Specjalista/Specjalistka ds. obsługi sekretariatu

około 3 godziny temu

Praca stacjonarnaMS Officeredagowanie pism i dokumentów formalnychorganizacja pracypraca wielozadaniowakomunikatywność

AI Brief Check: Sprawdź uważnie

Brak widełek płacowych w ofercie. Wymagania 3 lat doświadczenia przy stanowisku specjalisty ds. sekretariatu są na granicy akceptowalności.

Aplikuj na tę ofertę

Wyślemy Twój profil bezpośrednio do pracodawcy.

5 pytań na rozmowę kwalifikacyjną

AI generated

1.
Opisz konkretny przykład, kiedy musiałaś zarządzać kalendarzem i priorytetami kilku przełożonych jednocześnie. Jak radziłaś sobie z konfliktem terminów?
2.
Jakie doświadczenie masz w przygotowywaniu dokumentacji do audytów lub kontroli? Jak zapewniałaś kompletność i prawidłowość zbieranych materiałów?
3.
Opowiedz o sytuacji, w której musiałaś wdrożyć nową procedurę administracyjną. Jak przebiegał ten proces i jakie były rezultaty?
4.
Jak organizujesz pracę, gdy jednocześnie musisz przygotować raport, odpowiedzieć na maile, skoordynować spotkanie i archiwizować dokumenty? Jakich narzędzi używasz?
5.
Czy miałaś do czynienia z przepływem dokumentów finansowych lub pracą z audytorami? Co konkretnie robiłaś i co nauczyłaś się na temat obiegu dokumentów w strukturach finansowych?

Opis stanowiska

Czy lubisz pracę, w której dobra organizacja, samodzielność i realny wpływ na sprawne funkcjonowanie departamentu mają kluczowe znaczenie? Szukasz stabilnego miejsca pracy, w którym Twoje kompetencje administracyjne będą naprawdę doceniane, a codzienne zadania dadzą poczucie sensu i odpowiedzialności? DO TWOICH OBOWIĄZKÓW BĘDZIE NALEŻAŁO PRZEDE WSZYSTKIM: - Kompleksowa obsługa sekretariatu Głównego Księgowego oraz Dyrektora Departamentu. - Organizacja i koordynacja spotkań oraz wydarzeń wewnętrznych. - Zarządzanie kalendarzem przełożonych oraz bieżącymi priorytetami. - Przygotowywanie pism, dokumentów, raportów i prezentacji. - Prowadzenie oraz ewidencjonowanie dokumentacji, w tym korespondencji przychodzącej i wychodzącej. - Zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów i przepływu informacji. - Wsparcie departamentu w trakcie kontroli i audytów, w tym przygotowywanie dokumentacji. - Usprawnianie procesów administracyjnych oraz wdrażanie nowych rozwiązań i procedur. NASZE WYMAGANIA NIEZBĘDNE (ABY APLIKOWAĆ MUSISZ JE SPEŁNIĆ): - Wykształcenie wyższe (preferowane kierunki: ekonomia, administracja lub pokrewne). - 3 lata doświadczenia zawodowego, w tym rok doświadczenia w pracy administracyjno‑biurowej. - Umiejętność redagowania pism, dokumentów formalnych i notatek służbowych. - Bardzo dobra organizacja pracy własnej oraz umiejętność pracy wielozadaniowej. - Komunikatywność oraz wysoka kultura osobista. - Odpowiedzialność i terminowość w realizacji powierzonych zadań. - Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office. Mile Widziane - Doświadczenie w pracy w sekretariacie komórek finansowo‑księgowych. - Podstawowa znajomość procesów księgowych oraz obiegu dokumentów finansowych. - Umiejętność współpracy z audytorami, kontrolą wewnętrzną oraz innymi komórkami organizacyjnymi. - Odporność na stres oraz umiejętność pracy pod presją czasu. Oferujemy - Stabilne zatrudnienie w instytucji publicznej o strategicznym znaczeniu. - Możliwość pracy hybrydowej. - Możliwość szkoleń i rozwoju. - Dofinansowanie do prywatnej opieki medycznej. - Dofinansowanie do karty Multisport. Szczegółowe informacje dotyczące całkowitego wynagrodzenia oraz ewentualnych świadczeń dodatkowych będą przekazywane osobom kandydującym przed zaproszeniem na rozmowę kwalifikacyjną.

Źródło: LinkedIn