Opis stanowiska
Lubisz, kiedy wszystko jest dopięte na ostatni guzik? Potrafisz jednocześnie zadbać o sprawne funkcjonowanie biura, profesjonalnie przyjąć gości i skutecznie koordynować wiele spraw administracyjnych? Jeśli dobrze odnajdujesz się w roli osoby, która organizuje, wspiera i dba o każdy detal - ta oferta może być właśnie dla Ciebie.
Szukamy doświadczonej osoby, która przejmie odpowiedzialność za codzienne funkcjonowanie biura i będzie ważnym wsparciem dla całej organizacji.
Lokalizacja: Wrocław, praca stacjonarna (ul. Grodzka 9)
Zakres Twoich Zadań
- Organizacja i kompleksowe zarządzanie recepcją oraz administracją biura, w tym profesjonalna obsługa gości zgodnie ze standardami firmy.
- Zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura poprzez koordynację bieżących spraw administracyjnych i organizacyjnych.
- Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz prowadzenie dokumentacji administracyjnej.
- Dekretacja dokumentów handlowych oraz koordynacja terminowego obiegu dokumentów, w tym nadzór nad prawidłowym przebiegiem procesu akceptacji zgodnie z obowiązującymi procedurami.
- Kontakt i współpraca z urzędami, instytucjami oraz dostawcami usług w zakresie spraw administracyjnych i formalnych związanych z funkcjonowaniem firmy.
- Zarządzanie zaopatrzeniem biura, w tym monitorowanie stanów magazynowych materiałów biurowych, środków higienicznych, chemii gospodarczej, artykułów spożywczych oraz pozostałego wyposażenia, a także realizacja zamówień i zakupów.
- Nadzór nad utrzymaniem biura, obejmujący dbałość o estetykę i funkcjonalność przestrzeni biurowej oraz koordynację serwisu urządzeń i wyposażenia.
- Współpraca z zarządcą budynku, serwisem technicznym oraz innymi dostawcami usług zapewniającymi prawidłowe funkcjonowanie biura.
- Dbanie o pozytywny wizerunek firmy poprzez utrzymanie wysokiego standardu recepcji, sal konferencyjnych oraz przestrzeni wspólnych.
- Przygotowywanie bieżących raportów i zestawień oraz raportowanie realizowanych działań do przełożonego.
Nasze Oczekiwania
- Minimum 10 lat doświadczenia na stanowisku Asystenta/-ki Biura, Recepcjonisty/-ki, Office Assistant lub w podobnej roli,
- Doświadczenie w samodzielnym prowadzeniu recepcji i administracji biura,
- Bardzo dobra organizacja pracy własnej oraz umiejętność ustalania priorytetów, asertywność
- Wysoka kultura osobista i profesjonalizm w kontakcie z gośćmi, klientami oraz pracownikami,
- Umiejętność prowadzenia korespondencji biznesowej i pracy z dokumentacją,
- Praktyczna znajomość pakietu Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Teams),
- Znajomość języka angielskiego B1/B2
Źródło: LinkedIn
