Regional Office Manager Warszawa

REGIONAL OFFICE MANAGER WARSZAWA Cluster S.A. | Warszawa | B2B / Umowa o pracę | Rekrutacja aktywna | Widełki wynagrodzenia: 8-11k netto O FIRMIE Cluster S.A. to operator biur serwisowanych i przestrzeni coworkingowych działający w trzech miastach: Kraków, Warszawa, Katowice. Zarządzamy lokalizacjami o łącznej powierzchni ok. 5 800 m², obsługując klientów głównie z sektora IT, technologii, usług profesjonalnych i finansów. Działamy od 2018 roku jako niezależny, butikowy operator. Stawiamy na jakość obsługi i trwałe relacje z najemcami. Warszawa to jedna z naszych pięciu lokalizacji, jesteśmy tu obecni od blisko 2 lat. Zarządzamy biurem o powierzchni 1880 m2 GLA, podzielonym na ok. 50 prywatnych biur serwisowanych, przestrzeń coworkingową oraz sale spotkań/konferencyjne. Biuro ma wyjątkowy, butikowy charakter, a naszym celem jest utrzymywanie długotrwałych relacji zarówno z najemcami, jak i z zewnętrznymi partnerami. Prosimy o zapoznanie się z naszą stroną internetową lokalizacji. CEL STANOWISKA Regional Manager Warszawa odpowiada za pozycjonowanie marki Cluster w Warszawie jako operatora przestrzeni coworkingowych dla rynku IT, consultingu i pokrewnych, w tym za sprawne, wysokiej jakości funkcjonowanie biura. Stanowisko łączy zarządzanie 1-osobowym zespołem (customer service+sprzedaż), utrzymanie standardów operacyjnych i jakościowych, budowanie relacji z najemcami oraz nadzór nad budżetem operacyjnym regionu. Stanowisko raportuje do Global Operations Manager. ZAKRES OBOWIĄZKÓW Zarządzanie zespołem - Bezpośrednie zarządzanie 1-osobowym zespołem (Customer Service + Sprzedaż), - Prowadzenie regularnych spotkań 1:1 ocena kompetencji, zaangażowania i postępów oraz budowanie własnej ścieżki rozwoju kariery oraz lokalnego zespołu, - Definiowanie celów indywidualnych, monitorowanie realizacji, udzielanie informacji zwrotnej w sposób ustrukturyzowany i konsekwentny, - Budowanie kultury odpowiedzialności za powierzone zadania delegowanie z jasno określonymi oczekiwaniami i wyznaczonymi konsekwencjami. Standardy operacyjne i jakość - Proaktywne przeprowadzanie audytów jakości (Quality Assurance) bez oczekiwania na polecenie z góry, - Nadzór nad stanem technicznym i estetycznym przestrzeni: czystość, wyposażenie, estetyka, bezpieczeństwo dokumentów i zasobów, - Monitoring procesów obsługi klienta od pierwszego kontaktu przez onboarding po bieżącą obsługę, - Samodzielna identyfikacja odchyleń od standardów i wdrażanie działań korygujących. Relacje z najemcami i zarządzanie społecznością - Bycie rozpoznawalną twarzą lokalizacji najemcy wiedzą, że manager jest osobą do kontaktu w sprawach wymagających decyzji powyżej poziomu recepcji/customer service, - Znajomość aktywnych umów: warunki najmu, terminy, uprawnienia, daty wygaśnięcia, - Proaktywny i regularny kontakt z najemcami: budowanie relacji i wczesna identyfikacja ryzyka rezygnacji z umowy lub planów wzrostu najemcy, - Dbałość o atmosferę społeczności w biurze oraz odpowiedzialność za planowanie, organizację i rozwój działań eventowych.  Relacje zewnętrzne  - Odpowiedzialność za budowanie wizerunku marki na rynku lokalnym, - Utrzymywanie i nawiązywanie współprac partnerskich z lokalnymi firmami z rynku pokrewnego, jak również z brokerami i agencjami rekrutacyjnymi i innymi, - Udział w zewnętrznych eventach i konferencjach na rynku nieruchomości oraz IT i pokrewnych w celu utrzymywania i budowania lokalnych relacji biznesowych, - Monitorowanie trendów rynkowych i działań konkurencji w celu skutecznego pozycjonowania marki. Relacje z dostawcami i podwykonawcami - Przejęcie i