Specjalista / Specjalistka ds. Obsługi Recepcji

dzień temu

Praca stacjonarnaMS OfficeExceljęzyk angielskiobsługa recepcjiobsługa centrali telefonicznej

AI Brief Check: Sprawdź uważnie

Brak widełek wynagrodzeń. Szeroki zakres obowiązków jak na recepcję. Wymagania ogólne, ale bez podania poziomu doświadczenia.

Aplikuj na tę ofertę

Wyślemy Twój profil bezpośrednio do pracodawcy.

5 pytań na rozmowę kwalifikacyjną

AI generated

1.
Opisz konkretną sytuację, w której musiałaś obsługiwać jednocześnie wiele zadań (np. rozmowę telefoniczną, przyjęcie gościa, obsługę korespondencji) - jak sobie z tym poradziłaś i jakie były efekty?
2.
Jak postępujesz, gdy pojawia się nagła zmiana harmonogramu lub pojawia się срочne spotkanie, które wymaga szybkiego przygotowania sali konferencyjnej i zamówienia cateringu?
3.
Mając do załatwienia 10 zgłoszeń w skrzynce mailowej od różnych działów firmy, jak byś ustalił(a) priorytety i w jaki sposób przekazywałbyś te informacje właściwym jednostkom organizacyjnym?
4.
Jakie systemy informatyczne i narzędzia biurowe znasz i używałeś/używałaś dotychczas - szczególnie interesuje nas Twoja praktyka z Excelem i obsługą elektronicznego obiegu dokumentów?
5.
Sytuacja: gość biznesowy z zewnątrz zgłasza się na recepcji, ale osoba, do której chce się dostać, jest niedostępna - jak byś postępował/postępowała, aby utrzymać profesjonalny wizerunek firmy i zadowolić gościa?

Opis stanowiska

TWÓJ ZAKRES OBOWIĄZKÓW - zapewnienie profesjonalnej obsługi recepcji Centrali Spółki oraz dbanie o jej sprawne funkcjonowanie, - kompleksowa obsługa gości, kontrahentów i pracowników odwiedzających Centralę, - prowadzenie ewidencji gości oraz koordynowanie przepływu informacji dotyczących wizyt, - obsługa centrali telefonicznej, przekierowywanie połączeń oraz udzielanie informacji zgodnie z obowiązującymi procedurami, - przyjmowanie, rejestrowanie, segregowanie i dystrybucja korespondencji przychodzącej i wychodzącej, - obsługa elektronicznego obiegu dokumentów oraz e-doręczeń, - rejestracja dokumentów i faktur w dedykowanych systemach, - obsługa ogólnej skrzynki mailowej Spółki i przekazywanie zgłoszeń do właściwych jednostek organizacyjnych, - współpraca z Sekretariatem Zarządu oraz wsparcie organizacyjne spotkań biznesowych, - koordynacja zamówień cateringowych i przygotowania sal konferencyjnych na potrzeby spotkań, - współpraca z jednostkami organizacyjnymi Centrali oraz budowanie pozytywnych relacji z interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi, - dbanie o wysoki standard obsługi oraz pozytywny wizerunek Spółki. NASZE OCZEKIWANIA - wykształcenie minimum średnie, - doświadczenie w pracy na recepcji, w sekretariacie, administracji biurowej lub w obszarze obsługi klienta, - wysoka kultura osobista oraz profesjonalne podejście do współpracy z klientami i interesariuszami wewnętrznymi, - umiejętność efektywnej organizacji pracy własnej, ustalania priorytetów i terminowej realizacji powierzonych zadań, - umiejętność pracy w dynamicznym środowisku oraz sprawnego realizowania wielu zadań jednocześnie, - rozwinięte umiejętności komunikacyjne oraz nastawienie na współpracę zespołową, - samodzielność, odpowiedzialność i dbałość o szczegóły, - praktyczna znajomość pakietu MS Office, w szczególności programu Excel, - dbałość o wysoki standard obsługi oraz profesjonalny wizerunek firmy, - komunikatywna znajomość języka angielskiego będzie dodatkowym atutem.

Źródło: LinkedIn