stanowisko Office Assistant (k/m/n)

około 2 godziny temu

Praca stacjonarnaMS Officej. angielski B2TeamsSharePointsystemy do obiegu dokumentów

AI Brief Check: Sprawdź uważnie

Brak widełek wynagrodzenia. Zakres obowiązków szeroki, ale adekwatny do stanowiska. Wymagania realistyczne (1-2 lata doświadczenia).

Aplikuj na tę ofertę

Wyślemy Twój profil bezpośrednio do pracodawcy.

5 pytań na rozmowę kwalifikacyjną

AI generated

1.
Opisz konkretny przykład, gdy musiałaś/eś jednocześnie obsługiwać kilka zadań administracyjnych (np. zamówienie materiałów, organizacja spotkania, obsługa gości) - jak ustawiłaś/eś priorytety i jakie były rezultaty?
2.
Jakie doświadczenie masz z zarządzaniem obiegiem dokumentów i jakimi narzędziami do tego celu się posługujesz? Czy pracowałaś/eś kiedyś z systemami typu SharePoint lub dedykowanym oprogramowaniem do obiegu dokumentów?
3.
Opowiedz o sytuacji, gdy zauważyłaś/eś niedoskonałość w procesach administracyjnych biura - co ulepszałaś/eś i w jaki sposób zaproponowałaś/eś zmiany zespołowi lub kierownictwu?
4.
W jaki sposób budowałaś/eś relacje z dostawcami, kurierami lub osobami z różnych działów firmy? Opisz przykład sytuacji, gdy komunikacja była kluczem do rozwiązania problemu.
5.
Jakie są Twoje doświadczenia z organizacją eventów lub szkoleń firmowych - od strony logistyki, rezerwacji pomieszczeń, komunikacji z uczestnikami czy koordynacji dostawców?

Opis stanowiska

Twoja praca: Szukamy osoby, która pomoże nam ogarnąć codzienne życie biura i zadba o to, żeby wszystkim Fellows dobrze się pracowało. Jeśli lubisz mieć wszystko pod kontrolą, dobrze odnajdujesz się w pracy z ludźmi i widzisz, co można usprawnić — możliwe, że to miejsce dla Ciebie 🙌 Na co dzień będziesz: dbać o dobrą atmosferę — żeby biuro było miejscem, do którego chce się wracać 😊dbać o to, żeby biuro działało sprawnie (m. in. kontakt z administratorem budynku)zajmować się sprawami administracyjnymi firmy (np.: zamówienia na potrzeby biurowe, kontakt z dostawcami i kurierami)wspierać organizację spotkań, szkoleń i eventów firmowychbyć pierwszym kontaktem dla gości i wspierać komunikację (telefon, mail, korespondencja)zarządzać obiegiem dokumentów (faktury, umowy – we współpracy z księgowością)wspierać różne procesy administracyjne (np. rejestracja delegacji, rezerwacje hoteli, zakup biletów)prowadzić ewidencję dokumentów firmowych (np.: umowy, korespondencja, uchwały) Szukamy Ciebie, jeśli: Masz ok. 1–2 lata doświadczenia w administracji / office support. Dobrze organizujesz swoją pracę i potrafisz ustalać priorytety. Lubisz pracować z ludźmi i łatwo się komunikujesz. Jesteś osobą proaktywną - działasz 😉 Znasz pakiet MS Office. Komunikujesz się po angielsku (min. B2). Dobrze się tu odnajdziesz, jeśli działasz samodzielnie, masz oko do szczegółów i bierzesz odpowiedzialność za swoją pracę. Duży plus, jeśli dodatkowo: znasz narzędzia typu Teams, SharePoint lub systemy do obiegu dokumentów i masz doświadczenie w pracy z różnymi zespołami w firmie. Dołączając do nas: Masz realny wpływ na to, jak działa biuro i jak czują się w nim ludzie. Pracujesz w przyjaznym, mało formalnym środowisku. Masz różnorodność zadań (tu serio trudno się nudzić 🙂). Zdobywasz doświadczenie w kilku obszarach (administracja, organizacja). Otrzymasz pakiet benefitów m.in.: opiekę medyczną, ubezpieczenie na życie, kartę Multisport, zajęcia angielskiego, parking rowerowy, no dress code i różne inicjatywy wewnętrzne.

Źródło: LinkedIn