utrzymanie istniejących relacji z dostawcami usług i produktów, - Nadzór nad realizacją usług przez zewnętrznych podwykonawców, - Negocjacje bieżące w ramach uprawnień decyzyjnych stanowiska. Budżet i raportowanie - Planowanie i zarządzanie budżetem operacyjnym regionu Warszawa - Miesięczne raportowanie do Kontrolera Finansowego i do Global Operations Manager: wyniki, odchylenia, działania korygujące, - Identyfikacja optymalizacji kosztowych przy utrzymaniu standardów jakości. Uwaga: W sytuacjach kryzysowych (np. nieobecność pracownika) manager może być zobowiązany do bezpośredniego wsparcia na recepcji lub w obsłudze klienta. WYMAGANIA Obowiązkowe: - Minimum 3 lata udokumentowanego doświadczenia w zarządzaniu zespołem (co najmniej 3 osoby) - Doświadczenie w zarządzaniu obiektem lub przestrzenią fizyczną: biuro powyżej 100 osób, hotel, centrum konferencyjne, operator coworkingowy, obiekt handlowy lub porównywalny, - Praktyczne rozumienie specyfiki środowiska IT, technologicznego i professional services wynikające z własnego doświadczenia zawodowego lub pracy z klientami z tych sektorów, - Miejsce zamieszkania: Warszawa lub gotowość do pełnej relokacji przed rozpoczęciem pracy, - Język polski na poziomie biegłym (C2). Pożądane: - Znajomość branży commercial real estate / flex / coworking, - Praktyczne doświadczenie z zarządzaniem społecznością (community management), - Język angielski B2 lub wyżej, - Doświadczenie z narzędziami CRM. CO OFERUJEMY - Forma współpracy: B2B lub umowa o pracę — forma ustalana indywidualnie, - Praca stacjonarna w Warszawie, 4–5 dni w tygodniu; możliwość 1 dnia pracy zdalnej tygodniowo, - 1 dzień w miesiącu dodatkowego płatnego wolnego (tzw. “wellness day”), - Realna samodzielność decyzyjna w regionie wraz z własnym budżetem operacyjnym, - Multisport/Medicover Sport (50%) i LuxMed (100%), - Stabilna organizacja, działająca nieprzerwanie od 2018 roku, - Bezpośredni wpływ na to, jak Cluster działa i jest odbierany w Warszawie, - Wyposażenie stanowiska i narzędzia pracy: MacBook Air 13’, telefon służbowy, Google Workspace (docs, excel), Trello, Claude/GPT. PROCES REKRUTACJI - Weryfikacja aplikacji i rozmowa screeningowa (online, 20–30 min) - Rozmowa pogłębiona z Global Operations Manager (60 min, stacjonarnie w Krakowie) - Dla finalnych 2-3 kandydatów: zadanie praktyczne Heroify - case study (do wykonania zdalnie, ok. 3–4h, płatne przez Cluster) - Rozmowa finalna z Zarządem (1,5h stacjonarnie) Łączny czas procesu: 2-3 tygodnie. JAK APLIKOWAĆ Prosimy o przesłanie: - CV (format PDF) - Krótkiej informacji (maks. 300 słów) odpowiadającej na pytanie: jakie doświadczenie w zarządzaniu standardami i zespołem jest najbardziej zbliżone do zakresu tej roli i co z niego wynosisz? Aplikacje poprzez formularz kontaktowy - CV wraz referencjami. Zastrzegamy sobie kontakt wyłącznie z wybranymi kandydatami/kandydatkami. — Informacja o przetwarzaniu danych osobowych (art. 13 RODO) Administrator danych: Cluster S.A., ul. Józefitów 8, 30-039 Kraków, jobs@clusteroffices.com. Dane osobowe zawarte w dokumentach aplikacyjnych przetwarzamy wyłącznie w celu przeprowadzenia rekrutacji (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda, lub lit. b — działania przed zawarciem umowy). Dane przechowujemy przez czas trwania procesu rekrutacyjnego, nie dłużej niż 12 miesięcy od jego zakończenia. Przysługuje Państwu prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz wycofania zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed wycofaniem. Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do uczestnictwa w rekrutacji. Cluster S.A. | clusteroffices.com