funkcjonowanie lokalizacji przy ul. Siennej 75. Stanowisko łączy zarządzanie zespołem (1 osoba — recepcja / customer service), utrzymanie standardów operacyjnych i jakościowych, budowanie relacji z najemcami oraz nadzór nad budżetem operacyjnym lokalizacji. Stanowisko raportuje do Global Operations Manager. ZAKRES OBOWIĄZKÓW Zarządzanie zespołem - Bezpośrednie zarządzanie 1-osobowym zespołem (recepcja / customer service) w lokalizacji Sienna 75, - Prowadzenie regularnych spotkań 1:1, ocena kompetencji, zaangażowania i postępów oraz budowanie ścieżki rozwoju pracownika, - Definiowanie celów indywidualnych, monitorowanie realizacji oraz udzielanie informacji zwrotnej w sposób ustrukturyzowany i konsekwentny, - Budowanie kultury odpowiedzialności za powierzone zadania — delegowanie z jasno określonymi oczekiwaniami i wyznaczonymi konsekwencjami. Standardy operacyjne i jakość - Proaktywne przeprowadzanie audytów jakości (Quality Assurance) w lokalizacji, bez oczekiwania na polecenie z góry, - Nadzór nad stanem technicznym i estetycznym przestrzeni: czystość, wyposażenie, estetyka, bezpieczeństwo dokumentów i zasobów, - Monitoring procesów obsługi klienta — od pierwszego kontaktu, przez onboarding, po bieżącą obsługę, - Samodzielna identyfikacja odchyleń od standardów i wdrażanie działań korygujących. Relacje z najemcami i zarządzanie społecznością - Bycie rozpoznawalną twarzą lokalizacji — najemcy wiedzą, że manager jest osobą do kontaktu w sprawach wymagających decyzji powyżej poziomu recepcji / customer service, - Znajomość aktywnych umów: warunki najmu, terminy, uprawnienia, daty wygaśnięcia, - Proaktywny i regularny kontakt z najemcami: budowanie relacji oraz wczesna identyfikacja ryzyka rezygnacji z umowy lub planów wzrostu najemcy, - Dbałość o atmosferę społeczności w lokalizacji oraz odpowiedzialność za planowanie, organizację i rozwój działań eventowych. Relacje zewnętrzne - Odpowiedzialność za budowanie wizerunku marki na rynku warszawskim, - Utrzymywanie i nawiązywanie współprac partnerskich z lokalnymi firmami z rynku pokrewnego, a także z brokerami i agencjami rekrutacyjnymi, - Udział w zewnętrznych eventach i konferencjach na rynku nieruchomości oraz IT i pokrewnych w celu utrzymywania i budowania lokalnych relacji biznesowych, - Monitorowanie trendów rynkowych i działań konkurencji w celu skutecznego pozycjonowania marki. Relacje z dostawcami i podwykonawcami - Przejęcie i utrzymanie istniejących relacji z dostawcami usług i produktów, - Nadzór nad realizacją usług przez zewnętrznych podwykonawców, - Bieżące negocjacje w ramach uprawnień decyzyjnych stanowiska. Budżet i raportowanie - Planowanie i zarządzanie budżetem operacyjnym lokalizacji Warszawa (Sienna 75), - Miesięczne raportowanie do Kontrolera Finansowego oraz Global Operations Manager: wyniki, odchylenia, działania korygujące, - Identyfikacja optymalizacji kosztowych przy utrzymaniu standardów jakości. Uwaga: W sytuacjach kryzysowych (np. nieobecność pracownika) manager może być zobowiązany do bezpośredniego wsparcia na recepcji lub w obsłudze klienta. WYMAGANIA Obowiązkowe: - Minimum 3 lata udokumentowanego doświadczenia w zarządzaniu zespołem lub w samodzielnym prowadzeniu lokalizacji / obiektu z odpowiedzialnością za ludzi i standardy, - Doświadczenie w zarządzaniu obiektem lub przestrzenią fizyczną: biuro powyżej 100 osób, hotel, centrum konferencyjne, operator coworkingowy, obiekt handlowy lub porównywalny, - Praktyczne rozumienie specyfiki środowiska IT, technologicznego i professional services — wynikające z własnego doświadczenia zawodowego lub pracy z klientami z tych sektorów, - Miejsce zamieszkania: Warszawa lub gotowość do pełnej relokacji przed rozpoczęciem pracy, - Język polski na poziomie biegłym (C2). Pożądane: - Znajomość branży commercial real estate / flex / coworking, - Praktyczne doświadczenie z zarządzaniem społecznością (community management), - Język angielski B2 lub wyżej, - Doświadczenie z narzędziami CRM. CO OFERUJEMY - Forma współpracy: B2B lub umowa o pracę — forma ustalana indywidualnie, - Praca stacjonarna w Warszawie (Sienna 75), 4–5 dni w tygodniu; możliwość 1 dnia pracy zdalnej tygodniowo, - 1 dzień w miesiącu dodatkowego płatnego wolnego (tzw. „wellness day"), - Realna samodzielność decyzyjna w lokalizacji wraz z własnym budżetem operacyjnym, - Multisport / Medicover Sport (50%) i LuxMed (100%), - Stabilna organizacja, działająca nieprzerwanie od 2018 roku, - Bezpośredni wpływ na to, jak Cluster działa i jest odbierany w Warszawie, - Wyposażenie stanowiska i narzędzia pracy: MacBook Air 13', telefon służbowy, Google Workspace (Docs, Sheets), Trello, Claude / GPT. PROCES REKRUTACJI - Weryfikacja aplikacji i rozmowa screeningowa (online, 20–30 min), - Rozmowa pogłębiona z Global Operations Manager (60 min, stacjonarnie w Warszawie), - Dla finalnych 2–3 kandydatów: zadanie praktyczne — case study (do wykonania zdalnie, ok. 3–4h, płatne przez Cluster), - Rozmowa finalna z Zarządem (1,5h stacjonarnie). Łączny czas procesu: 2–3 tygodnie. JAK APLIKOWAĆ Prosimy o przesłanie: - CV (format PDF), - Krótkiej informacji (maks. 300 słów) odpowiadającej na pytanie: jakie doświadczenie w zarządzaniu standardami i zespołem jest najbardziej zbliżone do zakresu tej roli i co z niego wynosisz? Aplikacje poprzez formularz kontaktowy — CV wraz z referencjami. Zastrzegamy sobie kontakt wyłącznie z wybranymi kandydatami / kandydatkami. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych (art. 13 RODO) Administrator danych: Cluster S.A., ul. Józefitów 8, 30-039 Kraków, jobs@clusteroffices.com. Dane osobowe zawarte w dokumentach aplikacyjnych przetwarzamy wyłącznie w celu przeprowadzenia rekrutacji (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda, lub lit. b — działania przed zawarciem umowy). Dane przechowujemy przez czas trwania procesu rekrutacyjnego, nie dłużej niż 12 miesięcy od jego zakończenia. Przysługuje Państwu prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz wycofania zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed wycofaniem. Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do uczestnictwa w rekrutacji. Cluster S.A. | www.clusteroffices.com